Como Reduzir Custos de SaaS: 8 Estratégias para Cortar Seu Gasto com Software
A proliferação de SaaS está drenando orçamentos. Aprenda 8 estratégias práticas para auditar, consolidar e otimizar sua pilha de software sem sacrificar a produtividade.
A empresa média de médio porte usa mais de 130 aplicativos SaaS. A maioria não percebe isso até alguém auditar os extratos do cartão de crédito e encontrar assinaturas de ferramentas que ninguém lembra de ter comprado.
A proliferação de SaaS é real, cara e corrigível. Este guia percorre oito estratégias práticas para reduzir seus custos de SaaS sem sacrificar a produtividade.
O custo oculto da proliferação de SaaS
Antes de mergulhar nas soluções, vamos quantificar o problema. Pesquisas do Gartner mostram que:
25% das licenças de SaaS ficam completamente sem uso.
As empresas gastam em excesso com SaaS em uma média de 30%.
O funcionário médio usa de 8 a 12 aplicativos diferentes diariamente, criando arraste de produtividade pela troca de contexto.
O custo não é só financeiro. Toda ferramenta adicional significa mais logins, mais silos de dados, mais superfície de segurança, e mais treinamento para novas contratações.
Estratégia 1: faça uma auditoria completa de SaaS
Você não pode reduzir o que não consegue ver. Comece com um inventário completo:
Puxe relatórios de cartão de crédito e despesas dos últimos 12 meses e marque toda cobrança recorrente de software.
Pesquise cada departamento, pergunte aos líderes de equipe quais ferramentas seus times realmente usam diariamente, semanalmente e mensalmente.
Verifique os registros de SSO e provedor de identidade, se você tem uma solução de SSO, ela pode mostrar quais aplicativos estão sendo acessados e com que frequência.
Documente toda assinatura com seu custo, responsável, número de licenças, e taxa de utilização.
Estratégia 2: elimine licenças não usadas e duplicadas
Esse é o fruto mais fácil de colher. Depois da sua auditoria, você provavelmente vai encontrar:
Contas zumbi, licenças de funcionários que saíram da empresa meses atrás.
Software na prateleira, ferramentas compradas para um projeto que terminou ou uma iniciativa que foi abandonada.
Ferramentas sobrepostas, duas equipes usando ferramentas diferentes de gestão de projeto, ou vários times pagando por ferramentas de design separadas.
Cancele, consolide, ou reduza o nível imediatamente.
Estratégia 3: consolide sua pilha
É aqui que acontecem as maiores economias. Em vez de pagar por ferramentas separadas para seu site, ferramentas de e-mail, CRM, agendamento de redes sociais, e analytics, procure plataformas que combinam várias funções.
Por exemplo, um criador de sites com IA como a We.Inc pode substituir um criador de sites separado, uma hospedagem web, plugins de criador de páginas, e desenvolvimento freelancer para mudanças no site, já que você descreve o que quer em um chat, refina visualmente ou em código, e publica em um domínio personalizado com SSL grátis a partir de um só lugar. Para muitos negócios, só essa consolidação corta o custo de estar e ficar online em 40% ou mais comparado a juntar essas peças separadamente.
Como avaliar oportunidades de consolidação
Liste suas ferramentas atuais por função.
Identifique plataformas que cobrem várias funções.
Compare o custo consolidado contra a soma das ferramentas individuais.
Considere os custos ocultos: manutenção de integração, problemas de sincronização de dados, e tempo de treinamento.
Estratégia 4: ajuste o tamanho dos seus planos
A maioria dos fornecedores de SaaS oferece preços em níveis. Verifique se você está pagando por recursos que não usa:
Você está em um plano Enterprise quando um plano Pro cobre tudo que sua equipe precisa?
Você está pagando por 50 assentos quando só 30 pessoas usam a ferramenta?
Você precisa do complemento premium de analytics, ou o relatório padrão seria suficiente?
Reduzir uma ou duas ferramentas do nível Enterprise para o Pro pode economizar milhares por ano.
Estratégia 5: negocie contratos anuais
Se você tem pagado mensalmente, mudar para cobrança anual tipicamente economiza de 15 a 25 por cento. Antes de renovar qualquer contrato anual:
Consiga orçamentos competitivos, saber quanto custam as alternativas te dá poder de negociação.
Peça descontos multi-ano, fornecedores frequentemente oferecem descontos adicionais por compromissos de dois ou três anos.
Escolha o momento da sua negociação, o fim do trimestre fiscal de um fornecedor é quando as equipes de vendas são mais flexíveis.
Estratégia 6: implemente uma política de aquisição de SaaS
Preveja a proliferação futura com diretrizes claras de compra:
Toda nova compra de software acima de um certo limite exige aprovação de TI ou financeiro.
Novas ferramentas devem ser avaliadas contra a pilha existente, existe uma ferramenta que já cobre essa necessidade?
Defina ciclos de revisão trimestrais para reavaliar toda assinatura.
Estratégia 7: use recursos já inclusos antes de comprar novas ferramentas
Antes de adicionar mais uma ferramenta à sua pilha, verifique se suas plataformas existentes já oferecem a funcionalidade que você precisa. Exemplos comuns:
Sua ferramenta de gestão de projeto pode ter rastreamento de tempo integrado, eliminando a necessidade de um aplicativo de rastreamento de tempo separado.
Sua plataforma de e-mail pode oferecer criadores de landing page, reduzindo a necessidade de uma ferramenta separada de landing page.
Seu CRM pode ter relatórios integrados, tornando uma ferramenta de BI separada desnecessária para as suas necessidades.
Estratégia 8: monitore o uso continuamente
A redução de custo não é um projeto único, é uma prática contínua. Configure revisões trimestrais:
Revise os dados de utilização de toda ferramenta.
Compare o uso real contra os assentos licenciados.
Identifique novas ferramentas que foram adotadas sem aprovação formal.
Reavalie se surgiram novas oportunidades de consolidação.
Calculando sua economia
Aqui está uma estrutura rápida para estimar sua economia potencial:
Licenças não usadas, conte-as, multiplique pelo custo por assento. Essa é sua economia imediata.
Economia de consolidação, some o custo das ferramentas que uma única plataforma poderia substituir, depois subtraia o custo da plataforma.
Otimização de plano, calcule a diferença entre seu plano atual e o nível apropriado para o seu uso.
Economia de cobrança anual, aplique o desconto típico de 20% a qualquer ferramenta ainda em cobrança mensal.
A maioria das empresas encontra de 20 a 40 por cento de economia através desse exercício.
Principais conclusões
Os custos de SaaS são um dos itens mais controláveis do seu orçamento. Comece com uma auditoria, elimine desperdício, consolide onde for possível, e construa revisão contínua nas suas operações. O objetivo não é usar menos ferramentas, é usar as ferramentas certas e parar de pagar por tudo o resto.