불어나는 SaaS 비용은 예산을 갉아먹습니다. 생산성을 희생하지 않고 소프트웨어를 점검·통합·최적화하는 실용 전략 8가지를 알아보세요.
중간 규모 기업은 평균 130개 이상의 SaaS 애플리케이션을 사용합니다. 많은 회사가 신용카드 내역을 점검해 아무도 언제 구매했는지 기억하지 못하는 도구의 구독료를 발견할 때까지 이 사실을 알아차리지 못합니다.
SaaS 도구의 과도한 확산은 실제로 발생하며 비용이 많이 들지만 해결할 수 있습니다. 이 가이드에서는 생산성을 희생하지 않고 SaaS 비용을 줄이는 실용적인 전략 8가지를 설명합니다.
SaaS 도구 확산의 숨은 비용
해결책을 살펴보기 전에 문제의 규모를 수치로 확인해 보겠습니다. Gartner 조사에 따르면:
SaaS 라이선스의 25%가 전혀 사용되지 않습니다.
기업은 평균 30%의 SaaS 비용을 초과 지출합니다.
직원 한 명은 매일 평균 8~12개 앱을 사용하며, 앱을 전환할 때 생산성이 저하됩니다.
비용은 금전적인 것만이 아닙니다. 도구가 하나 늘 때마다 로그인과 분리된 데이터, 보안 취약 영역, 신규 직원 교육이 더 필요합니다.
전략 1: 전체 SaaS 점검하기
현황을 볼 수 없으면 비용도 줄일 수 없습니다. 먼저 모든 구독을 빠짐없이 정리하세요.
지난 12개월의 신용카드 및 비용 보고서를 가져와 반복 청구되는 소프트웨어 비용을 표시합니다.
부서별로 조사해 팀장이 팀원들이 매일, 매주, 매월 실제 사용하는 도구를 확인하도록 합니다.
SSO와 ID 공급자 로그를 확인합니다. SSO 솔루션이 있다면 어떤 앱이 얼마나 자주 접속되는지 보여 줄 수 있습니다.
각 구독의 비용, 담당자, 라이선스 수, 활용률을 문서에 기록하세요.
전략 2: 사용하지 않는 라이선스와 중복 구독 없애기
가장 쉽게 절감할 수 있는 비용입니다. 점검 후 다음 항목을 발견할 가능성이 큽니다.
좀비 계정: 몇 달 전에 퇴사한 직원의 라이선스.
방치된 소프트웨어: 끝난 프로젝트나 중단된 계획 때문에 구매한 도구.
기능이 겹치는 도구: 두 팀이 서로 다른 프로젝트 관리 도구를 쓰거나 여러 팀이 각자 디자인 도구를 구매.
바로 취소하거나 통합하거나 하위 요금제로 변경하세요.
전략 3: 소프트웨어 묶음 통합하기
비용을 가장 크게 줄일 수 있는 지점입니다. 웹사이트, 이메일 도구, CRM, 소셜 미디어 예약, 분석 도구를 따로 구매하는 대신 여러 기능을 합친 플랫폼을 찾아보세요.
예를 들어 We.Inc 같은 인공지능 웹사이트 빌더에서는 채팅으로 필요한 내용을 설명하고 화면이나 코드로 다듬은 뒤 무료 SSL이 적용된 사용자 지정 도메인에 게시할 수 있습니다. 한곳에서 관리하므로 별도 웹사이트 빌더, 웹 호스트, 페이지 빌더 플러그인, 사이트 수정용 프리랜서 개발자를 각각 이용하지 않아도 됩니다. 여러 비즈니스에서 이런 통합만으로 각 도구를 따로 연결하는 것보다 온라인에 접속하고 유지하는 비용을 40% 이상 절감할 수 있습니다.
통합 기회를 평가하는 방법
현재 사용하는 도구를 기능별로 나열합니다.
여러 기능을 담당할 수 있는 플랫폼을 찾습니다.
통합 플랫폼 가격과 개별 도구의 합계를 비교합니다.
연동 유지 관리, 데이터 동기화 문제, 교육 시간 같은 숨은 비용을 고려합니다.
