SaaS टूल का फैलाव बजट खा रहा है। उत्पादकता से समझौता किए बिना सॉफ्टवेयर का ऑडिट करने, एकीकृत करने और बेहतर इस्तेमाल के 8 व्यावहारिक तरीके जानें।
औसत मध्यम आकार की कंपनी 130 से अधिक SaaS ऐप इस्तेमाल करती है। अधिकतर कंपनियों को इसका पता तब चलता है जब कोई क्रेडिट कार्ड विवरण देखता है और ऐसे टूल की सदस्यता पाता है जिसे खरीदना किसी को याद नहीं।
SaaS टूल का फैलाव असली है, महंगा है और इसे ठीक किया जा सकता है। यह गाइड उत्पादकता घटाए बिना SaaS खर्च कम करने के आठ व्यावहारिक तरीके बताती है।
SaaS टूल फैलने की छिपी लागत
समाधान देखने से पहले समस्या का आकार जानें। Gartner के शोध के अनुसार:
SaaS लाइसेंसों में 25% का बिल्कुल उपयोग नहीं होता।
कंपनियां SaaS पर औसतन 30% ज्यादा खर्च करती हैं।
औसत कर्मचारी हर दिन 8 से 12 अलग ऐप इस्तेमाल करता है; ऐप बदलते रहने से काम में रुकावट आती है।
खर्च सिर्फ पैसों का नहीं है। हर अतिरिक्त टूल का मतलब अधिक लॉग-इन, अलग-अलग डेटा, बड़ा सुरक्षा जोखिम और नए कर्मचारियों के लिए ज्यादा प्रशिक्षण है।
रणनीति 1: SaaS का पूरा ऑडिट करें
जो दिखता नहीं, उसका खर्च घटा नहीं सकते। पूरी सूची से शुरू करें:
पिछले 12 महीनों के क्रेडिट कार्ड और खर्च विवरण निकालें और हर बार आने वाला सॉफ्टवेयर शुल्क चिन्हित करें।
हर विभाग से पूछें: टीम लीडर से पता करें कि उनकी टीम रोज, हफ्ते या महीने में असल में कौन-से टूल इस्तेमाल करती है।
SSO और पहचान सेवा के लॉग देखें: SSO मौजूद हो तो इससे पता चल सकता है कि कौन-से ऐप कितनी बार खोले जाते हैं।
हर सदस्यता की कीमत, जिम्मेदार मालिक, लाइसेंस की संख्या और उपयोग दर लिखें।
रणनीति 2: बेकार और दोहराए गए लाइसेंस हटाएं
ऑडिट के बाद सबसे आसान बचत अक्सर यहीं मिलती है:
छोड़े गए खाते: उन कर्मचारियों के लाइसेंस जो महीनों पहले कंपनी छोड़ गए।
अलमारी में पड़ा सॉफ्टवेयर: खत्म हुए प्रोजेक्ट या बंद पहल के लिए खरीदे गए टूल।
एक जैसे काम वाले टूल: दो टीमें अलग प्रोजेक्ट मैनेजमेंट टूल या कई टीमें अलग डिजाइन टूल के लिए भुगतान कर रही हों।
इन्हें तुरंत रद्द करें, एक करें या कम स्तर पर लाएं।
रणनीति 3: टूल का समूह एकीकृत करें
सबसे बड़ी बचत यहां हो सकती है। वेबसाइट, ईमेल, CRM, सोशल मीडिया योजना और एनालिटिक्स के लिए अलग-अलग भुगतान के बजाय कई काम करने वाले प्लेटफॉर्म देखें।
उदाहरण के लिए, We.Inc जैसा AI वेबसाइट बिल्डर अलग वेबसाइट बिल्डर, वेब होस्ट, पेज बिल्डर प्लगइन और साइट में बदलाव के लिए फ्रीलांसर की जरूरत हटा सकता है। आप चैट में जरूरत बताएं, दृश्य रूप या कोड से सुधारें और मुफ्त SSL सहित कस्टम डोमेन पर एक ही जगह से प्रकाशित करें। कई कारोबारों के लिए सिर्फ यह एकीकरण, अलग-अलग चीजें जोड़ने के मुकाबले ऑनलाइन आने और बने रहने की लागत 40% या अधिक घटाता है।
एकीकरण के अवसरों का मूल्यांकन
मौजूदा टूल को उनके काम के अनुसार सूचीबद्ध करें।
ऐसे प्लेटफॉर्म खोजें जो एक से अधिक काम करते हों।
एकीकृत प्लेटफॉर्म की कीमत को अलग-अलग टूल के कुल खर्च से मिलाएं।
छिपे खर्च जोड़ें: इंटीग्रेशन का रखरखाव, डेटा सिंक की गड़बड़ी और प्रशिक्षण का समय।
रणनीति 4: प्लान का सही स्तर चुनें
अधिकतर SaaS विक्रेता अलग सुविधाओं वाले प्लान देते हैं। जांचें कि कहीं ऐसी सुविधाओं के लिए तो भुगतान नहीं कर रहे जिन्हें इस्तेमाल नहीं करते:
क्या Enterprise प्लान लिया है जबकि Pro प्लान में टीम की सारी जरूरतें पूरी होती हैं?
