Как сократить расходы на SaaS: 8 способов экономить на программах
Избыточные SaaS-подписки опустошают бюджет. Узнайте о 8 практических способах провести аудит, объединить и оптимизировать набор программ без ущерба для продуктивности.
Средняя компания среднего размера использует более 130 SaaS-приложений. Большинство узнаёт об этом только после проверки выписки по корпоративной карте, когда находит подписки на сервисы, о покупке которых никто уже не помнит.
Избыточные SaaS-подписки — реальная, дорогая, но решаемая проблема. В руководстве описаны восемь практических способов сократить расходы на SaaS и сохранить продуктивность.
Скрытая цена избыточных SaaS-подписок
Сначала оценим масштаб проблемы. По данным Gartner:
25% лицензий SaaS вообще не используются.
Компании в среднем переплачивают за SaaS на 30%.
Сотрудники в среднем ежедневно работают с 8–12 приложениями, а переключение между ними снижает продуктивность.
Дело не только в деньгах. Каждый дополнительный инструмент означает больше входов в систему, изолированных данных, уязвимостей безопасности и обучения для новых сотрудников.
Стратегия 1: проведите полный аудит SaaS
Невозможно сократить расходы, которых вы не видите. Сначала составьте полный перечень:
За последние 12 месяцев проверьте выписки по корпоративным картам и отчёты о расходах, отметив все регулярные платежи за программы.
Опросите каждый отдел: спросите руководителей, какими инструментами сотрудники пользуются ежедневно, еженедельно и ежемесячно.
Проверьте журналы единого входа и поставщика удостоверений: если у вас настроен SSO, журналы покажут, к каким приложениям и как часто обращаются.
Для каждой подписки запишите цену, ответственного, число лицензий и долю использования.
Стратегия 2: отмените неиспользуемые и дублирующие лицензии
Это самая простая экономия. После аудита вы, вероятно, найдёте:
Зомби-аккаунты: лицензии сотрудников, которые ушли из компании несколько месяцев назад.
Программы на полке: инструменты, купленные для завершённого проекта или отменённой инициативы.
Пересекающиеся инструменты: две команды используют разные системы управления проектами или несколько отделов отдельно оплачивают программы для дизайна.
Сразу отмените, объедините или переведите их на более дешёвый план.
Стратегия 3: объедините набор программ
Здесь можно сэкономить больше всего. Вместо отдельной оплаты сайта, почтовых инструментов, CRM, планировщика публикаций в соцсетях и аналитики ищите платформы, которые объединяют несколько функций.
Например, конструктор сайтов на базе AI вроде We.Inc может заменить отдельный конструктор сайтов, веб-хостинг, плагины для создания страниц и услуги фрилансера для изменений сайта. Достаточно описать запрос в чате, доработать сайт визуально или в коде и опубликовать на собственном домене с бесплатным SSL — всё в одном месте. Для многих компаний такое объединение само по себе снижает расходы на запуск и поддержку сайта на 40% и более по сравнению с отдельной покупкой всех этих компонентов.
Как оценивать возможности объединения
Сгруппируйте текущие инструменты по функциям.
Найдите платформы, которые покрывают несколько из них.
Сравните цену единой платформы с суммой за отдельные программы.
Учтите скрытые расходы: поддержку интеграций, проблемы синхронизации данных и время на обучение.
Стратегия 4: выберите тарифы по реальному использованию
Большинство SaaS-сервисов предлагает планы разных уровней. Проверьте, не платите ли вы за функции, которыми не пользуетесь:
Вы платите за Enterprise, хотя потребности команды полностью покрывает Pro?
Вы платите за 50 мест, хотя инструментом пользуются только 30 человек?
Нужна ли дополнительная аналитика премиум-класса или хватит стандартных отчётов?
Переход одного-двух инструментов с Enterprise на Pro может сэкономить тысячи долларов в год.
Стратегия 5: договоритесь о годовой оплате
Если вы платили ежемесячно, переход на годовую оплату обычно экономит 15–25%. Перед продлением годового договора:
Получите альтернативные предложения: зная цены конкурентов, вы сможете вести переговоры увереннее.
Попросите скидку за несколько лет: за обязательство на два или три года поставщики часто предлагают дополнительную скидку.
Выберите время переговоров: отделы продаж наиболее гибки в конце финансового квартала поставщика.
Стратегия 6: установите правила закупки SaaS
Предотвратите появление новых лишних подписок с помощью понятных правил покупки:
Любая новая покупка программ выше установленного порога должна получать одобрение ИТ или финансового отдела.
Сравнивайте новые инструменты с уже используемыми: нет ли подходящего сервиса в текущем наборе?
Раз в квартал проверяйте все подписки повторно.
Стратегия 7: сначала проверьте встроенные функции
Прежде чем добавлять в набор ещё один сервис, выясните, есть ли нужная функция в уже используемых платформах. Например:
В вашей системе управления проектами может быть встроен учёт времени, поэтому отдельное приложение для этого не понадобится.
Ваша почтовая платформа может создавать посадочные страницы, заменяя отдельный конструктор лендингов.
В CRM может быть встроенная отчётность, которой достаточно вместо отдельного инструмента бизнес-аналитики.
Стратегия 8: постоянно следите за использованием
Сокращение расходов — не разовый проект, а постоянная практика. Проводите проверку раз в квартал:
Анализируйте использование каждого инструмента.
Сравнивайте фактическое использование с числом оплаченных мест.
Находите новые инструменты, которые начали использовать без формального согласования.
Проверяйте, появились ли возможности объединить программы.
Как рассчитать экономию
Воспользуйтесь короткой схемой, чтобы оценить потенциальную экономию:
Неиспользуемые лицензии: посчитайте их и умножьте на цену одного места. Это немедленная экономия.
Экономия от объединения: сложите расходы на инструменты, которые заменит одна платформа, и вычтите цену этой платформы.
Оптимизация тарифа: рассчитайте разницу между текущим планом и уровнем, подходящим вашему использованию.
Экономия при годовой оплате: примените типичную скидку 20% ко всем инструментам с помесячной оплатой.
Большинство компаний обнаруживает, что может сэкономить 20–40%.
Главное
Расходы на SaaS — одна из самых управляемых статей бюджета. Начните с аудита, устраните лишние траты, по возможности объедините сервисы и включите регулярные проверки в работу компании. Цель — не просто использовать меньше инструментов, а оставить нужные и перестать платить за остальные.