अपने खर्च की भरपाई करने वाले 7 स्वचालन: हाथ से होने वाला काम, शुरुआत का संकेत, चरण, वास्तविक बचत और वह चूक जिसके बारे में कोई पहले नहीं बताता।
संभावित ग्राहक के संदेश का जवाब। अधिकांश व्यवसायों में यह बार-बार होने वाला और अधिक मूल्य वाला काम है, इसे मापना सरल है, सुधार एक हफ्ते में दिख सकता है और चूक का असर सीमित है। धन भेजने या ग्राहक का डेटा मिटाने वाला काम पहले स्वचालित न करें।
महीने में वह काम जितनी बार होता है, उसे हर बार लगने वाले मिनटों से गुणा करें। यदि कुल समय महीने में 2 घंटे से कम है तो इसे स्वचालित करना लाभ के बजाय आमतौर पर शौक बन जाता है। प्रक्रिया स्थिर भी होनी चाहिए: हर तिमाही बदलने वाले काम का स्वचालन भी हर तिमाही फिर बनाना पड़ेगा।
औज़ार अक्सर सबसे महंगा हिस्सा नहीं होते। छोटे व्यवसाय के लिए कामकाज मंच और उससे जुड़े ऐप आम तौर पर $50 से $300 प्रति माह तक पड़ते हैं। असली लागत योजना और रखरखाव का समय है, और उस चुपचाप हुई चूक की कीमत है जिसके लिए सूचना नहीं बनाई।
अक्सर इससे लोग नौकरी के नापसंद हिस्सों से बचते हैं—अलग प्रणालियों में डेटा नकल करना, बकाया बिल के पीछे पड़ना या वही जवाब फिर लिखना। अच्छी टीमें बचा समय ऐसे काम में लगाती हैं जहां समझ और निर्णय की जरूरत है। केवल कर्मचारियों की संख्या घटाने के तर्क के रूप में इसे इस्तेमाल करने वाली टीमें नाजुक प्रक्रियाएं बनाती हैं जिनका कोई मालिक नहीं होता।
ऐसी प्रक्रिया को स्वचालित करना जिसका तरीका लिखा ही नहीं गया। कदम केवल एक व्यक्ति को पता हों तो स्वचालन उसकी धारणाओं—गलत धारणाओं समेत—को दर्ज करके हजारों बार दोहरा सकता है। पहले प्रक्रिया लिखें और एक हफ्ता हाथ से चलाकर देखें।
स्वचालन की बात अक्सर वादे पर रुक जाती है: "हर हफ्ते दस घंटे बचाएं।" पर यह कम ही बताती है कि काम का क्रम कैसा होगा, कहां टूटेगा या शनिवार रात 2 बजे चुपचाप रुक जाए तो पता कैसे चलेगा।
ये 7 स्वचालन छोटे और मध्यम व्यवसायों में लगातार अपना खर्च वसूल करते हैं। हर एक के लिए हाथ से होने वाला तरीका, स्वचालित तरीका, ईमानदार बचत और विफलता का कारण दिया है।
प्रक्रिया को लें। महीने में जितनी बार होती है, उसे हर बार लगने वाले मिनटों से गुणा करें।
दूसरी कसौटी भी लगाएं जिसे छोड़ना आसान है: क्या प्रक्रिया लिखी हुई है? यदि यह केवल किसी के दिमाग में है, पहले दस्तावेज़ बनाएं और एक हफ्ते हाथ से चलाएं। स्वचालन गुणक है; अच्छी प्रक्रिया जितनी ईमानदारी से, खराब प्रक्रिया को भी उतनी ही मजबूती से बढ़ाता है।
हाथ से: फ़ॉर्म भरने पर साझा ईमेल पते पर सूचना आती है। कोई उसे घंटों बाद देखता है, विवरण ग्राहक प्रबंधन प्रणाली में डालता है, जिम्मेदार व्यक्ति चुनता है और जवाब देता है। व्यस्त दिन में ग्राहक अगले दिन तक इंतजार करता है।
स्वचालित तरीका:
बचत: प्रशासन के 2 से 5 घंटे प्रति सप्ताह, पर मुख्य लाभ जवाब की गति है। पहली संपर्क गति inbound बिक्री में रूपांतरण का सबसे भरोसेमंद मापा गया चालक है, और मिनटों व घंटों का अंतर इतना बड़ा है कि यह स्वचालन अक्सर इस सूची में बाकी सब से बेहतर प्रदर्शन करता है।
