Algemene voorwaarden vs privacyverklaring: wat elk document doet | We.Inc
Het verschil tussen algemene voorwaarden en een privacyverklaring, welke van de twee wetten en app stores verplichten, wat elk moet behandelen, en een checklist op basis van wat uw site doet.
Algemene voorwaarden vs privacyverklaring
Een privacyverklaring vertelt bezoekers welke persoonsgegevens u verzamelt, waarom, wie ze ontvangt en welke rechten ze hebben; privacyregels zoals de AVG (GDPR) eisen die informatie. Algemene voorwaarden zijn de regels voor het gebruik van uw site of voor aankopen bij u, een contract dat u schrijft om uzelf te beschermen. De meeste bedrijven publiceren beide.
De twee documenten naast elkaar
Privacyverklaring
Algemene voorwaarden
Geschreven voor
De mensen van wie u gegevens verwerkt
Iedereen die uw site, app of dienst gebruikt
Hoofdtaak
Eerlijk uitleggen hoe gegevens worden verzameld en gebruikt
Regels en grenzen vastleggen en bepalen hoe geschillen gaan
Verplicht door
Privacywetgeving (bijvoorbeeld artikel 13 AVG), de regels van de app stores van Apple en Google
Meestal uw eigen keuze, al is het lastig regels te handhaven die u nooit hebt opgeschreven
Gebruikelijke onderdelen
Wat u verzamelt, doelen, ontvangers, bewaartermijn, rechten, contact
Toegestaan gebruik, betalingen en terugbetalingen, eigendom van content, aansprakelijkheid, toepasselijk recht
Waar u ernaar linkt
Footer, elk formulier dat gegevens verzamelt, de vermelding in de app store
Footer, afrekenpagina, aanmelding voor een account
Mensen behandelen de twee vaak als één juridische pagina. Ze doen echter verschillend werk: de ene is een mededeling over persoonsgegevens die u uw bezoekers verschuldigd bent, de andere is een overeenkomst die u beschermt. Vink in de checklist aan wat uw site doet om te zien wat elk document moet behandelen. Dit is algemene informatie, geen juridisch advies; vraag bij alles met grote belangen een jurist in het land waar u zaken doet.
Vink elk vakje aan dat uw website of app beschrijft.
Lees de twee lijsten: wat uw privacyverklaring moet behandelen en wat uw voorwaarden moeten behandelen.
Stel elk document op, of begin met een generator en pas de tekst aan aan wat u werkelijk doet.
Link naar beide vanuit uw footer en vanaf elk formulier, elke afrekenpagina en elke aanmeldpagina.
Beschrijf wat u echt doet. Een verklaring die van een ander bedrijf is gekopieerd, noemt tools die u niet gebruikt en mist de tools die u wel gebruikt.
Uw analysetool, e-mailplatform en betaalprovider ontvangen allemaal persoonsgegevens, dus noem ze, of hun categorieën, als ontvangers.
Zet bovenaan een ingangsdatum en werk die bij zodra u een van beide documenten wijzigt.
Schrijf in gewone taal. De ICO vraagt organisaties duidelijk te zijn over elk doel en zo specifiek mogelijk over ontvangers.
Veelgestelde vragen
Is een privacyverklaring wettelijk verplicht?
Als u persoonsgegevens verzamelt van mensen die onder de AVG (in de EU) of de UK GDPR vallen, moet u hun de informatie uit artikel 13 geven, en een privacyverklaring is de gebruikelijke manier om dat te doen. Andere landen hebben hun eigen wetten. Zelfs een contactformulier of analysetool verzamelt persoonsgegevens. Dit is geen juridisch advies.
Zijn algemene voorwaarden wettelijk verplicht?
Over het algemeen zijn ze iets wat u zelf kiest aan te bieden, niet iets wat een toezichthouder eist. Ze zijn het belangrijkst als u verkoopt, betalingen ontvangt, content van gebruikers host of uw aansprakelijkheid wilt beperken. Vraag een jurist naar de situatie in uw eigen land.
