Teknoloji yığını birleştirme, örtüşen yazılımı daha az platforma indirmek demektir. Bu rehber beş aşamalı bir yöntem sunar: envanter, örtüşme haritalama, tut/kes puanlama modeli, taşıma ve neyi tasarruf ettiğinizi ölçme.
Bir işletmenin kullandığı yazılım araçlarının sayısını kopyaları kaldırarak, kullanılmayan araçları emekliye ayırarak ve birkaç işlevi daha az platforma taşıyarak azaltma sürecidir. Amaçlar daha düşük maliyet, sürdürülecek daha az entegrasyon, daha az güvenlik maruziyeti ve uygulamalar arasında daha az geçiştir.
Eksiksiz bir envanterle başlayın: her araç, sahibi, maliyeti, yenileme tarihi, aktif kullanıcı sayısı ve yaptığı iş. Şirket kartı ve masraf raporları, SSO günlükleri ve finans dışa aktarımları insanların unuttuğu araçları yakalar. Ardından örtüşmeyi bulmak için araçları yaptıkları işe göre gruplayın.
Hayır. Hepsi bir arada platformlar yaygın ihtiyaçlar için entegrasyon işini ve maliyeti azaltır, ama uzmanlaşmış bir araç kritik bir şeyi çok daha iyi yaptığı yerlerde yine de tutmaya değer olabilir. Yaygın bir sonuç, çoğu işlev için bir çekirdek platform artı net sahipleri olan birkaç uzman araçtır.
Taşıma sırasında veri veya geçmiş kaybetmek, eski araca bağlı otomasyonları bozmak ve iş akışı değişen ekiplerden gelen direnç. İptal etmeden önce verileri dışa aktarın, önce her entegrasyonu haritalayın ve eski ve yeni araçları kısa bir süre paralel çalıştırın.
Toplam yıllık yazılım harcamasını ve araç sayısını öncesi ve sonrasıyla karşılaştırın, ardından daha yumuşak ölçümler ekleyin: entegrasyonlara ve yönetime harcanan zaman, çalışan başına giriş sayısı ve güvenlik incelemesi kapsamı. Herhangi bir şeyi iptal etmeden önce temel çizgiyi kaydedin.
Teknoloji yığını birleştirme, bir şirketin yazılımını aynı işleri kapsayan daha az araca indirme işidir: her aboneliği bulun, iki veya daha fazla aracın aynı şeyi yaptığı yerleri tespit edin, hangisini tutacağınıza karar verin, verileri taşıyın ve geri kalanı iptal edin. Düzgün yapıldığında maliyeti düşürür, kırılgan entegrasyonları kaldırır ve güvenlik yüzeyinizi küçültür. Aşağıdaki yöntem, beş kişilik bir ekip de olsanız departmanlar arası operasyon yürütseniz de işe yarar.
Bu nadiren tek bir kötü kararla olur. Yaygın nedenler:
Nedeni bilmek yeniden büyümeyi önlemenize yardımcı olur; bu, çoğu birleştirme projesinin atladığı kısımdır.
Bulmadığınızı birleştiremezsiniz. Birkaç kaynaktan çekin, çünkü her biri bir şeyi kaçırır:
| Kaynak | Neyi yakalar |
|---|---|
| Muhasebe / banka ve kart ekstreleri | Size fatura kesen her şey |
| Masraf raporları | Kişisel kartlarla alınıp geri ödenen araçlar |
| SSO veya kimlik sağlayıcı günlükleri | İnsanların gerçekten giriş yaptığı araçlar |
| Tarayıcı uzantısı ve OAuth izin listeleri | Google Workspace veya Microsoft 365'e bağlı uygulamalar |
| Her ekip liderine sormak | Ücretsiz araçlar ve paylaşılan girişlerle kullanılanlar |
Her araç için şunları kaydedin: ad, sahip, aylık ve yıllık maliyet, faturalama döngüsü, yenileme tarihi, ödenen koltuklar, aktif koltuklar ve sade kelimelerle yaptığı iş ("fatura gönderir", "web sitesini barındırır", "sözleşmeleri saklar").
İpucu: yenileme tarihleri en önemli sütundur. Bir yıl daha ödemeden ne zaman iptal edebileceğinizi söylerler.
Satıcı kategorileri yanıltıcıdır. Bunun yerine işe göre gruplayın. Tipik bir küçük işletme haritası şöyle görünebilir:
| İş | Şu anda bunu yapan araçlar |
|---|---|
| Dahili sohbet | Slack, Microsoft Teams (365 ile geldi), WhatsApp grupları |
| Dokümanlar ve wiki | Notion, Google Docs, Confluence |
| Proje takibi | Asana, Trello, Notion veritabanları |
| E-posta pazarlaması | Mailchimp, CRM'in yerleşik e-postası |
| Web sitesi ve açılış sayfaları | CMS sitesi, ayrı açılış sayfası oluşturucu, form aracı |
| Zamanlama | Calendly, CRM rezervasyon bağlantıları |
İki veya daha fazla aracı olan her iş bir birleştirme adayıdır. Net sahibi olmayan işler, maliyetten bağımsız olarak bir risktir.
Her örtüşen iş için aday araçları beş etkene göre 1 ile 5 arasında puanlayın:
Uygulamalı örnek: üç proje aracı. Asana kapsamda yüksek puan alır ama koltukların yalnızca üçte biri aktiftir. Trello bir ekip tarafından kullanılır. Notion zaten şirket wiki'sidir ve veritabanları diğer ekiplerin ihtiyaç duyduğu basit panoları kapsar. Notion'u tutup diğer ikisini kesmek, bir ekibi yeniden eğitme pahasına iki aboneliği ve bir entegrasyonu kaldırır. O ekibin iş akışı gerçekten uyuyorsa makul bir karar.
Yardımcı olan karar kuralları:
Birleştirme hasarının çoğu burada olur. Güvenli bir sıra:
Başlamadan önce bir temel çizgi kaydedin, ardından bir tam faturalama döngüsünden sonra karşılaştırın:
Ardından yığın yeniden dallanıp budaklanmasın diye hafif bir yönetişim kuralı ekleyin: her yeni aracın bir sahibi, belirtilmiş bir işi, örtüşme için envanterle bir kontrolü ve kaydedilmiş bir yenileme tarihi olmalıdır. Küçük bir şirket için envanterin üç ayda bir 30 dakikalık gözden geçirilmesi genellikle yeterlidir.
Yüzlerce aracınız, birçok departmanınız veya uyumluluk gereksinimleriniz varsa danışmanlar ve SaaS yönetim platformları yardımcı olabilir. Keşif araçları ve pazarlık deneyimi ekler. Birkaç düzine aracı olan bir şirket için bir e-tablo ve yukarıdaki beş aşama genellikle değerin çoğunu sağlar. SaaS maliyetleri nasıl azaltılır rehberimiz pazarlık ve yenileme taktiklerini daha derinlemesine kapsar.
Web sitesi katmanı sık görülen bir örtüşmedir: ana site için bir CMS, ayrı bir açılış sayfası oluşturucu, bir form aracı, bir mağaza eklentisi ve ayrı barındırma. We.Inc bunların birkaçının yerini, bir tariften web sitelerini, açılış sayfalarını, çevrimiçi mağazaları ve web uygulamalarını görsel ve kod düzenlemesi, barındırma ve SSL dahil oluşturan tek bir yerle değiştirebilir. Buna uyup uymadığı envanterinize bağlıdır; bu yüzden diğer her şeyle aynı modelle puanlayın.
Ücretsiz başlayın · Kredi kartı gerekmez