Konsolidasi tech stack berarti memangkas software yang tumpang tindih menjadi lebih sedikit platform. Panduan ini memberi metode lima fase: inventaris, pemetaan tumpang tindih, model skor simpan/potong, migrasi dan mengukur apa yang Anda hemat.
Ini proses mengurangi jumlah alat software yang dipakai bisnis dengan menghapus duplikat, mempensiunkan alat tak terpakai dan memindahkan beberapa fungsi ke lebih sedikit platform. Tujuannya biaya lebih rendah, lebih sedikit integrasi yang dipelihara, lebih sedikit paparan keamanan dan lebih sedikit perpindahan antar app.
Mulai dengan inventaris lengkap: setiap alat, pemiliknya, biaya, tanggal perpanjangan, jumlah pengguna aktif dan pekerjaan yang dilakukannya. Kartu perusahaan dan laporan pengeluaran, log SSO dan ekspor keuangan menangkap alat yang dilupakan orang. Lalu kelompokkan alat berdasarkan pekerjaan yang dilakukannya untuk menemukan tumpang tindih.
Tidak. Platform all-in-one mengurangi pekerjaan integrasi dan biaya untuk kebutuhan umum, tapi alat khusus masih bisa layak dipertahankan jika melakukan sesuatu yang kritis jauh lebih baik. Hasil umum adalah platform inti untuk sebagian besar fungsi plus beberapa alat spesialis dengan pemilik yang jelas.
Kehilangan data atau riwayat selama migrasi, merusak otomatisasi yang bergantung pada alat lama, dan penolakan dari tim yang alur kerjanya berubah. Ekspor data sebelum membatalkan, petakan setiap integrasi dulu, dan jalankan alat lama dan baru secara paralel untuk periode singkat.
Bandingkan total pengeluaran software tahunan dan jumlah alat sebelum dan sesudah, lalu tambahkan ukuran lebih lembut: waktu yang dihabiskan untuk integrasi dan admin, jumlah login per karyawan, dan cakupan tinjauan keamanan. Catat baseline sebelum Anda membatalkan apa pun.
Konsolidasi tech stack adalah pekerjaan memangkas software perusahaan menjadi lebih sedikit alat yang mencakup pekerjaan yang sama: temukan setiap langganan, temukan di mana dua atau lebih alat melakukan hal yang sama, pilih mana yang dipertahankan, migrasikan datanya dan batalkan sisanya. Dilakukan dengan benar ini menurunkan biaya, menghapus integrasi rapuh dan mengecilkan permukaan keamanan Anda. Metode di bawah bekerja baik Anda tim lima orang atau menjalankan operasi lintas departemen.
Ini jarang terjadi lewat satu keputusan buruk. Penyebab umum:
Mengetahui penyebabnya membantu Anda mencegah pertumbuhan kembali, yang merupakan bagian yang dilewatkan sebagian besar proyek konsolidasi.
Anda tidak bisa mengonsolidasikan apa yang belum Anda temukan. Ambil dari beberapa sumber, karena masing-masing melewatkan sesuatu:
| Sumber | Apa yang ditangkap |
|---|---|
| Akuntansi / laporan bank dan kartu | Semua yang menagih Anda |
| Laporan pengeluaran | Alat yang dibeli dengan kartu pribadi dan diganti |
| Log SSO atau penyedia identitas | Alat yang benar-benar dilogin orang |
| Ekstensi browser dan daftar grant OAuth | App yang terhubung ke Google Workspace atau Microsoft 365 |
| Bertanya ke setiap team lead | Alat gratis dan yang dipakai lewat login bersama |
Catat, untuk setiap alat: nama, pemilik, biaya bulanan dan tahunan, siklus penagihan, tanggal perpanjangan, seat dibayar, seat aktif, dan pekerjaan yang dilakukannya dalam kata-kata sederhana ("mengirim faktur", "meng-hosting website", "menyimpan kontrak").
Tip: tanggal perpanjangan adalah kolom terpenting. Ini memberi tahu Anda kapan Anda bisa membatalkan tanpa membayar tahun lagi.
Kategori vendor menyesatkan. Kelompokkan berdasarkan pekerjaan sebagai gantinya. Peta bisnis kecil tipikal mungkin terlihat seperti ini:
| Pekerjaan | Alat yang saat ini melakukannya |
|---|---|
| Chat internal | Slack, Microsoft Teams (datang dengan 365), grup WhatsApp |
| Dokumen dan wiki | Notion, Google Docs, Confluence |
| Pelacakan proyek | Asana, Trello, database Notion |
| Pemasaran email | Mailchimp, email bawaan CRM |
| Website dan landing page | Situs CMS, builder landing page terpisah, alat formulir |
| Penjadwalan | Calendly, tautan booking CRM |
Setiap pekerjaan dengan dua atau lebih alat adalah kandidat konsolidasi. Pekerjaan tanpa pemilik jelas adalah risiko terlepas dari biaya.
Untuk setiap pekerjaan yang tumpang tindih, beri skor alat kandidat pada lima faktor dari 1 hingga 5:
Contoh nyata: tiga alat proyek. Asana mendapat skor tinggi pada cakupan tapi hanya sepertiga seat aktif. Trello dipakai satu tim. Notion sudah jadi wiki perusahaan dan databasenya mencakup papan sederhana yang dibutuhkan tim lain. Mempertahankan Notion dan memotong dua lainnya menghapus dua langganan dan satu integrasi, dengan biaya melatih ulang satu tim. Keputusan yang masuk akal, asalkan alur kerja tim itu benar-benar cocok.
Aturan keputusan yang membantu:
Sebagian besar kerusakan konsolidasi terjadi di sini. Urutan yang aman:
Langkah 7 sering terlupakan saat alat website, landing page dan formulir digabung. Siapkan redirect 301 dari URL lama ke padanan barunya.
Catat baseline sebelum memulai, lalu bandingkan setelah satu siklus penagihan penuh:
Lalu tambahkan aturan governance ringan sehingga stack tidak menyebar lagi: setiap alat baru butuh pemilik, pekerjaan yang dinyatakan, pemeriksaan terhadap inventaris untuk tumpang tindih dan tanggal perpanjangan tercatat. Tinjauan 30 menit kuartalan atas inventaris biasanya cukup untuk perusahaan kecil.
Konsultan dan platform manajemen SaaS bisa membantu jika Anda punya ratusan alat, banyak departemen atau persyaratan kepatuhan. Mereka menambah tooling penemuan dan pengalaman negosiasi. Untuk perusahaan dengan beberapa lusin alat, spreadsheet dan lima fase di atas biasanya mendapatkan sebagian besar nilainya. Panduan kami tentang cara mengurangi biaya SaaS membahas taktik negosiasi dan perpanjangan lebih dalam.
Lapisan website adalah tumpang tindih yang sering: CMS untuk situs utama, builder landing page terpisah, alat formulir, plugin toko dan hosting terpisah. We.Inc bisa menggantikan beberapa dari itu dengan satu tempat yang membangun website, landing page, toko online dan app web dari deskripsi, dengan pengeditan visual dan kode, hosting dan SSL termasuk. Apakah itu cocok tergantung inventaris Anda, jadi beri skor dengan model yang sama seperti yang lain.
Mulai gratis · Tanpa kartu kredit