Konsolidacja stosu oznacza ograniczenie nakładającego się oprogramowania do mniejszej liczby platform. Pięciofazowa metoda: inwentarz, mapa nakładania, model oceny zostaw/tnij, migracja i pomiar oszczędności.
To proces zmniejszania liczby narzędzi programistycznych używanych przez firmę przez usuwanie duplikatów, wycofywanie nieużywanych narzędzi i przenoszenie wielu funkcji na mniej platform. Celem są niższe koszty, mniej integracji do utrzymania, mniejsza ekspozycja bezpieczeństwa i mniej przełączania między aplikacjami.
Zacznij od pełnego inwentarza: każde narzędzie, jego właściciel, koszt, data odnowienia, liczba aktywnych użytkowników i zadanie, które wykonuje. Karta firmowa i raporty wydatków, logi SSO i eksporty finansowe wyłapują narzędzia, o których ludzie zapomnieli. Potem pogrupuj narzędzia według zadania, aby znaleźć nakładanie się.
Nie. Platformy all-in-one zmniejszają pracę z integracjami i koszty dla typowych potrzeb, ale wyspecjalizowane narzędzie nadal może być warte zachowania tam, gdzie robi coś krytycznego znacznie lepiej. Częsty wynik to podstawowa platforma dla większości funkcji plus kilka narzędzi specjalistycznych z jasnymi właścicielami.
Utrata danych lub historii podczas migracji, zepsute automatyzacje zależne od starego narzędzia i opór zespołów, których sposób pracy się zmienia. Wyeksportuj dane przed anulowaniem, najpierw zmapuj każdą integrację i przez krótki czas uruchom stare i nowe narzędzie równolegle.
Porównaj łączne roczne wydatki na oprogramowanie i liczbę narzędzi przed i po, potem dodaj miękkie miary: czas poświęcony na integracje i administrację, liczbę logowań na pracownika i zakres przeglądu bezpieczeństwa. Zapisz punkt odniesienia, zanim cokolwiek anulujesz.
Konsolidacja stosu technologicznego to praca nad ograniczeniem oprogramowania firmy do mniejszej liczby narzędzi pokrywających te same zadania: znajdź każdą subskrypcję, dostrzeż, gdzie dwa lub więcej narzędzi robi to samo, wybierz, które zostawić, zmigruj dane i anuluj resztę. Zrobiona porządnie obniża koszty, usuwa kruche integracje i zmniejsza powierzchnię bezpieczeństwa. Poniższa metoda działa, czy jesteś zespołem pięciu osób, czy prowadzisz operacje w wielu działach.
Rzadko dzieje się to przez jedną złą decyzję. Typowe przyczyny:
Znajomość przyczyny pomaga zapobiec ponownemu rozrostowi, czyli części, którą pomija większość projektów konsolidacji.
Nie skonsolidujesz tego, czego nie znalazłeś. Czerp z kilku źródeł, bo każde coś pomija:
| Źródło | Co wyłapuje |
|---|---|
| Księgowość / wyciągi bankowe i kartowe | Wszystko, co Cię rozlicza |
| Raporty wydatków | Narzędzia kupione kartami prywatnymi i zwrócone |
| Logi SSO lub dostawcy tożsamości | Narzędzia, do których ludzie faktycznie się logują |
| Listy rozszerzeń przeglądarki i zgód OAuth | Aplikacje połączone z Google Workspace lub Microsoft 365 |
| Zapytanie każdego lidera zespołu | Darmowe narzędzia i te używane przez wspólne loginy |
Zapisz dla każdego narzędzia: nazwę, właściciela, koszt miesięczny i roczny, cykl rozliczeniowy, datę odnowienia, opłacone stanowiska, aktywne stanowiska i zadanie, które wykonuje, prostymi słowami („wysyła faktury”, „hostuje stronę”, „przechowuje umowy”).
Wskazówka: daty odnowienia to najważniejsza kolumna. Mówią, kiedy możesz anulować bez płacenia za kolejny rok.
Kategorie dostawców wprowadzają w błąd. Grupuj według zadania. Typowa mapa małej firmy może wyglądać tak:
| Zadanie | Narzędzia, które je teraz wykonują |
|---|---|
| Wewnętrzny czat | Slack, Microsoft Teams (w pakiecie 365), grupy WhatsApp |
| Dokumenty i wiki | Notion, Google Docs, Confluence |
| Śledzenie projektów | Asana, Trello, bazy danych Notion |
| E-mail marketing | Mailchimp, wbudowany e-mail CRM |
| Strona i strony docelowe | Strona w CMS, osobny kreator stron docelowych, narzędzie do formularzy |
| Umawianie terminów | Calendly, linki rezerwacyjne CRM |
Każde zadanie z dwoma lub więcej narzędziami to kandydat do konsolidacji. Zadania bez jasnego właściciela to ryzyko niezależnie od kosztu.
Dla każdego nakładającego się zadania oceń narzędzia kandydujące według pięciu czynników w skali od 1 do 5:
Przykład: trzy narzędzia do projektów. Asana ma wysoką ocenę za pokrycie, ale tylko jedna trzecia stanowisk jest aktywna. Trello jest używane przez jeden zespół. Notion jest już wiki firmy, a jego bazy danych pokrywają proste tablice, których potrzebują pozostałe zespoły. Zachowanie Notion i ucięcie pozostałych dwóch usuwa dwie subskrypcje i jedną integrację kosztem przeszkolenia jednego zespołu. Rozsądna decyzja, o ile workflow tego zespołu naprawdę pasuje.
Reguły decyzyjne, które pomagają:
Większość szkód konsolidacji dzieje się tutaj. Bezpieczna sekwencja:
Krok 7 jest często zapominany przy łączeniu narzędzi do stron, stron docelowych i formularzy. Ustaw przekierowania 301 ze starych adresów na ich nowe odpowiedniki.
Zapisz punkt odniesienia przed startem, a potem porównaj po jednym pełnym cyklu rozliczeniowym:
Potem dodaj lekką regułę zarządzania, aby stos znów się nie rozrósł: każde nowe narzędzie potrzebuje właściciela, określonego zadania, sprawdzenia inwentarza pod kątem nakładania się i zapisanej daty odnowienia. Kwartalny 30-minutowy przegląd inwentarza zwykle wystarcza w małej firmie.
Konsultanci i platformy do zarządzania SaaS mogą pomóc, jeśli masz setki narzędzi, wiele działów lub wymagania zgodności. Dodają narzędzia do odkrywania i doświadczenie negocjacyjne. Dla firmy z kilkudziesięcioma narzędziami arkusz i pięć faz powyżej zwykle dają większość wartości. Nasz poradnik jak obniżyć koszty SaaS omawia taktyki negocjacji i odnowień głębiej.
Warstwa strony to częste nakładanie się: CMS głównej strony, osobny kreator stron docelowych, narzędzie do formularzy, wtyczka sklepu i osobny hosting. We.Inc może zastąpić kilka z nich jednym miejscem budującym strony, strony docelowe, sklepy internetowe i aplikacje internetowe na podstawie opisu, z edycją wizualną i w kodzie, hostingiem i SSL w cenie. Czy to pasuje, zależy od Twojego inwentarza, więc oceń to tym samym modelem co wszystko inne.
Zacznij za darmo · Bez karty kredytowej