Eine kopierbare Ausschreibung (RFP) für den Relaunch und die Content-Plattform der Website einer Stadt, eines Countys oder einer Behörde: Leistungsumfang, Barrierefreiheit, Rollen und Freigaben, Hosting, Datenhoheit und Ausstieg, Preisformat und ein Bewertungsraster mit 100 Punkten.
Dies ist eine Ausschreibung (Request for Proposals), die Sie in Ihre eigene Beschaffungsvorlage kopieren und bearbeiten können. Sie richtet sich an eine Stadt, ein County, einen Zweckverband oder eine Landesbehörde, die ihre öffentliche Website und das System ersetzt, mit dem Mitarbeitende sie pflegen. Text in [eckigen Klammern] füllen Sie selbst aus. Unter der Vorlage steht ein Bewertungsraster, damit Ihr Gremium genau das bewertet, was die Ausschreibung verlangt. Die eigenen Regeln Ihrer Beschaffungsstelle (Bürgschaften, Versicherung, lokale Bevorzugung, Formulare) haben immer Vorrang vor allem, was hier steht.
Wenn Sie ein privates Unternehmen sind, das ein Website-Designprojekt statt einer öffentlichen Plattform einkauft, passt unsere RFP-Vorlage für Website-Design besser.
[Name der Einrichtung] („die [Stadt/County/Verband]“) lädt qualifizierte Unternehmen ein, Angebote für eine gehostete Content-Management-Plattform für die Website, den Relaunch und die Migration von [www.example.gov] sowie den laufenden Support einzureichen. Die [Stadt] versorgt eine Bevölkerung von rund [Zahl] und veröffentlicht Inhalte aus [Zahl] Abteilungen.
Meilenstein Datum Ausschreibung veröffentlicht [Datum] Frist für schriftliche Fragen [Datum, Uhrzeit, an wen] Antworten als Nachtrag veröffentlicht [Datum] Abgabefrist für Angebote [Datum, Uhrzeit, Format, wo] Präsentationen der engeren Auswahl [Zeitraum] Geplante Zuschlagserteilung [Datum] Geplanter Livegang [Datum, mindestens 3 Monate vor Ihrem Stichtag für die Barrierefreiheit] Alle Fragen sind schriftlich einzureichen. Kontakt mit anderen Mitarbeitenden oder gewählten Amtsträgern zu dieser Ausschreibung während des Vergabezeitraums kann zum Ausschluss eines Bieters führen.
Die aktuelle Website läuft auf [Plattform] und umfasst rund [Zahl] Seiten, [Zahl] PDF-Dokumente und [Zahl] aktive Redakteure in [Zahl] Abteilungen. Die monatlichen Besuche liegen bei rund [Zahl]; die meistgenutzten Leistungen sind [z. B. Zahlungen für Versorgungsleistungen, Genehmigungen, Tagesordnungen, Stellenausschreibungen]. Die Website verlinkt außerdem auf diese Drittsysteme, die nicht ersetzt werden sollen, aber verlinkt oder eingebettet werden müssen: [Liste: Zahlungen, Genehmigungen, Sitzungsmanagement, GIS, Personalgewinnung, Bibliothekskatalog].
Bekannte Probleme, die dieses Projekt lösen soll: [z. B. die Veröffentlichung hängt an zwei Mitarbeitenden; die Navigation ist nach Abteilungen statt nach Anliegen geordnet; viele Formulare sind PDFs; Barrierefreiheitstests haben wiederkehrende Mängel in den Vorlagen gefunden].
Der ausgewählte Anbieter wird:
- Eine Analysephase mit Mitarbeitenden und Bürgern durchführen, einschließlich mindestens [Zahl] Usability-Sitzungen, und eine empfohlene Informationsarchitektur liefern, die sich an den Anliegen der Bürger orientiert.
- Einen Vorlagensatz gestalten, der mindestens abdeckt: Startseite, Abteilungsseite, Leistungsseite, Nachricht, Veranstaltung, Sitzungs- und Tagesordnungsseite, Verzeichniseintrag, Formularseite, Suchergebnisse und Warnhinweis-Banner.
- Eine gehostete Veröffentlichungsplattform bereitstellen und konfigurieren, einschließlich Rollen, Freigaben und Unter-Websites oder Bereichen für Abteilungen.