Eisen app stores een privacyverklaring?
Ja. De App Review Guidelines van Apple (5.1.1) eisen een link naar een privacyverklaring in App Store Connect en in de app zelf. Het beleid van Google Play zegt dat alle apps een link naar een privacyverklaring moeten plaatsen in Play Console en in de app, zelfs apps die geen persoonsgegevens verzamelen.
Zijn gebruiksvoorwaarden en algemene voorwaarden hetzelfde?
In de praktijk wel. Servicevoorwaarden, gebruiksvoorwaarden en algemene voorwaarden zijn namen voor hetzelfde soort overeenkomst. Kies één naam en gebruik die consequent.
Kan ik ze op één pagina combineren?
Dat kan, maar houd ze als duidelijk gescheiden onderdelen. Privacy-informatie moet op zichzelf makkelijk te vinden zijn, en die verstoppen in een contract maakt dat lastiger.
Wat een privacyverklaring onder de AVG moet vermelden
Artikel 13 somt op wat u mensen moet vertellen wanneer u hun gegevens verzamelt: uw identiteit en contactgegevens, de doelen en de rechtsgrond, wie de gegevens ontvangt, eventuele doorgiften buiten de EU, hoe lang u ze bewaart, hun rechten op inzage, correctie en verwijdering, en het recht om een klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit.
Wat algemene voorwaarden meestal behandelen
Er bestaat geen vaste verplichte lijst, dus voorwaarden worden gevormd door uw bedrijf. Een webwinkel heeft regels nodig voor betaling, levering en retouren; een site waar gebruikers berichten plaatsen heeft regels nodig over content en het recht om die te verwijderen; een softwaredienst heeft regels nodig voor accounts en opzeggingen.
Beide linken vanuit uw footer
Zet beide links in de footer van elke pagina, zodat ze altijd één klik verwijderd zijn. Plaats de privacylink ook naast elk formulier dat gegevens verzamelt.
Footerlinks
Een eenvoudige lijst in de footer. Wijzig de adressen naar de plek waar uw documenten staan.
Privacymelding naast een formulier
Eén zin onder de knop vertelt mensen wat er met hun gegevens gebeurt op het moment dat ze die afgeven.
Wat moeten mijn documenten behandelen?
Vink aan wat uw site doet. De lijsten worden direct bijgewerkt.
Mijn website of app
De privacyverklaring moet behandelen
De algemene voorwaarden moeten behandelen
Een checklist om mee te beginnen, geen juridisch advies.
Heeft een contactformulier of aanmelding voor een nieuwsbrief
Wat het formulier verzamelt (naam, e-mail, bericht) en waarom
Welke e-mail- of formulierdienst de gegevens ontvangt
Hoe lang u berichten en abonneelijsten bewaart
Gebruikt analytics, advertenties of cookies
Welke analyse- of advertentietools draaien en wat ze vastleggen
Hoe bezoekers toestemming kunnen weigeren of intrekken
Verkoopt producten of ontvangt betalingen
Bestel- en leveringsgegevens die u verzamelt, en de betaalprovider die kaarten verwerkt
Prijzen, betaling en belastingen
Levering, retouren en terugbetalingen
Wat er gebeurt als een bestelling niet kan worden geleverd
Heeft gebruikersaccounts of laat gebruikers content plaatsen
Accountgegevens die u opslaat en hoe gebruikers die kunnen verwijderen
Accountregels en wanneer u een account mag sluiten
Wie eigenaar is van wat gebruikers plaatsen, en uw recht om het te verwijderen
Toegestaan gebruik
Heeft bezoekers uit de EU of het VK
Uw rechtsgrond voor elk doel
Doorgiften buiten de EU of het VK
Rechten op inzage, correctie en verwijdering, en het recht om te klagen bij een toezichthoudende autoriteit
Heeft een app in de App Store of Google Play
Een openbare link naar de privacyverklaring voor de vermelding in de store en in de app
Hoe gebruikers toestemming intrekken en om verwijdering vragen