วิธีลดค่าใช้จ่าย SaaS: 8 กลยุทธ์ลดงบซอฟต์แวร์
ซอฟต์แวร์ SaaS ที่กระจัดกระจายกำลังกินงบ เรียนรู้ 8 วิธีตรวจสอบ รวมเครื่องมือ และปรับสแต็กซอฟต์แวร์ให้คุ้มโดยไม่ลดประสิทธิภาพการทำงาน
บริษัทขนาดกลางโดยเฉลี่ยใช้แอป SaaS มากกว่า 130 แอป หลายแห่งไม่รู้ตัวจนกว่าจะมีคนตรวจรายการบัตรเครดิตและพบค่าสมาชิกเครื่องมือที่ไม่มีใครจำได้ว่าเคยซื้อ
SaaS sprawl หรือการมีเครื่องมือ SaaS กระจัดกระจายเป็นปัญหาจริง มีค่าใช้จ่ายสูง และแก้ไขได้ คู่มือนี้จะพาคุณดู 8 กลยุทธ์ที่นำไปใช้ได้จริงเพื่อลดค่าใช้จ่าย SaaS โดยไม่ลดประสิทธิภาพการทำงาน
ต้นทุนแฝงของ SaaS sprawl
ก่อนดูวิธีแก้ ลองประเมินขนาดปัญหา งานวิจัยจาก Gartner ระบุว่า:
- ใบอนุญาต SaaS 25% ไม่เคยถูกใช้งานเลย
- บริษัทจ่ายค่า SaaS เกินความจำเป็นโดยเฉลี่ย 30%
- พนักงานโดยเฉลี่ยใช้แอป 8 ถึง 12 แอปในแต่ละวัน ทำให้ประสิทธิภาพลดลงเมื่อต้องสลับบริบทไปมา
ต้นทุนไม่ได้มีแค่เงิน เครื่องมือที่เพิ่มขึ้นทุกตัวหมายถึงการเข้าสู่ระบบเพิ่ม ไซโลข้อมูลเพิ่ม พื้นที่เสี่ยงด้านความปลอดภัยเพิ่ม และต้องฝึกอบรมพนักงานใหม่มากขึ้น
กลยุทธ์ที่ 1: ตรวจสอบ SaaS ทั้งหมด
คุณลดค่าใช้จ่ายในสิ่งที่มองไม่เห็นไม่ได้ เริ่มจากทำรายการให้ครบ:
- ดึงรายการบัตรเครดิตและค่าใช้จ่าย ย้อนหลัง 12 เดือน แล้วทำเครื่องหมายรายการซอฟต์แวร์ที่เรียกเก็บเงินซ้ำทุกครั้ง
- สอบถามแต่ละแผนก ถามหัวหน้าทีมว่าเครื่องมือใดที่ทีมใช้จริงเป็นประจำทุกวัน ทุกสัปดาห์ และทุกเดือน
- ตรวจบันทึก SSO และผู้ให้บริการยืนยันตัวตน: หากมีระบบ SSO บันทึกจะแสดงว่าเข้าถึงแอปใดและบ่อยแค่ไหน
บันทึกค่าสมาชิกทุกตัว พร้อมค่าใช้จ่าย เจ้าของ จำนวนใบอนุญาต และอัตราการใช้งาน
กลยุทธ์ที่ 2: ยกเลิกใบอนุญาตที่ไม่ใช้หรือซ้ำซ้อน
นี่คือส่วนที่ประหยัดได้ง่ายที่สุด หลังตรวจสอบแล้ว คุณน่าจะพบ:
- บัญชีซอมบี้: ใบอนุญาตของพนักงานที่ออกจากบริษัทไปหลายเดือนแล้ว
- ซอฟต์แวร์ที่ถูกวางทิ้ง: เครื่องมือที่ซื้อให้โครงการซึ่งจบไปแล้วหรือแผนงานที่ยกเลิก
- เครื่องมือทำงานทับซ้อน: สองทีมใช้ระบบจัดการโครงการคนละตัว หรือหลายทีมจ่ายค่าเครื่องมือออกแบบแยกกัน
ยกเลิก รวมบัญชี หรือปรับลดแพ็กเกจทันที
กลยุทธ์ที่ 3: รวมเครื่องมือในสแต็ก
