टेक स्टैक कंसॉलिडेशन का मतलब है ओवरलैप करने वाले सॉफ्टवेयर को कम प्लेटफॉर्म में समेटना। यह गाइड पांच-चरण का तरीका देती है: इन्वेंटरी, ओवरलैप मैपिंग, एक keep/cut स्कोरिंग मॉडल, माइग्रेशन और आपने क्या बचाया इसे मापना।
यह डुप्लिकेट हटाकर, बिना इस्तेमाल वाले टूल रिटायर करके और कई फंक्शन को कम प्लेटफॉर्म पर ले जाकर एक बिज़नेस के इस्तेमाल किए जाने वाले सॉफ्टवेयर टूल की संख्या घटाने की प्रक्रिया है। लक्ष्य हैं कम लागत, बनाए रखने के लिए कम इंटीग्रेशन, कम सिक्योरिटी एक्सपोज़र और ऐप्स के बीच कम स्विचिंग।
एक पूरी इन्वेंटरी से शुरू करें: हर टूल, उसका मालिक, लागत, रिन्यूअल तारीख, एक्टिव यूज़र्स की संख्या और यह जो काम करता है। कंपनी कार्ड और खर्च रिपोर्ट, SSO लॉग और फाइनेंस एक्सपोर्ट उन टूल को पकड़ते हैं जिन्हें लोग भूल गए। फिर ओवरलैप ढूंढने के लिए टूल को उनके काम के हिसाब से समूहित करें।
नहीं। ऑल-इन-वन प्लेटफॉर्म सामान्य ज़रूरतों के लिए इंटीग्रेशन काम और लागत घटाते हैं, लेकिन एक विशेष टूल फिर भी रखने लायक हो सकता है जहां यह कोई महत्वपूर्ण चीज़ कहीं बेहतर करता है। एक आम नतीजा है ज़्यादातर फंक्शन के लिए एक मुख्य प्लेटफॉर्म प्लस साफ मालिकों वाले कुछ विशेषज्ञ टूल।
माइग्रेशन के दौरान डेटा या हिस्ट्री खोना, पुराने टूल पर निर्भर ऑटोमेशन का टूटना, और जिन टीमों का वर्कफ्लो बदलता है उनका विरोध। कैंसिल करने से पहले डेटा एक्सपोर्ट करें, पहले हर इंटीग्रेशन मैप करें, और थोड़ी देर के लिए पुराने और नए टूल साथ में चलाएं।
पहले और बाद के कुल सालाना सॉफ्टवेयर खर्च और टूल की संख्या की तुलना करें, फिर नरम मापदंड जोड़ें: इंटीग्रेशन और एडमिन पर बिताया गया समय, प्रति कर्मचारी लॉगिन की संख्या, और सिक्योरिटी रिव्यू का दायरा। कुछ भी कैंसिल करने से पहले बेसलाइन रिकॉर्ड करें।
टेक स्टैक कंसॉलिडेशन एक कंपनी के सॉफ्टवेयर को कम टूल में समेटने का काम है जो एक जैसे काम कवर करते हैं: हर सब्सक्रिप्शन ढूंढें, देखें कि कहां दो या ज़्यादा टूल एक ही चीज़ करते हैं, तय करें कि कौन सा रखना है, डेटा माइग्रेट करें और बाकी कैंसिल करें। सही तरीके से करने पर यह लागत घटाता है, नाज़ुक इंटीग्रेशन हटाता है और आपका सिक्योरिटी सरफेस छोटा करता है। नीचे दिया गया तरीका काम करता है चाहे आप पांच लोगों की टीम हों या डिपार्टमेंट में ऑपरेशन चला रहे हों।
यह शायद ही कभी एक खराब फैसले से होता है। आम वजहें:
वजह जानना दोबारा फैलने से रोकने में मदद करता है, जो हिस्सा ज़्यादातर कंसॉलिडेशन प्रोजेक्ट छोड़ देते हैं।
आप वह कंसॉलिडेट नहीं कर सकते जो आपने ढूंढा नहीं। कई स्रोतों से खींचें, क्योंकि हर एक कुछ छोड़ देता है:
| स्रोत | यह क्या पकड़ता है |
|---|---|
| अकाउंटिंग / बैंक और कार्ड स्टेटमेंट | जो कुछ भी आपको बिल करता है |
| खर्च रिपोर्ट | पर्सनल कार्ड पर खरीदे और वापस चुकाए गए टूल |
| SSO या आइडेंटिटी प्रोवाइडर लॉग | टूल जिनमें लोग असल में लॉग इन करते हैं |
| ब्राउज़र एक्सटेंशन और OAuth ग्रांट लिस्ट | Google Workspace या Microsoft 365 से जुड़े ऐप |
| हर टीम लीड से पूछना | फ्री टूल और शेयर्ड लॉगिन से इस्तेमाल होने वाले |
