Hợp nhất bộ công nghệ là giảm số phần mềm chồng lặp bằng cách chuyển sang ít nền tảng hơn. Hướng dẫn này đưa ra phương pháp năm giai đoạn: kiểm kê, lập bản đồ trùng lặp, chấm điểm giữ/bỏ, chuyển đổi và đo khoản tiết kiệm.
Đó là quá trình giảm số công cụ phần mềm doanh nghiệp sử dụng bằng cách bỏ công cụ trùng lặp, ngừng dùng công cụ không cần và chuyển nhiều chức năng sang ít nền tảng hơn. Mục tiêu là giảm chi phí, giảm số tích hợp cần bảo trì, giảm rủi ro bảo mật và hạn chế phải chuyển qua lại giữa các ứng dụng.
Bắt đầu bằng kiểm kê đầy đủ: mọi công cụ, người phụ trách, chi phí, ngày gia hạn, số người dùng hoạt động và công việc công cụ đảm nhiệm. Sao kê thẻ công ty và báo cáo chi phí, nhật ký SSO và báo cáo tài chính giúp tìm công cụ mọi người quên mất. Sau đó nhóm công cụ theo công việc để tìm điểm trùng lặp.
Không. Nền tảng tất cả trong một giảm công việc tích hợp và chi phí cho nhu cầu phổ biến, nhưng công cụ chuyên dụng vẫn đáng giữ nếu làm một việc thiết yếu tốt hơn đáng kể. Kết quả phổ biến là dùng một nền tảng chính cho hầu hết chức năng cộng thêm vài công cụ chuyên biệt có người phụ trách rõ ràng.
Có thể mất dữ liệu hoặc lịch sử khi chuyển đổi, làm hỏng tự động hóa phụ thuộc công cụ cũ và gặp phản đối từ nhóm có quy trình thay đổi. Xuất dữ liệu trước khi hủy, lập bản đồ từng tích hợp và chạy song song công cụ cũ với công cụ mới trong một thời gian ngắn.
So sánh tổng chi phí phần mềm hằng năm và số công cụ trước với sau, sau đó bổ sung các chỉ số khó quy đổi hơn: thời gian cho tích hợp và quản trị, số lần đăng nhập mỗi nhân viên và phạm vi cần rà soát bảo mật. Ghi nhận mốc cơ sở trước khi hủy bất kỳ công cụ nào.
Hợp nhất bộ công cụ công nghệ là giảm số phần mềm trong doanh nghiệp bằng cách dùng ít công cụ hơn cho cùng công việc: tìm mọi gói đăng ký, xác định nơi hai hoặc nhiều công cụ làm cùng việc, chọn công cụ giữ lại, chuyển dữ liệu rồi hủy những công cụ còn lại. Làm đúng sẽ giảm chi phí, bỏ các tích hợp dễ hỏng và thu hẹp bề mặt rủi ro bảo mật. Phương pháp dưới đây phù hợp với nhóm năm người lẫn hoạt động nhiều phòng ban.
Hiếm khi chỉ do một quyết định tồi. Nguyên nhân phổ biến:
Biết nguyên nhân giúp ngăn bộ công cụ phình trở lại — phần mà phần lớn dự án hợp nhất bỏ qua.
Không thể hợp nhất những gì chưa tìm ra. Hãy lấy dữ liệu từ nhiều nguồn vì nguồn nào cũng có thể bỏ sót:
| Nguồn | Phát hiện được |
|---|---|
| Sao kê kế toán / ngân hàng và thẻ | Mọi khoản đang tính phí |
| Báo cáo chi phí | Công cụ mua bằng thẻ cá nhân rồi hoàn tiền |
| Nhật ký SSO hoặc nhà cung cấp định danh | Công cụ mọi người thực sự đăng nhập |
| Danh sách tiện ích trình duyệt và quyền OAuth | Ứng dụng kết nối với Google Workspace hoặc Microsoft 365 |
| Hỏi từng trưởng nhóm | Công cụ miễn phí và công cụ dùng qua tài khoản chung |
Với mỗi công cụ, ghi lại: tên, người phụ trách, chi phí tháng và năm, chu kỳ thanh toán, ngày gia hạn, số chỗ đã trả, số chỗ hoạt động và công việc bằng lời đơn giản ("gửi hóa đơn", "lưu trữ website", "lưu hợp đồng").