จุดนี้ช่วยประหยัดได้มากที่สุด แทนที่จะจ่ายแยกสำหรับเว็บไซต์ เครื่องมืออีเมล CRM การจัดตารางโซเชียลมีเดีย และระบบวิเคราะห์ข้อมูล ให้มองหาแพลตฟอร์มที่ทำได้หลายอย่าง
ตัวอย่างเช่น เครื่องมือสร้างเว็บไซต์ AI อย่าง We.Inc ใช้แทนเครื่องมือสร้างเว็บไซต์ เว็บโฮสต์ ปลั๊กอินสร้างหน้าเว็บ และการจ้างฟรีแลนซ์แก้เว็บไซต์ได้ เพราะคุณอธิบายสิ่งที่ต้องการผ่านแชต ปรับหน้าตาด้วยภาพหรือโค้ด แล้วเผยแพร่บนโดเมนที่กำหนดเองพร้อม SSL ฟรีได้จากที่เดียว สำหรับธุรกิจจำนวนมาก การรวมส่วนเหล่านี้ช่วยลดค่าใช้จ่ายในการออนไลน์และดูแลเว็บไซต์ ได้ 40% หรือมากกว่า เมื่อเทียบกับการนำเครื่องมือแยกมาประกอบกัน
วิธีประเมินโอกาสในการรวมเครื่องมือ
- จัดรายการเครื่องมือที่ใช้อยู่ตามหน้าที่
- หาแพลตฟอร์มที่ครอบคลุมได้หลายหน้าที่
- เปรียบเทียบค่าใช้จ่ายแบบรวมกับผลรวมของเครื่องมือแต่ละตัว
- คิดต้นทุนแฝงด้วย เช่น การดูแลระบบเชื่อมต่อ ปัญหาซิงก์ข้อมูล และเวลาอบรม
กลยุทธ์ที่ 4: ปรับแพ็กเกจให้เหมาะกับการใช้งาน
ผู้ให้บริการ SaaS ส่วนใหญ่มีแพ็กเกจหลายระดับ ตรวจสอบว่าคุณจ่ายค่าฟีเจอร์ที่ไม่ได้ใช้หรือไม่:
- ใช้แพ็กเกจ Enterprise ทั้งที่ Pro มีทุกอย่างที่ทีมต้องการหรือเปล่า?
- จ่าย 50 ที่นั่งทั้งที่มีผู้ใช้จริงเพียง 30 คนหรือไม่?
- จำเป็นต้องมีส่วนเสริมวิเคราะห์ข้อมูลแบบพรีเมียมหรือรายงานมาตรฐานก็พอ?
การปรับลดเครื่องมือหนึ่งหรือสองตัวจาก Enterprise เป็น Pro อาจประหยัดได้หลายพันดอลลาร์ต่อปี
กลยุทธ์ที่ 5: ต่อรองสัญญารายปี
หากจ่ายรายเดือน การเปลี่ยนเป็นรายปีมักช่วยประหยัด 15 ถึง 25 เปอร์เซ็นต์ ก่อนต่อสัญญารายปีใด ๆ:
- ขอราคาเปรียบเทียบจากคู่แข่ง: เมื่อรู้ว่าทางเลือกอื่นราคาเท่าไร คุณก็มีอำนาจต่อรอง
- ขอส่วนลดหลายปี: ผู้ขายมักให้ส่วนลดเพิ่มเมื่อทำสัญญา 2 หรือ 3 ปี
- เลือกเวลาต่อรอง: ช่วงท้ายไตรมาสการเงินของผู้ขายเป็นเวลาที่ทีมขายยืดหยุ่นมากที่สุด
กลยุทธ์ที่ 6: กำหนดนโยบายจัดซื้อ SaaS
ป้องกันไม่ให้เครื่องมือกระจัดกระจายอีก ด้วยแนวทางการซื้อที่ชัดเจน:
- การซื้อซอฟต์แวร์ใหม่ที่เกินวงเงินกำหนดต้องได้รับอนุมัติจากฝ่าย IT หรือการเงิน
- ประเมินเครื่องมือใหม่เทียบกับสแต็กปัจจุบันก่อนซื้อ มีเครื่องมือเดิมที่รองรับความต้องการนี้หรือไม่?