전략 4: 요금제 규모를 사용량에 맞추기
대부분의 SaaS 업체는 여러 단계의 요금제를 제공합니다. 사용하지 않는 기능에 비용을 내는지 확인하세요.
팀에 필요한 기능을 Pro 요금제가 모두 제공하는데 Enterprise 요금제를 쓰고 있나요?
실제로 30명만 사용하는 도구에 사용자 50명분을 결제하고 있나요?
프리미엄 분석 추가 기능이 필요한가요, 아니면 기본 보고서로 충분한가요?
도구 한두 개의 요금제를 Enterprise에서 Pro로 낮추면 연간 수천 달러를 절약할 수 있습니다.
전략 5: 연간 계약 협상하기
매달 결제했다면 연간 결제로 바꿔 보세요. 보통 15~25%를 절약할 수 있습니다. 연간 계약을 갱신하기 전에 다음을 준비하세요.
경쟁 업체 견적을 확인합니다. 대안의 가격을 알면 협상력이 생깁니다.
다년 계약 할인을 문의합니다. 업체는 2~3년 약정에 추가 할인을 제공하기도 합니다.
협상 시점을 고릅니다. 업체의 회계 분기 말에는 영업팀이 가격 조정에 가장 유연합니다.
전략 6: SaaS 구매 정책 도입하기
명확한 구매 지침을 만들어 앞으로 도구가 무분별하게 늘지 않도록 하세요.
일정 금액을 넘는 새 소프트웨어 구매는 IT 또는 재무 부서 승인을 받습니다.
새 도구를 기존 소프트웨어와 비교해 필요성을 평가합니다. 현재 도구 중 이 기능을 지원하는 것이 있는지 확인하세요.
모든 구독을 다시 평가하는 분기별 검토 일정을 정합니다.
전략 7: 새 도구를 사기 전에 기존 기능 사용하기
도구를 하나 더 추가하기 전에 기존 플랫폼이 필요한 기능을 이미 제공하는지 확인하세요. 흔한 예는 다음과 같습니다.
프로젝트 관리 도구에 시간 추적 기능이 내장되어 별도 시간 기록 앱이 필요하지 않을 수 있습니다.
이메일 플랫폼에 랜딩 페이지 빌더가 있어 독립형 랜딩 페이지 도구를 쓰지 않아도 됩니다.
CRM에 보고 기능이 포함되어 필요에 따라서는 별도의 BI 도구가 불필요할 수 있습니다.
전략 8: 사용량을 지속해서 추적하기
비용 절감은 한 번 하고 끝나는 프로젝트가 아니라 계속하는 업무입니다. 분기별로 다음을 검토하세요.
모든 도구의 활용 데이터를 확인합니다.
실제 사용량과 구매한 사용자 라이선스 수를 비교합니다.
정식 승인 없이 새로 도입된 도구를 찾습니다.
통합할 수 있는 기회가 새로 생겼는지 다시 살펴봅니다.
절감액 계산하기
예상 절감액을 계산하려면 다음 기준을 활용하세요.
사용하지 않는 라이선스: 수를 센 다음 사용자당 비용을 곱합니다. 바로 절약할 수 있는 금액입니다.
통합 절감액: 한 플랫폼으로 대체할 도구의 비용을 합산한 뒤 플랫폼 비용을 뺍니다.
요금제 최적화: 현재 요금제와 실제 사용량에 맞는 단계의 가격 차이를 계산합니다.
연간 결제 절감액: 월별 결제 중인 도구에는 일반적인 할인율 20%를 적용합니다.
대부분의 기업은 이 과정을 통해 20~40%를 절약할 수 있습니다.
핵심 정리
SaaS 비용은 예산에서 가장 직접적으로 통제할 수 있는 항목 중 하나입니다. 구독을 점검하고 낭비를 없애고 가능한 도구를 통합한 뒤 정기 검토를 운영에 포함하세요. 목표는 도구를 무조건 적게 쓰는 것이 아니라 적합한 도구를 사용하고 나머지 비용을 중단하는 것입니다.