Siedem automatyzacji, które się zwracają, opisanych tak, jak byś je zbudował: proces ręczny, wyzwalacz, kroki, oszczędność i tryb awarii, przed którym nikt Cię nie ostrzega.
Odpowiedź na leady. To najbardziej wartościowy powtarzalny proces w większości firm, łatwo go zmierzyć, poprawa jest mierzalna w ciągu tygodnia, a tryb awarii jest łagodny. Nic, co dotyczy przepływu pieniędzy lub usuwania danych klientów, nie powinno być Twoją pierwszą automatyzacją.
Pomnóż liczbę wystąpień miesięcznie przez liczbę minut, które zajmuje. Jeśli to mniej niż dwie godziny miesięcznie, automatyzacja to zwykle hobby, a nie zwrot. Wymagaj też, by proces był stabilny: automatyzacja przepływu, który zmienia się co kwartał, oznacza odbudowywanie jej co kwartał.
Narzędzia rzadko są drogą częścią. Platforma przepływów pracy plus aplikacje, które łączy, zwykle kosztuje od $50 do $300 miesięcznie dla małej firmy. Prawdziwym kosztem jest czas projektowania i utrzymania oraz koszt cichej awarii, na którą nie zbudowałeś alarmu.
W praktyce częściej usuwa te części pracy, których ludzie nie lubią: kopiowanie danych między systemami, ponaglanie zaległych faktur, ponowne pisanie tej samej odpowiedzi. Zespoły, które czerpią z tego najwięcej, przenoszą te godziny do pracy wymagającej osądu. Te, które czerpią najmniej, traktują to wyłącznie jako argument o zatrudnieniu i kończą z kruchymi procesami, których nikt nie jest właścicielem.
Automatyzowanie nieudokumentowanego procesu. Jeśli kroki istnieją tylko w głowie jednej osoby, automatyzacja koduje jej założenia, także błędne, a potem wykonuje je tysiąc razy. Spisz proces i przez tydzień wykonuj go ręcznie, zanim go zbudujesz.
Treści o automatyzacji zwykle kończą się na obietnicy. „Oszczędź dziesięć godzin tygodniowo.” Rzadko mówią, jak wygląda przepływ pracy, gdzie się psuje ani jak dowiesz się, że po cichu przestał działać o 2 w nocy w sobotę.
Te siedem to te, które konsekwentnie się zwracają w małych i średnich firmach. Dla każdej: wersja ręczna, wersja zautomatyzowana, uczciwa oszczędność i tryb awarii.
Weź proces. Pomnóż, ile razy zdarza się miesięcznie, przez liczbę minut, które zajmuje.
Potem zastosuj drugi filtr, który łatwo pominąć: czy ten proces jest spisany? Jeśli żyje tylko w czyjejś głowie, udokumentuj go i najpierw przez tydzień wykonuj ręcznie. Automatyzacja to mnożnik i mnoży zły proces równie wiernie jak dobry.
Wersja ręczna: wysłanie formularza wysyła e-mail na wspólną skrzynkę. Ktoś to zauważa, czasem po kilku godzinach. Kopiuje dane do CRM, decyduje, kto jest właścicielem, i odpowiada. W ruchliwy dzień lead czeka do jutra.
Wersja zautomatyzowana:
Co oszczędza: od dwóch do pięciu godzin tygodniowo administracji, ale nie o to chodzi. Chodzi o czas odpowiedzi. Szybkość pierwszego kontaktu to jeden z najrzetelniej mierzonych czynników konwersji w sprzedaży przychodzącej, a różnica między minutami a godzinami jest na tyle duża, że ta jedna automatyzacja często przewyższa wszystko inne z tej listy.
Tryb awarii: krok wzbogacania zawodzi przy prywatnym adresie e-mail, ocena wychodzi niska i dobry lead trafia na listę pielęgnacji, której nikt nie czyta. Zbuduj regułę, że wszystko, czego nie da się ocenić, trafia do człowieka, a nie na dno stosu.
Warunek wstępny: strona, która faktycznie zbiera dane. Jeśli Twoje formularze pojawiają się tylko na stronie kontaktowej, napraw to, zanim zbudujesz przepływ. Jak dodać formularz kontaktowy omawia mechanikę.
Wersja ręczna: otwórz ofertę z zeszłego miesiąca, zapisz kopię, znajdź i zamień nazwę klienta, zaktualizuj ceny, zauważ, że coś pominąłeś, odbuduj sekcję zakresu, wyeksportuj PDF, wyślij e-mailem. Dziewięćdziesiąt minut, a co dziesiąta wychodzi z nazwą poprzedniego klienta.
Wersja zautomatyzowana:
Co oszczędza: zwykle od 60 do 80 minut na ofertę, plus błędy. Dla zespołu wysyłającego dwadzieścia miesięcznie to większość tygodnia pracy.
Tryb awarii: oferty z szablonu dryfują ku ogólnikowości. Zachowaj jedną sekcję, którą musi napisać człowiek, specyficzną dla sytuacji tego klienta, i spraw, by przepływ odmawiał wysłania bez niej. Kupujący to czują.
Wersja ręczna: ktoś sprawdza w piątek raport należności według wieku, jeśli pamięta, i wysyła niezręczne e-maile. Płatności spóźniają się o 20 do 45 dni ponad termin, bo nikt nie ponaglał w dniu 3.
Wersja zautomatyzowana:
Co oszczędza: to automatyzacja z najwyraźniejszym zwrotem finansowym. Konsekwentne, wczesne, bezemocjonalne ponaglanie zwykle znacznie skraca liczbę dni należności, a w firmach subskrypcyjnych automatyczne odzyskiwanie po odrzuceniu karty odzyskuje przychody, które inaczej po cichu by odpłynęły.