- กำหนดรอบตรวจสอบทุกไตรมาสเพื่อประเมินค่าสมาชิกแต่ละรายการอีกครั้ง
กลยุทธ์ที่ 7: ใช้ฟีเจอร์ที่มีอยู่ก่อนซื้อเครื่องมือใหม่
ก่อนเพิ่มเครื่องมือในสแต็ก ให้ตรวจว่าแพลตฟอร์มที่มีอยู่ทำสิ่งที่ต้องการได้แล้วหรือไม่ ตัวอย่างที่พบบ่อย:
- เครื่องมือจัดการโครงการอาจมีระบบจับเวลาในตัว ทำให้ไม่ต้องใช้แอปจับเวลาแยก
- แพลตฟอร์มอีเมลอาจมีเครื่องมือสร้างหน้าแลนดิ้งเพจ ลดความจำเป็นในการใช้เครื่องมือเฉพาะทาง
- CRM อาจมีรายงานในตัว ทำให้ไม่ต้องมีเครื่องมือ BI แยกสำหรับความต้องการของคุณ
กลยุทธ์ที่ 8: ติดตามการใช้งานอย่างต่อเนื่อง
การลดต้นทุนไม่ใช่โครงการที่ทำครั้งเดียว แต่เป็นงานต่อเนื่อง ตั้งรอบทบทวนทุกไตรมาส:
- ตรวจข้อมูลการใช้งานของทุกเครื่องมือ
- เปรียบเทียบการใช้จริงกับจำนวนที่นั่งที่ซื้อใบอนุญาตไว้
- หาเครื่องมือใหม่ที่ทีมเริ่มใช้โดยไม่ได้รับอนุมัติอย่างเป็นทางการ
- ประเมินอีกครั้งว่ามีโอกาสรวมเครื่องมือเกิดขึ้นหรือไม่
คำนวณเงินที่อาจประหยัดได้
ใช้กรอบง่าย ๆ นี้ประเมินเงินที่ประหยัดได้:
- ใบอนุญาตที่ไม่ได้ใช้: นับจำนวนแล้วคูณด้วยราคาต่อที่นั่ง นี่คือเงินที่ประหยัดได้ทันที
- การรวมเครื่องมือ: รวมราคาเครื่องมือที่แพลตฟอร์มเดียวอาจใช้แทน แล้วหักราคาแพลตฟอร์มนั้นออก
- ปรับระดับแพ็กเกจ: คำนวณส่วนต่างระหว่างแพ็กเกจปัจจุบันกับระดับที่เหมาะกับการใช้งานจริง
- ส่วนลดรายปี: ใช้ส่วนลดทั่วไป 20% กับเครื่องมือที่ยังจ่ายรายเดือน
บริษัทส่วนใหญ่พบว่าสามารถประหยัดได้ 20 ถึง 40 เปอร์เซ็นต์จากการตรวจสอบนี้
ประเด็นสำคัญ
ค่า SaaS เป็นรายการหนึ่งในงบประมาณที่ควบคุมได้มากที่สุด เริ่มจากตรวจสอบ ยกเลิกสิ่งที่สิ้นเปลือง รวมเครื่องมือเมื่อเหมาะสม และใส่การทบทวนอย่างสม่ำเสมอไว้ในกระบวนการทำงาน เป้าหมายไม่ใช่การใช้เครื่องมือให้น้อยลง แต่คือการใช้เครื่องมือที่เหมาะสมและหยุดจ่ายเงินให้กับส่วนที่เหลือ
เริ่มต้นฟรี · ไม่ต้องใช้บัตรเครดิต
Product
Who It's For
Features
Resources
Company
View Sitemap