Mẹo: ngày gia hạn là cột quan trọng nhất. Nó cho biết khi nào có thể hủy mà không phải trả thêm một năm.
Danh mục của nhà cung cấp có thể gây hiểu nhầm. Hãy nhóm theo công việc. Bản đồ điển hình của doanh nghiệp nhỏ có thể như sau:
| Công việc | Công cụ đang đảm nhiệm |
|---|---|
| Chat nội bộ | Slack, Microsoft Teams (đi kèm 365), nhóm WhatsApp |
| Tài liệu và wiki | Notion, Google Docs, Confluence |
| Theo dõi dự án | Asana, Trello, cơ sở dữ liệu Notion |
| Tiếp thị email | Mailchimp, email tích hợp trong CRM |
| Website và trang đích | Website CMS, trình tạo trang đích riêng, công cụ biểu mẫu |
| Đặt lịch | Calendly, liên kết đặt lịch trong CRM |
Công việc nào có từ hai công cụ trở lên đều là ứng viên để hợp nhất. Công việc nào không có người phụ trách rõ ràng đều là rủi ro, bất kể chi phí.
Với mỗi công việc trùng lặp, chấm từng công cụ từ 1 đến 5 theo năm yếu tố:
Ví dụ chi tiết: ba công cụ dự án. Asana đáp ứng nhiều chức năng nhưng chỉ một phần ba số chỗ có người dùng. Một nhóm dùng Trello. Notion đã là wiki công ty và cơ sở dữ liệu của nó có thể thay các bảng đơn giản mà nhóm khác cần. Giữ Notion, bỏ hai công cụ còn lại sẽ xóa hai gói đăng ký và một tích hợp, đổi lại phải đào tạo lại một nhóm. Đây là quyết định hợp lý nếu quy trình của nhóm đó thực sự phù hợp.
Một số quy tắc giúp quyết định:
Phần lớn thiệt hại khi hợp nhất xảy ra ở đây. Trình tự an toàn:
Bước 7 thường bị quên khi gộp công cụ website, trang đích và biểu mẫu. Hãy thiết lập chuyển hướng 301 từ URL cũ sang URL tương đương mới.
Ghi mốc cơ sở trước khi bắt đầu rồi so sánh sau một chu kỳ thanh toán đầy đủ:
Sau đó đặt quy tắc quản trị gọn nhẹ để bộ công cụ không phình trở lại: công cụ mới cần có người phụ trách, công việc cụ thể, đối chiếu danh sách để tìm phần trùng và ghi ngày gia hạn. Với công ty nhỏ, thường chỉ cần rà soát kiểm kê 30 phút mỗi quý.
Chuyên gia tư vấn và nền tảng quản lý SaaS có ích nếu bạn có hàng trăm công cụ, nhiều phòng ban hoặc yêu cầu tuân thủ. Họ cung cấp công cụ khám phá và kinh nghiệm đàm phán. Với công ty có vài chục công cụ, bảng tính và năm giai đoạn trên thường giúp đạt phần lớn giá trị. Hướng dẫn cách giảm chi phí SaaS trình bày sâu hơn về đàm phán và gia hạn.
Lớp website thường có nhiều công cụ chồng lặp: CMS cho website chính, trình tạo trang đích riêng, công cụ biểu mẫu, tiện ích cửa hàng và dịch vụ lưu trữ riêng. We.Inc có thể thay thế một số công cụ bằng một nơi để tạo website, trang đích, cửa hàng trực tuyến và ứng dụng web từ mô tả, cho phép chỉnh sửa trực quan và bằng mã nguồn, đồng thời có lưu trữ và SSL. Việc đó có phù hợp hay không tùy bộ công cụ của bạn; hãy chấm điểm theo cùng phương pháp như mọi công cụ khác.
Bắt đầu miễn phí · Không cần thẻ tín dụng