हर टूल के लिए रिकॉर्ड करें: नाम, मालिक, मंथली और एनुअल लागत, बिलिंग साइकल, रिन्यूअल तारीख, भुगतान की गई सीट, एक्टिव सीट, और सरल शब्दों में यह जो काम करता है ("इनवॉइस भेजता है", "वेबसाइट होस्ट करता है", "कॉन्ट्रैक्ट स्टोर करता है")।
टिप: रिन्यूअल तारीखें सबसे ज़रूरी कॉलम हैं। वे बताती हैं कि आप बिना एक और साल का भुगतान किए कब कैंसिल कर सकते हैं।
वेंडर कैटेगरी भ्रामक होती हैं। इसके बजाय काम से समूहित करें। एक सामान्य छोटे बिज़नेस का मैप ऐसा दिख सकता है:
| काम | इसे करने वाले मौजूदा टूल |
|---|---|
| इंटरनल चैट | Slack, Microsoft Teams (365 के साथ आया), WhatsApp ग्रुप |
| डॉक्स और विकी | Notion, Google Docs, Confluence |
| प्रोजेक्ट ट्रैकिंग | Asana, Trello, Notion डेटाबेस |
| ईमेल मार्केटिंग | Mailchimp, CRM का बिल्ट-इन ईमेल |
| वेबसाइट और लैंडिंग पेज | CMS साइट, अलग लैंडिंग पेज बिल्डर, फॉर्म टूल |
| शेड्यूलिंग | Calendly, CRM बुकिंग लिंक |
दो या ज़्यादा टूल वाला कोई भी काम कंसॉलिडेशन का उम्मीदवार है। बिना किसी साफ मालिक वाले काम, लागत चाहे जो भी हो, एक जोखिम हैं।
हर ओवरलैप करने वाले काम के लिए, उम्मीदवार टूल को पांच फैक्टर पर 1 से 5 तक स्कोर करें:
एक उदाहरण: तीन प्रोजेक्ट टूल। Asana कवरेज पर ऊंचा स्कोर करता है लेकिन सिर्फ एक तिहाई सीट एक्टिव हैं। Trello एक टीम इस्तेमाल करती है। Notion पहले से कंपनी की विकी है और इसके डेटाबेस दूसरी टीमों को चाहिए वाले सिंपल बोर्ड कवर करते हैं। Notion रखना और बाकी दो हटाना दो सब्सक्रिप्शन और एक इंटीग्रेशन हटाता है, एक टीम को फिर से ट्रेन करने की कीमत पर। यह एक उचित फैसला है, बशर्ते उस टीम का वर्कफ्लो वाकई फिट बैठे।
मदद करने वाले फैसला नियम:
ज़्यादातर कंसॉलिडेशन नुकसान यहीं होता है। एक सुरक्षित क्रम:
जब वेबसाइट, लैंडिंग पेज और फॉर्म टूल मर्ज किए जाते हैं तो कदम 7 अक्सर भूल जाता है। पुराने URL से उनके नए समकक्ष पर 301 रीडायरेक्ट सेट करें।
शुरू करने से पहले एक बेसलाइन रिकॉर्ड करें, फिर एक पूरे बिलिंग साइकल के बाद तुलना करें:
फिर एक हल्का गवर्नेंस नियम जोड़ें ताकि स्टैक दोबारा न फैले: हर नए टूल को एक मालिक, एक बताया गया काम, ओवरलैप के लिए इन्वेंटरी के खिलाफ एक जांच और एक रिकॉर्ड की गई रिन्यूअल तारीख चाहिए। एक छोटी कंपनी के लिए इन्वेंटरी का तिमाही 30-मिनट का रिव्यू आमतौर पर काफी है।
अगर आपके पास सैकड़ों टूल, कई डिपार्टमेंट या कंप्लायंस ज़रूरतें हैं, तो कंसल्टेंट और SaaS मैनेजमेंट प्लेटफॉर्म मदद कर सकते हैं। वे डिस्कवरी टूलिंग और नेगोशिएशन अनुभव जोड़ते हैं। कुछ दर्जन टूल वाली कंपनी के लिए, एक स्प्रेडशीट और ऊपर के पांच चरण आमतौर पर ज़्यादातर वैल्यू दे देते हैं। नेगोशिएशन और रिन्यूअल तरकीबों के लिए SaaS लागत कैसे कम करें पर हमारी गाइड ज़्यादा गहराई में जाती है।
वेबसाइट लेयर एक बार-बार होने वाला ओवरलैप है: मुख्य साइट के लिए एक CMS, एक अलग लैंडिंग पेज बिल्डर, एक फॉर्म टूल, एक स्टोर प्लगइन और अलग होस्टिंग। We.Inc इनमें से कई को एक ऐसी जगह से बदल सकता है जो एक विवरण से वेबसाइट, लैंडिंग पेज, ऑनलाइन स्टोर और वेब ऐप बनाती है, विज़ुअल और कोड एडिटिंग, होस्टिंग और SSL के साथ। क्या यह फिट बैठता है यह आपकी इन्वेंटरी पर निर्भर करता है, इसलिए इसे बाकी सब की तरह उसी मॉडल से स्कोर करें।
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