- [Alle / einen vereinbarten Teil der] aktuellen Inhalte migrieren. Beschreiben Sie Ihren Ansatz für Inhalte, die abgeschaltet statt umgezogen werden sollten, und für die Umwandlung von PDF-Formularen in Webformulare.
- [Zahl] Redakteure und [Zahl] Administratoren schulen und schriftliche Anleitungen liefern, die die [Stadt] intern wiederverwenden darf.
- Hosting, Wartung, Sicherheitsupdates und Support für eine Anfangslaufzeit von [Zahl] Jahren mit optionalen Verlängerungen bereitstellen.
4.1 (Pflicht) Alle Vorlagen, Komponenten und vom Anbieter gelieferten Inhalte müssen beim Livegang WCAG 2.1 Level AA entsprechen, im Einklang mit 28 CFR part 35, subpart H. Bieter sollten angeben, ob sie zusätzlich nach WCAG 2.2 AA gestalten.
4.2 Beschreiben Sie, wie Sie auf Barrierefreiheit testen, einschließlich der verwendeten automatischen Werkzeuge, was Sie manuell testen (Tastatur, Screenreader, Zoom und Reflow) und ob Menschen mit Behinderungen an den Tests mitwirken.
4.3 Legen Sie eine aktuelle Dokumentation zur Barrierefreiheit für die öffentliche Ausgabe der Plattform und ihre Bearbeitungsoberfläche für Mitarbeitende vor, etwa einen Accessibility Conformance Report, mit Testdatum und Angabe, wer getestet hat. Legen Sie bekannte Probleme offen.
4.4 Beschreiben Sie, wie die Plattform verhindert, dass Redakteure Mängel einführen: verpflichtender Alternativtext, Überschriftenstruktur, Prüfung von Linktexten, Tabellenauszeichnung, Kontrastgrenzen im Editor.
4.5 Der Anbieter behebt von der [Stadt] gemeldete Barrierefreiheitsmängel in Vorlagen oder Plattformcode innerhalb von [Zahl] Werktagen bei Mängeln, die den Zugang zu einer Leistung blockieren, und innerhalb von [Zahl] Tagen bei sonstigen Mängeln, ohne Mehrkosten.
4.6 Die [Stadt] darf jederzeit ein eigenes oder externes Barrierefreiheitsaudit durchführen. Der Anbieter wirkt mit und behebt Befunde in seinem Verantwortungsbereich.
5.1 Beschreiben Sie die verfügbaren Benutzerrollen und was jede Rolle darf. Geben Sie an, ob Rollen auf den Bereich oder die Website einer einzelnen Abteilung beschränkt werden können.
5.2 Beschreiben Sie die Freigabe vor der Veröffentlichung: wer freigeben kann, ob die Freigabe für manche Redakteure verlangt werden kann und für andere nicht und ob eine oder mehrere Prüfstufen unterstützt werden.
5.3 Beschreiben Sie den Prüfpfad: welche Aktionen erfasst werden (Anmeldung, Bearbeitung, Veröffentlichung, Rechteänderung), wie lange Einträge aufbewahrt werden und wie Mitarbeitende sie bei einer Auskunftsanfrage exportieren.
5.4 Beschreiben Sie, wie sich Mitarbeitende anmelden, einschließlich Unterstützung für den Identitätsanbieter der [Stadt] [Name], Multi-Faktor-Authentifizierung und Entzug des Zugangs, wenn jemand ausscheidet.
5.5 Beschreiben Sie zeitgesteuertes Veröffentlichen und Depublizieren, Erinnerungen zur Inhaltsprüfung und wie Notfallwarnungen websiteweit veröffentlicht werden.
5.6 Beschreiben Sie, wie Abteilungen oder Partnerstellen (zum Beispiel [Bibliothek, Grünflächenamt, Polizei]) einen eigenen Bereich oder eine eigene Website haben können und dabei Marke, Navigation und Fußzeile der [Stadt] behalten.
6.1 Beschreiben Sie das Hosting: Anbieter, Speicherort der Daten, Backups (Häufigkeit, Aufbewahrung, Wiederherstellungstests) und Auslieferung der Inhalte.
