Як зменшити витрати на SaaS: 8 стратегій економії на програмах
Надмірна кількість SaaS-сервісів виснажує бюджет. Дізнайтеся про 8 практичних способів перевірити, об’єднати й оптимізувати програмне забезпечення без втрати продуктивності.
Середня компанія середнього розміру використовує понад 130 SaaS-застосунків. Зазвичай про це дізнаються лише тоді, коли хтось перевіряє виписки з карток і знаходить підписки на сервіси, про купівлю яких ніхто не пам’ятає.
Надмірна кількість SaaS-сервісів — це реальна проблема, яка дорого коштує, але її можна виправити. У цьому посібнику наведено вісім практичних способів зменшити витрати на SaaS без втрати продуктивності.
Прихована ціна надмірної кількості SaaS-сервісів
Перш ніж перейти до рішень, визначмо масштаб проблеми. За дослідженнями Gartner:
25% ліцензій SaaS взагалі не використовуються.
Компанії в середньому переплачують за SaaS 30%.
Працівник у середньому щодня використовує 8–12 різних застосунків, а постійне перемикання між контекстами знижує продуктивність.
Витрати не обмежуються грошима. Кожен додатковий інструмент означає ще один вхід, ізольовані дані, більшу площу для загроз безпеці й додаткове навчання нових працівників.
Стратегія 1: проведіть повний аудит SaaS
Неможливо скоротити витрати, яких ви не бачите. Почніть із повного переліку:
Перегляньте виписки з карток і звіти про витрати за останні 12 місяців, позначте всі регулярні платежі за програмне забезпечення.
Опитайте кожен відділ: запитайте керівників, якими інструментами їхні команди користуються щодня, щотижня й щомісяця.
Перевірте журнали єдиного входу й постачальника ідентифікації: якщо у вас є SSO, журнали покажуть, до яких програм звертаються і як часто.
Для кожної підписки зафіксуйте ціну, відповідального, кількість ліцензій і частоту використання.
Стратегія 2: скасуйте невикористані й дубльовані ліцензії
Це найпростіший спосіб швидко заощадити. Після аудиту ви, ймовірно, знайдете:
Неактивні облікові записи: ліцензії працівників, які звільнилися кілька місяців тому.
Непотрібні програми: інструменти, придбані для завершеного проєкту або скасованої ініціативи.
Інструменти з однаковими функціями: дві команди використовують різні системи керування проєктами або кілька команд платять за окремі програми дизайну.
Негайно скасуйте, об’єднайте або переведіть їх на дешевший план.
Стратегія 3: об’єднайте набір інструментів
Найбільша економія досягається саме так. Замість окремої оплати за сайт, пошту, CRM, планування дописів і аналітику шукайте платформи, що об’єднують кілька функцій.
Наприклад, ШІ-конструктор сайтів на кшталт We.Inc може замінити окремий конструктор сайтів, вебхостинг, плагіни конструктора сторінок і фрилансерську розробку змін. Опишіть бажане в чаті, допрацюйте візуально або в коді й опублікуйте сайт на власному домені з безкоштовним SSL в одному сервісі. Для багатьох компаній саме таке об’єднання знижує витрати на створення й підтримку онлайн-присутності на 40% або більше порівняно з набором окремих інструментів.
Як знаходити можливості для об’єднання
Перелічіть наявні інструменти за функціями.
Знайдіть платформи, що покривають кілька з них.
Порівняйте загальну вартість окремих інструментів із ціною об’єднаної платформи.
Врахуйте приховані витрати: підтримку інтеграцій, проблеми синхронізації даних і час на навчання.
Стратегія 4: доберіть план відповідно до потреб
Більшість SaaS-провайдерів пропонує тарифні рівні. Перевірте, чи не платите ви за непотрібні функції:
Ви користуєтеся планом Enterprise, хоча команді достатньо Pro?
Ви платите за 50 місць, хоча інструментом користуються лише 30 людей?
Чи потрібне преміумдоповнення з аналітикою, чи вистачить стандартних звітів?
Перехід одного-двох інструментів із Enterprise на Pro може заощадити тисячі на рік.
Стратегія 5: домовтеся про річні контракти
Якщо ви платили щомісяця, перехід на річну оплату зазвичай заощаджує 15–25%. Перед поновленням річного контракту:
Отримайте конкурентні пропозиції: знання цін альтернатив дає вам перевагу в переговорах.
Попросіть знижку за кілька років: провайдери часто пропонують додаткове зниження ціни за зобов’язання на два чи три роки.
Виберіть вдалий час: наприкінці фінансового кварталу провайдера відділи продажу зазвичай поступливіші.
Стратегія 6: запровадьте правила закупівлі SaaS
Запобігайте появі нових непотрібних сервісів за допомогою чітких правил закупівлі:
Для придбання програмного забезпечення дорожче за визначену суму потрібне погодження ІТ-відділу або фінансів.
Нові інструменти потрібно порівнювати з наявним набором: чи є програма, яка вже виконує цю функцію?
Щоквартально переглядайте всі підписки.
Стратегія 7: використовуйте вбудовані функції до купівлі нового інструмента
Перш ніж додавати до набору ще одну програму, перевірте, чи потрібна функція вже є на наявних платформах. Наприклад:
У системі керування проєктами може бути вбудований облік часу — окремий застосунок не потрібен.
Поштова платформа може мати конструктор лендінгів, тож окремий інструмент не знадобиться.
CRM може мати вбудовану звітність, якої достатньо без окремого BI-інструмента.
Стратегія 8: постійно стежте за використанням
Скорочення витрат — не одноразовий проєкт, а постійна практика. Щокварталу:
Переглядайте дані про використання кожного інструмента.
Порівнюйте фактичне використання з кількістю придбаних ліцензій.
Шукайте нові сервіси, які почали використовувати без офіційного погодження.
Перевіряйте, чи з’явилися можливості об’єднати інструменти.
Як розрахувати економію
Скористайтеся простою схемою для оцінки можливої економії:
Невикористані ліцензії: порахуйте їх і помножте на вартість одного місця. Це негайна економія.
Об’єднання: підсумуйте вартість інструментів, які може замінити одна платформа, і відніміть вартість платформи.
Оптимізація планів: обчисліть різницю між поточним і відповідним рівнем з огляду на реальне використання.
Річна оплата: застосуйте типову знижку 20% до сервісів, за які досі платите щомісяця.
Більшість компаній заощаджує так 20–40%.
Головне
Витрати на SaaS — одна з найгнучкіших статей бюджету. Почніть з аудиту, приберіть зайве, де можливо об’єднайте інструменти й запровадьте постійний перегляд витрат. Мета — не просто користуватися меншою кількістю програм, а залишити потрібні й припинити платити за решту.