Cara Mengurangi Biaya SaaS: 8 Strategi Menghemat Belanja Perangkat Lunak
SaaS yang menumpuk menguras anggaran. Pelajari 8 strategi praktis untuk mengaudit, menggabungkan, dan mengoptimalkan perangkat lunak tanpa mengorbankan produktivitas.
Perusahaan berukuran menengah rata-rata menggunakan lebih dari 130 aplikasi SaaS. Kebanyakan baru menyadarinya saat seseorang mengaudit tagihan kartu kredit dan menemukan langganan alat yang tidak diingat siapa pun.
Aplikasi SaaS yang menumpuk adalah masalah nyata, mahal, dan dapat diperbaiki. Panduan ini membahas delapan strategi praktis untuk mengurangi biaya SaaS tanpa mengorbankan produktivitas.
Biaya tersembunyi akibat aplikasi SaaS yang menumpuk
Sebelum membahas solusi, mari hitung besarnya masalah. Riset Gartner menunjukkan bahwa:
25% lisensi SaaS sama sekali tidak digunakan.
Perusahaan rata-rata membayar SaaS 30% lebih mahal daripada yang diperlukan.
Rata-rata karyawan memakai 8–12 aplikasi berbeda setiap hari, sehingga perpindahan konteks mengurangi produktivitas.
Biayanya bukan hanya uang. Setiap alat tambahan berarti lebih banyak proses masuk, lebih banyak silo data, area keamanan yang lebih luas, dan lebih banyak pelatihan untuk pegawai baru.
Strategi 1: lakukan audit SaaS menyeluruh
Anda tidak dapat mengurangi hal yang tidak terlihat. Mulailah dengan inventaris lengkap:
Periksa tagihan kartu kredit dan laporan pengeluaran selama 12 bulan terakhir, lalu tandai semua biaya perangkat lunak berulang.
Survei setiap departemen: tanyakan kepada pimpinan tim alat apa yang benar-benar digunakan tim mereka setiap hari, minggu, dan bulan.
Periksa catatan SSO dan penyedia identitas: jika memiliki solusi SSO, catatannya dapat menunjukkan aplikasi yang diakses dan frekuensinya.
Dokumentasikan setiap langganan dengan biaya, pemilik, jumlah lisensi, dan tingkat penggunaan.
Strategi 2: hapus lisensi yang tidak terpakai dan duplikat
Ini penghematan termudah. Setelah audit, kemungkinan Anda akan menemukan:
Akun zombie: lisensi pegawai yang meninggalkan perusahaan beberapa bulan lalu.
Perangkat lunak terlantar: alat yang dibeli untuk proyek yang selesai atau inisiatif yang dibatalkan.
Alat yang tumpang tindih: dua tim memakai alat manajemen proyek berbeda atau beberapa tim membayar alat desain secara terpisah.
Segera batalkan, gabungkan, atau turunkan paketnya.
Strategi 3: gabungkan perangkat lunak
Di sinilah penghematan terbesar terjadi. Daripada membayar alat terpisah untuk situs web, email, CRM, penjadwalan media sosial, dan analitik, cari platform yang menggabungkan beberapa fungsi.
Misalnya, pembuat situs AI seperti We.Inc dapat menggantikan pembuat situs terpisah, host web, plugin pembuat halaman, dan pengembangan lepas untuk perubahan situs. Anda menjelaskan kebutuhan lewat chat, menyempurnakan secara visual atau lewat kode, lalu menerbitkan ke domain khusus dengan SSL gratis dari satu tempat. Bagi banyak bisnis, penggabungan ini saja mengurangi biaya untuk online dan tetap aktif sebesar 40% atau lebih dibanding merangkai layanan terpisah.
Cara menilai peluang penggabungan
Buat daftar alat saat ini berdasarkan fungsi.
Cari platform yang mencakup beberapa fungsi.
Bandingkan biaya platform gabungan dengan jumlah biaya alat terpisah.