6.2 Nennen Sie die Verfügbarkeitszusage, die Sie in den Vertrag aufnehmen, wie sie gemessen wird und welche Abhilfe bei Unterschreitung gilt. Legen Sie die gemessene Verfügbarkeit der letzten 12 Monate vor, sofern vorhanden.
6.3 Legen Sie Ihre Sicherheitsdokumentation vor, etwa unabhängige Prüfberichte oder Zertifizierungen, die Sie besitzen, Ihren Prozess zum Schwachstellenmanagement und Ihre Fristen für die Meldung von Vorfällen. Führen Sie keine Zertifizierungen auf, die Sie derzeit nicht besitzen.
6.4 Beschreiben Sie, wie die Website bei Lastspitzen erreichbar bleibt, etwa bei einem Unwetter oder in einer Wahlnacht.
6.5 Füllen Sie den Sicherheitsfragebogen der [Stadt] in Anlage [X] aus.
7.1 (Pflicht) Alle Inhalte, Medien, Formulareinsendungen und Analysedaten gehören der [Stadt].
7.2 Beschreiben Sie genau, wie die [Stadt] ihre gesamte Website exportieren kann, einschließlich Inhalten, Medien, Seitenstruktur und gegebenenfalls Vorlagen und Code, in Formaten, die sie ohne den Anbieter nutzen kann. Geben Sie an, ob der Export als Selbstbedienung möglich ist und ob er zusätzlich kostet.
7.3 Am Vertragsende liefert der Anbieter einen vollständigen Export, betreibt die Website während des Übergangs bis zu [Zahl] Tage weiter, löscht danach die Daten der [Stadt] und bestätigt die Löschung schriftlich.
7.4 Beschreiben Sie, wie Domainnamen, DNS- und E-Mail-Einträge der [Stadt] durchgehend unter Kontrolle der [Stadt] bleiben.
Angebote müssen dieser Reihenfolge folgen und dürfen ohne Anlagen [Zahl] Seiten nicht überschreiten:
- Anschreiben, unterzeichnet von einer bevollmächtigten Person
- Unternehmensüberblick: Jahre am Markt, für dieses Projekt eingesetzte Mitarbeitende und ihre Rollen
- Antwort auf die Abschnitte 3 bis 7, entsprechend nummeriert
- Projektplan und Zeitplan
- Drei Referenzen von Kunden aus dem öffentlichen Sektor vergleichbarer Größe, mit Kontaktdaten, aus Projekten der letzten [Zahl] Jahre
- Preise im Format von Abschnitt 9
- Abweichungen von den Standardvertragsbedingungen der [Stadt]
- Erforderliche Formulare: [Liste]
Geben Sie die Preise in dieser Tabelle an. Bündeln Sie optionale Positionen nicht in einmalige Kosten.
Position Einmalig Jahr 1 Jahre 2 bis 5 (jeweils) Analyse, Gestaltung und Umsetzung [ ] entfällt entfällt Inhaltsmigration [ ] entfällt entfällt Schulung [ ] [ ] [ ] Plattformlizenz und Hosting entfällt [ ] [ ] Support und Wartung entfällt [ ] [ ] Optionale Positionen (jeweils einzeln aufführen) [ ] [ ] [ ] Nennen Sie alle Grenzen, die den Preis ändern würden (Seiten, Nutzer, Unter-Websites, Speicher, Traffic), und die maximale jährliche Preissteigerung, die Sie akzeptieren.
Angebote, die die Pflichtanforderungen erfüllen, werden von einem Bewertungsgremium nach den unten stehenden Kriterien und Gewichtungen bewertet. Die [Stadt] kann die bestbewerteten Bieter zu einer Präsentation nach Drehbuch einladen, die separat bewertet wird, und den Zuschlag dem Angebot mit dem insgesamt besten Wert erteilen, nicht zwingend dem günstigsten Preis.