Tryb awarii: ton. Zautomatyzowana sekwencja, która traktuje dobrego wieloletniego klienta jak dłużnika, niszczy relację wartą znacznie więcej niż faktura. Wyłącz najlepsze konta z agresywnych poziomów i niech zajmie się nimi człowiek.
Wersja ręczna: transakcja się zamyka, a potem gorączka. E-mail powitalny, jeśli ktoś pamięta. Dostępy nadane, gdy IT do tego dojdzie. Pierwszy kontakt następuje, kiedy pozwala kalendarz opiekuna konta, co często dzieje się po tym, jak klient wyrobił już sobie opinię.
Wersja zautomatyzowana:
Co oszczędza: godziny na klienta, ale prawdziwy zwrot to retencja. Pierwsze dwa tygodnie nieproporcjonalnie decydują o tym, czy klient zostanie, a spójność w tym oknie jest warta więcej niż dopracowanie.
Tryb awarii: sekwencja biegnie zgodnie z czasem niezależnie od tego, czy klient faktycznie robi postępy. E-mail „teraz, gdy już działasz” do kogoś, kto nigdy się nie zalogował, jest gorszy niż cisza. Uzależnij każdy krok od zdarzenia, a nie tylko od upływu dni.
Wersja ręczna: wszystko ląduje w jednej kolejce. Resety haseł leżą obok awarii. Kto pierwszy otworzy kolejkę, robi triaż „na czuja”, a pilna sprawa znajduje się jako trzecia.
Wersja zautomatyzowana:
Co oszczędza: znaczną część wolumenu zgłoszeń, skoncentrowaną w najbardziej powtarzalnym poziomie. Ten ostatni krok ludzie pomijają, a to on się kumuluje: Twój wskaźnik odciążenia jest ograniczony jakością dokumentacji.
Tryb awarii: bot, który nie puszcza. Każda zautomatyzowana odpowiedź potrzebuje ścieżki jednym kliknięciem do człowieka, a klient, który dwukrotnie poprosi o człowieka, powinien go dostać natychmiast. Koszt reputacyjny uwięzionego klienta znacznie przewyższa zaoszczędzoną pracę.
Wersja ręczna: arkusz aktualizowany co tydzień przez kogoś, kto ma też inną pracę. Braki odkrywa klient. Nadmierne zamówienia odkrywa się pod koniec roku.
Wersja zautomatyzowana:
Co oszczędza: praca jest niewielka. Oszczędność tkwi w uniknięciu braków i w gotówce niezamrożonej w niesprzedających się zapasach. W firmach usługowych ten sam wzorzec zastosowany do zarezerwowanych mocy zapobiega nadsprzedaży, która daje zwroty i złe opinie.
Tryb awarii: progi ustawione raz i nigdy nie przeglądane. Punkt ponownego zamówienia obliczony na popycie z zeszłej wiosny zawiedzie tej wiosny. Przeliczaj według harmonogramu i alarmuj, gdy rzeczywisty czas dostawy odbiega od zakładanego.
Wersja ręczna: w ostatnie trzy dni każdego miesiąca ktoś eksportuje z czterech systemów, wkleja do skoroszytu, poprawia formatowanie i rozsyła prezentację. Zanim ktokolwiek ją przeczyta, liczby opisują miesiąc, który już się skończył.
Wersja zautomatyzowana:
Co oszczędza: zwykle od dwóch do czterech dni wykwalifikowanego czasu miesięcznie. Większą korzyścią jest to, że decyzje przestają opóźniać się za danymi o trzy tygodnie.
Tryb awarii: cicha nieaktualność. Pulpit, którego zasilanie zepsuło się dziesięć dni temu, wygląda dokładnie jak działający pulpit, a ludzie nadal podejmują z niego decyzje. Każdy zautomatyzowany potok potrzebuje wskaźnika świeżości i alarmu awarii. To najczęstszy pojedynczy błąd własny w automatyzacji.
| Priorytet | Automatyzacja | Wysiłek | Zwrot |
|---|---|---|---|
| 1 | Odpowiedź na leady i kierowanie | Niski | Dni |
| 2 | Fakturowanie i windykacja | Niski | Tygodnie |
| 3 | Zbiorcze raporty | Średni | Tygodnie |
| 4 | Wdrażanie klientów | Średni | Jeden kwartał |
| 5 | Triaż obsługi | Średni | Jeden kwartał |
| 6 | Generowanie wycen | Średni | Zależy od wolumenu |
| 7 | Zapasy i moce | Wyższy | Jeden do dwóch kwartałów |
Zbuduj jedną. Prowadź ją przez dwa tygodnie. Zmierz. Dopiero potem zbuduj drugą. Zespoły, które zaczynają pięć automatyzacji w jednym miesiącu, nie kończą żadnej.
Automatyzacje, które się udają, są niewdzięczne: szybciej odpowiadaj na leady, fakturuj na czas i ponaglaj uprzejmie, wdrażaj spójnie i przestań składać raporty ręcznie. Działają, bo proces stojący za nimi był już spisany i stabilny.
Zacznij od odpowiedzi na leady, bo to najkrótsza droga od budowy do mierzalnych przychodów i bo zależy od czegoś, co kontrolujesz bezpośrednio: strony, która poprawnie zbiera dane i czysto je przekazuje. Jeśli ta część jest słaba, zbudowanie strony, która poprawnie zbiera i kieruje leady, jest warunkiem wstępnym, a nie dodatkiem.
Zacznij za darmo · Bez karty kredytowej