चूक: निजी ईमेल पर जानकारी जोड़ने वाला कदम गलत हो, अंक कम आए और अच्छा ग्राहक ऐसी सूची में चला जाए जिसे कोई नहीं देखता। जिसका अंक तय न हो पाए, उसे सूची के नीचे भेजने के बजाय इंसान तक पहुंचाने का नियम बनाएं।
पहले जरूरी: ऐसी साइट जो सच में जानकारी जमा करे। फ़ॉर्म सिर्फ संपर्क पेज पर है तो पहले उसे सही जगह जोड़ें। संपर्क फ़ॉर्म जोड़ने की विधि विस्तार देखें।
हाथ से: पिछले महीने का प्रस्ताव खोलना, प्रति बनाना, ग्राहक का नाम बदलना, कीमत सुधारना, एक कीमत छूट गई तो देखना, काम का दायरा लिखना, PDF बनाकर ईमेल करना। इसमें 90 मिनट लगते हैं और दस में एक प्रस्ताव में पिछले ग्राहक का नाम रह जाता है।
स्वचालित तरीका:
बचत: प्रति प्रस्ताव आम तौर पर 60 से 80 मिनट और गलती से बचाव। महीने में 20 प्रस्ताव भेजने वाली टीम का लगभग पूरा कामकाजी सप्ताह बचता है।
चूक: नमूने वाले प्रस्ताव सामान्य हो जाते हैं। एक ऐसा हिस्सा रखें जिसे इंसान उस ग्राहक की जरूरत के अनुसार लिखे, और उसके बिना भेजने से काम रोक दे। खरीदार यह फर्क पहचानते हैं।
हाथ से: कोई शुक्रवार को बकाया बिलों की रिपोर्ट देखता है—यदि याद रहे—और असहज ईमेल भेजता है। तीसरे दिन पीछा न होने पर भुगतान तय तारीख के 20 से 45 दिन बाद आता है।
स्वचालित तरीका:
बचत: इसका वित्तीय लाभ सबसे स्पष्ट है। नियमित, समय पर और भावनारहित पीछे पड़ना आम तौर पर बकाया दिनों को काफी कम कर देता है; सदस्यता में कार्ड विफलता संभालने से वह आय बचती है जो अन्यथा चुपचाप रद्द हो जाती।
चूक: लहजा। ऐसी स्वचालित श्रृंखला जो किसी अच्छे पुराने ग्राहक को बकायेदार की तरह पेश करे, वह रिश्ते को नुकसान पहुंचाती है जो बिल से कहीं अधिक कीमती है। अपने सबसे महत्वपूर्ण खातों को कठोर स्तरों से बाहर रखें और उन्हें इंसान संभाले।
हाथ से: सौदा बंद होने के बाद भागदौड़ शुरू होती है। किसी को याद रहे तो स्वागत ईमेल जाता है। IT टीम जब मौका मिले तब खाता बनाती है। पहली मुलाकात account manager की सुविधा पर निर्भर होती है—अक्सर तब तक ग्राहक पहले से राय बना चुका होता है।
स्वचालित तरीका:
बचत: प्रति ग्राहक घंटों की मेहनत बचती है, पर असली लाभ retention है। पहले दो हफ्ते असंगत रूप से यह तय करते हैं कि ग्राहक रहेगा या जाएगा, और उस दौरान एकरूपता polish से अधिक कीमती है।
चूक: क्रम समय पर चलता रहता है चाहे ग्राहक वास्तव में आगे बढ़ रहा हो या नहीं। किसी ऐसे व्यक्ति को "अब आप चल पड़े" वाला ईमेल भेजना जिसने कभी login नहीं किया, चुप रहने से भी बुरा है। हर कदम को केवल बीते दिनों पर नहीं, किसी घटना पर निर्भर करें।
हाथ से: सब कुछ एक ही कतार में आता है। पासवर्ड बदलने की मांग सेवा बंद होने की सूचना के साथ बैठती है। जो भी कतार पहले खोलता है वह अंदाजे से छांटता है, और जरूरी चीज़ तीसरे नंबर पर मिलती है।
स्वचालित तरीका:
बचत: टिकट की एक अर्थपूर्ण हिस्सेदारी, जो सबसे दोहराव वाले स्तर में केंद्रित है। आखिरी कदम वह है जिसे लोग छोड़ देते हैं और जो सबसे अधिक बढ़ता है: आपकी deflection दर आपकी दस्तावेज़ गुणवत्ता से सीमित है।