Geben Sie jedem Gremiumsmitglied diese Tabelle. Einigen Sie sich auf die Punkte pro Kriterium, bevor Sie addieren, und notieren Sie zu jeder Bewertung eine Zeile mit der Begründung; das hilft, falls eine Entscheidung angefochten wird.
| Kriterium | Punkte | So sieht volle Punktzahl aus | So sieht eine niedrige Punktzahl aus |
|---|---|---|---|
| Ansatz und Nachweise zur Barrierefreiheit (Abschnitt 4) | 20 | Datierter Konformitätsbericht, benannte manuelle Testmethoden, Leitplanken im Editor, schriftliche Fristen für die Mängelbehebung | „Unsere Websites sind ADA-konform“ ohne Nachweis oder Verlass auf ein Overlay |
| Veröffentlichung, Rollen und Governance (Abschnitt 5) | 15 | Zeigt abteilungsbezogene Rollen, Freigaben und einen exportierbaren Prüfpfad in einem laufenden Produkt | Beschreibt Funktionen, die nur auf einer Roadmap stehen |
| Verständnis der Bedürfnisse der Bürger und des Umfangs (Abschnitt 3) | 15 | Anliegenbasierter Plan, echte Recherche, eine Haltung dazu, was abgeschaltet werden sollte | Standardantwort, die an jede Stadt gehen könnte |
| Datenhoheit und Ausstieg (Abschnitt 7) | 10 | Vollständiger Export als kostenlose Selbstbedienung, klare Übergangsbedingungen | Export nur auf Anfrage oder gegen Gebühr |
| Hosting, Sicherheit und Betriebskontinuität (Abschnitt 6) | 10 | Dokumentierte Backups und Vorfallprozesse, Verfügbarkeitszusage mit Abhilfe | Keine messbaren Zusagen |
| Team und Referenzen (Abschnitt 8) | 10 | Namentlich benannte Mitarbeitende mit einschlägiger Erfahrung im öffentlichen Sektor, Referenzen, die das bestätigen | Unbenanntes Team, Referenzen aus fachfremden Projekten |
| Kosten über fünf Jahre (Abschnitt 9) | 15 | Die niedrigsten Gesamtkosten über fünf Jahre erhalten die volle Punktzahl; andere anteilig | Versteckte Grenzen oder unbegrenzte Preissteigerungen |
| Projektplan und Realismus | 5 | Livegang mit Puffer vor dem Stichtag | Livegang nach dem Stichtag |
Kostenformel. Eine gängige Methode: (niedrigste Fünfjahressumme / Fünfjahressumme dieses Angebots) x 15. So bleiben die Kosten aussagekräftig, ohne die Barrierefreiheit zu überwiegen.
Schicken Sie jedem Anbieter der engeren Auswahl eine Woche vorher dasselbe Drehbuch und bitten Sie ihn, es live im Produkt vorzuführen, nicht auf Folien:
Bevor Sie die Ausschreibung veröffentlichen, gleichen Sie Ihre Anforderungen mit unserer Checkliste für die Beschaffung einer Website-Plattform ab. Sie ist eine längere Fragenliste, aus der Sie schöpfen können.
We.Inc bietet eine White-Label-Website-Plattform, die Abteilungen unter einer einheitlichen Behördenmarke nutzen können. Wir beantworten nur, was unsere Plattform heute leistet, einschließlich dessen, was sie nicht leistet. Schicken Sie uns Ihre Ausschreibung oder vereinbaren Sie eine Demo, und sehen Sie auf unserer Seite Website-Plattform für Behörden nach, was dazugehört.
Zuletzt geprüft am 2026-10-25.
Diese Vorlage dient der allgemeinen Information und ist keine Rechts- oder Vergabeberatung. Befolgen Sie die Vergaberegeln Ihrer Gebietskörperschaft und lassen Sie das endgültige Dokument rechtlich prüfen.
Mindestens: Hintergrund und aktuellen Stand, Leistungsumfang, an WCAG 2.1 AA geknüpfte Anforderungen an die Barrierefreiheit, Rollen und Freigaben für die Veröffentlichung, Hosting und Sicherheit, Bedingungen zu Datenhoheit und Ausstieg, ein festes Preisformat und veröffentlichte Bewertungskriterien.
Viele Gremien geben dem Preis 15 bis 25 Prozent der Gesamtpunktzahl. Höhere Gewichtungen lassen meist das günstigste Angebot gewinnen, unabhängig von Barrierefreiheit oder Eignung.
Ja. Schicken Sie jedem Anbieter der engeren Auswahl dasselbe Drehbuch und bewerten Sie die Live-Vorführung im Produkt. So trennen Sie vorhandene Funktionen von solchen, die nur auf einer Roadmap stehen.
Kostenlos starten · Keine Kreditkarte nötig