Perhitungkan biaya tersembunyi: pemeliharaan integrasi, masalah sinkronisasi data, dan waktu pelatihan.
Strategi 4: sesuaikan ukuran paket
Kebanyakan vendor SaaS menawarkan paket bertingkat. Periksa apakah Anda membayar fitur yang tidak digunakan:
Apakah Anda memakai paket Enterprise padahal Pro mencakup semua kebutuhan tim?
Apakah Anda membayar 50 kursi padahal hanya 30 orang yang menggunakan alat itu?
Apakah Anda memerlukan add-on analitik premium, atau laporan standar sudah cukup?
Menurunkan satu atau dua alat dari Enterprise ke Pro dapat menghemat ribuan dolar per tahun.
Strategi 5: negosiasikan kontrak tahunan
Jika selama ini membayar bulanan, beralih ke penagihan tahunan biasanya menghemat 15–25%. Sebelum memperpanjang kontrak tahunan apa pun:
Minta penawaran pesaing. Mengetahui harga alternatif memberi Anda daya tawar.
Minta diskon multi-tahun. Vendor sering menawarkan diskon tambahan untuk komitmen dua atau tiga tahun.
Tentukan waktu negosiasi. Akhir kuartal fiskal vendor adalah saat tim penjualan paling fleksibel.
Strategi 6: terapkan kebijakan pengadaan SaaS
Cegah penumpukan di masa depan dengan panduan pembelian yang jelas:
Setiap pembelian perangkat lunak baru di atas batas tertentu harus disetujui tim TI atau keuangan.
Alat baru harus dibandingkan dengan perangkat lunak yang sudah digunakan; apakah ada alat yang dapat memenuhi kebutuhan tersebut?
Tetapkan tinjauan triwulanan untuk menilai ulang setiap langganan.
Strategi 7: gunakan fitur bawaan sebelum membeli alat baru
Sebelum menambahkan alat baru, periksa apakah platform yang sudah ada menyediakan fungsi yang dibutuhkan. Contoh umum:
Alat manajemen proyek Anda mungkin memiliki pelacakan waktu bawaan sehingga aplikasi pelacakan waktu terpisah tidak diperlukan.
Platform email mungkin menyediakan pembuat landing page sehingga Anda tidak memerlukan alat mandiri.
CRM mungkin memiliki pelaporan bawaan sehingga alat BI terpisah tidak diperlukan.
Strategi 8: pantau penggunaan secara berkelanjutan
Pengurangan biaya bukan proyek sekali jalan; ini praktik berkelanjutan. Lakukan tinjauan triwulanan:
Tinjau data penggunaan untuk setiap alat.
Bandingkan penggunaan nyata dengan jumlah kursi berlisensi.
Temukan alat baru yang digunakan tanpa persetujuan resmi.
Nilai ulang peluang penggabungan yang mungkin muncul.
Menghitung penghematan
Berikut kerangka cepat untuk memperkirakan potensi penghematan:
Lisensi tak terpakai: hitung jumlahnya dan kalikan biaya per kursi. Ini penghematan langsung.
Penghematan dari penggabungan: jumlahkan biaya alat yang dapat diganti satu platform, lalu kurangi biaya platform tersebut.
Optimasi paket: hitung selisih antara paket saat ini dan tingkat yang sesuai dengan penggunaan Anda.
Penghematan tagihan tahunan: terapkan diskon umum 20% pada alat yang masih ditagih bulanan.
Kebanyakan perusahaan menemukan penghematan 20–40% melalui proses ini.
Kesimpulan utama
Biaya SaaS adalah salah satu pos anggaran yang paling mudah dikendalikan. Mulai dengan audit, hapus pemborosan, gabungkan alat bila memungkinkan, dan jadikan tinjauan rutin bagian dari operasi. Tujuannya bukan memakai lebih sedikit alat; gunakan alat yang tepat dan berhenti membayar semua yang lain.