चूक: एक बोट जो छोड़ता नहीं। हर स्वचालित जवाब में इंसान तक पहुंचने का एक-क्लिक रास्ता होना चाहिए, और जो ग्राहक दो बार इंसान मांगे उसे तुरंत मिले। फंसे ग्राहक की प्रतिष्ठा-हानि बचाए गए श्रम से कहीं अधिक होती है।
हाथ से: किसी और काम वाले व्यक्ति का साप्ताहिक अपडेट वाला spreadsheet। stock खत्म होना ग्राहक खोजता है। ज़रूरत से अधिक मंगाना साल के अंत में पता चलता है।
स्वचालित तरीका:
बचत: मेहनत मामूली है। बचत stock खत्म होने से बचाव और उस पैसे में है जो न बिकने वाले माल में नहीं फंसा। सेवा व्यवसायों में बुक क्षमता पर यही तरीका उस अधिक-बिक्री को रोकता है जो वापसी और बुरी समीक्षाएं पैदा करती है।
चूक: सीमाएं एक बार तय हों और फिर कभी न देखी जाएं। पिछले वसंत की मांग पर बना दोबारा-मंगाने का स्तर इस वसंत में विफल होगा। नियमित अंतराल पर दोबारा गणना करें और जब वास्तविक आपूर्ति समय मान लिए गए समय से अलग हो तो सूचना दें।
हाथ से: हर महीने के आखिरी तीन दिन, कोई चार प्रणालियों से निर्यात करता है, workbook में चिपकाता है, formatting ठीक करता है और एक deck भेजता है। जब तक कोई पढ़ता है, आंकड़े उस महीने के हैं जो बीत चुका है।
स्वचालित तरीका:
बचत: आम तौर पर प्रति माह 2 से 4 दिन की कुशल मेहनत। बड़ा लाभ यह है कि निर्णय डेटा से तीन हफ्ते पीछे रहना बंद हो जाते हैं।
चूक: चुपचाप पुराना पड़ना। वह dashboard जिसकी feed दस दिन पहले टूट गई, बिल्कुल काम करने वाले dashboard जैसी दिखती है, और लोग उससे निर्णय लेते रहते हैं। हर स्वचालित pipeline को ताजगी संकेतक और विफलता सूचना चाहिए। यह स्वचालन में सबसे आम अनावश्यक गलती है।
| प्राथमिकता | स्वचालन | मेहनत | लाभ कब दिखेगा |
|---|---|---|---|
| 1 | संभावित ग्राहक का जवाब और सही टीम तक पहुंच | कम | दिन |
| 2 | बिल और बकाया भुगतान | कम | हफ्ते |
| 3 | रिपोर्ट जोड़ना | मध्यम | हफ्ते |
| 4 | नए ग्राहक की शुरुआत | मध्यम | एक तिमाही |
| 5 | सहायता अनुरोध छांटना | मध्यम | एक तिमाही |
| 6 | कीमत का प्रस्ताव बनाना | मध्यम | मात्रा पर निर्भर |
| 7 | माल और क्षमता | अधिक | एक से दो तिमाही |
एक स्वचालन बनाएं। दो हफ्ते चलाएं। उसे मापें। तभी दूसरा बनाएं। एक महीने में पांच शुरू करने वाली टीमें उनमें से कोई भी पूरा नहीं करतीं।
सफल स्वचालन दिखावटी नहीं होते: संभावित ग्राहक को जल्दी जवाब दें, समय पर बिल करें और विनम्रता से पीछा करें, एकरूपता से onboard करें और हाथ से रिपोर्ट जोड़ना बंद करें। वे इसलिए काम करते हैं क्योंकि मूल प्रक्रिया पहले से लिखी और स्थिर थी।
संभावित ग्राहक के जवाब से शुरू करें, क्योंकि यह निर्माण से मापने योग्य आय तक सबसे छोटा रास्ता है, और यह उस चीज़ पर निर्भर करता है जिसे आप सीधे नियंत्रित करते हैं: एक साइट जो सही तरीके से जानकारी लेकर साफ़ तरीके से आगे भेजे। यदि वह हिस्सा कमजोर है, तो सही ढंग से जानकारी लेने और भेजने वाली साइट बनाना बाद का विचार नहीं, पहली जरूरत है।
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