50 सीटों का भुगतान है जबकि टूल सिर्फ 30 लोग इस्तेमाल करते हैं?
प्रीमियम एनालिटिक्स अतिरिक्त सुविधा चाहिए या सामान्य रिपोर्ट काफी है?
एक या दो टूल को Enterprise से Pro पर लाने से हर साल हजारों बच सकते हैं।
रणनीति 5: सालाना अनुबंध पर बातचीत करें
मासिक भुगतान से सालाना बिलिंग पर जाएं तो आम तौर पर 15 से 25 प्रतिशत बचत होती है। कोई सालाना अनुबंध नवीनीकृत करने से पहले:
दूसरे विक्रेताओं से कीमत लें: विकल्पों की लागत जानने से बातचीत में बढ़त मिलती है।
कई साल की छूट पूछें: विक्रेता दो या तीन साल के समझौते पर अतिरिक्त छूट दे सकते हैं।
बातचीत का सही समय चुनें: विक्रेता की वित्तीय तिमाही का अंत बिक्री टीम के ज्यादा लचीला होने का समय है।
रणनीति 6: SaaS खरीद नीति बनाएं
खरीदने के साफ नियम बनाकर आगे टूल फैलने से रोकें:
तय सीमा से महंगे सभी नए सॉफ्टवेयर के लिए IT या वित्त टीम की अनुमति जरूरी हो।
नया टूल मौजूदा टूल से मिलाकर जांचें: क्या कोई मौजूदा चीज यह जरूरत पूरी करती है?
हर सदस्यता का फिर से मूल्यांकन करने के लिए तिमाही समीक्षा तय करें।
रणनीति 7: नया टूल खरीदने से पहले मौजूद सुविधाएं इस्तेमाल करें
एक और टूल जोड़ने से पहले देखें कि मौजूदा प्लेटफॉर्म में जरूरी काम पहले से हो सकता है। उदाहरण:
प्रोजेक्ट मैनेजमेंट टूल में समय दर्ज करने की सुविधा हो तो अलग टाइम-ट्रैकिंग ऐप की जरूरत न हो।
ईमेल प्लेटफॉर्म लैंडिंग पेज बना सकता हो तो अलग पेज टूल की जरूरत घटे।
CRM में रिपोर्टिंग हो तो आपकी जरूरत के लिए अलग BI टूल अनावश्यक हो सकता है।
रणनीति 8: उपयोग पर लगातार नजर रखें
खर्च घटाना एक बार का प्रोजेक्ट नहीं, लगातार चलने वाला काम है। तिमाही समीक्षा तय करें:
हर टूल के उपयोग के आंकड़े देखें।
असली इस्तेमाल को खरीदी गई सीटों से मिलाएं।
मंजूरी के बिना अपनाए गए नए टूल खोजें।
देखें कि एकीकरण के नए अवसर सामने आए हैं या नहीं।
संभावित बचत का हिसाब
बचत का अनुमान लगाने के लिए यह तरीका अपनाएं:
बेकार लाइसेंस: उनकी संख्या को प्रति सीट लागत से गुणा करें। यही तुरंत मिलने वाली बचत है।
एकीकरण की बचत: जिस एकीकृत प्लेटफॉर्म से टूल हट सकते हैं उनकी लागत जोड़ें, फिर प्लेटफॉर्म का खर्च घटाएं।
प्लान सुधार: मौजूदा प्लान और इस्तेमाल के अनुसार सही प्लान की कीमत का अंतर निकालें।
सालाना बिलिंग की बचत: मासिक भुगतान वाले बाकी टूल पर सामान्य 20% छूट का हिसाब लगाएं।
इस अभ्यास से अधिकतर कंपनियां 20 से 40 प्रतिशत बचत पाती हैं।
मुख्य बातें
SaaS लागत आपके बजट की उन मदों में है जिन्हें सबसे ज्यादा नियंत्रित किया जा सकता है। ऑडिट से शुरू करें, फिजूलखर्ची हटाएं, जहां संभव हो टूल एकीकृत करें और नियमित समीक्षा को काम का हिस्सा बनाएं। लक्ष्य कम टूल इस्तेमाल करना नहीं, सही टूल चुनना और बाकी पर भुगतान बंद करना है।