SaaS Maliyetleri Nasıl Azaltılır: Yazılım Harcamanızı Kesecek 8 Strateji
SaaS dağınıklığı bütçeleri eritiyor. Yazılım yığınınızı denetlemek, birleştirmek ve verimlilikten ödün vermeden optimize etmek için 8 pratik strateji öğrenin.
Ortalama orta ölçekli bir şirket 130'dan fazla SaaS uygulaması kullanıyor. Çoğu, biri kredi kartı ekstrelerini denetleyip kimsenin satın aldığını hatırlamadığı araçlar için abonelikler bulana kadar bunun farkına varmıyor.
SaaS dağınıklığı gerçek, pahalı ve çözülebilir. Bu rehber, verimlilikten ödün vermeden SaaS maliyetlerinizi azaltmak için sekiz pratik stratejiyi anlatıyor.
SaaS Dağınıklığının Gizli Maliyeti
Çözümlere dalmadan önce sorunu ölçelim. Gartner araştırması şunu gösteriyor:
SaaS lisanslarının %25'i tamamen kullanılmıyor.
Şirketler SaaS'a ortalama %30 fazla harcıyor.
Ortalama bir çalışan günde 8 ile 12 farklı uygulama kullanıyor ve bağlam değiştirmeden kaynaklanan bir verimlilik kaybı yaratıyor.
Maliyet yalnızca finansal değil. Her ek araç, daha fazla giriş, daha fazla veri silosu, daha fazla güvenlik yüzeyi ve yeni işe alınanlar için daha fazla eğitim demek.
Strateji 1: Tam Bir SaaS Denetimi Yapın
Göremediğinizi azaltamazsınız. Eksiksiz bir envanterle başlayın:
Son 12 ay için kredi kartı ve gider raporlarını çekin ve yinelenen her yazılım ücretini işaretleyin.
Her departmanı anketleyin, ekip liderlerine ekiplerinin hangi araçları gerçekte günlük, haftalık ve aylık kullandığını sorun.
SSO ve kimlik sağlayıcı günlüklerini kontrol edin, bir SSO çözümünüz varsa, hangi uygulamalara ve ne sıklıkla erişildiğini gösterebilir.
Her aboneliği maliyeti, sahibi, lisans sayısı ve kullanım oranıyla belgeleyin.
Strateji 2: Kullanılmayan ve Yinelenen Lisansları Ortadan Kaldırın
Bu, en kolay kazanımdır. Denetiminizden sonra büyük olasılıkla şunları bulacaksınız:
Zombi hesaplar, aylar önce şirketten ayrılan çalışanlar için lisanslar.
Rafta yazılım, sona eren bir proje veya terk edilen bir girişim için satın alınmış araçlar.
Çakışan araçlar, farklı proje yönetimi araçları kullanan iki ekip veya ayrı tasarım araçları için ödeme yapan birden fazla ekip.
Hemen iptal edin, birleştirin veya alt plana geçin.
Strateji 3: Yığınınızı Birleştirin
En büyük tasarrufların olduğu yer burasıdır. Web siteniz, e-posta araçlarınız, CRM'iniz, sosyal medya zamanlaması ve analitik için ayrı araçlara ödeme yapmak yerine, birden fazla işlevi birleştiren platformlar arayın.
Örneğin We.Inc gibi bir yapay zeka web sitesi oluşturucu, ayrı bir web sitesi oluşturucuyu, web barındırıcıyı, sayfa oluşturucu eklentilerini ve site değişiklikleri için freelance geliştirmeyi yerine koyabilir; çünkü ne istediğinizi sohbette anlatır, görsel olarak veya kodla geliştirir ve özel bir alan adında ücretsiz SSL ile tek yerden yayınlarsınız. Birçok işletme için yalnızca bu birleştirme, bu parçaları bir araya getirmeye kıyasla online olmanın ve online kalmanın maliyetini %40 veya daha fazla düşürür.
Birleştirme Fırsatlarını Nasıl Değerlendirirsiniz
Mevcut araçlarınızı işleve göre listeleyin.
Birden fazla işlevi kapsayan platformları belirleyin.
Birleşik maliyeti tek tek araçların toplamıyla karşılaştırın.
Gizli maliyetleri hesaba katın: entegrasyon bakımı, veri senkronizasyonu sorunları ve eğitim süresi.
Strateji 4: Planlarınızı Doğru Boyutlandırın
Çoğu SaaS sağlayıcısı kademeli fiyatlandırma sunar. Kullanmadığınız özellikler için ödeme yapıp yapmadığınızı kontrol edin:
Pro planı ekibinizin ihtiyaç duyduğu her şeyi karşılarken Enterprise planında mısınız?
Aracı yalnızca 30 kişi kullanırken 50 koltuk için mi ödüyorsunuz?
Premium analitik eklentisine ihtiyacınız var mı, yoksa standart raporlama yeter mi?
Bir veya iki aracı Enterprise'dan Pro katmanına düşürmek yılda binlerce dolar tasarruf sağlayabilir.
Strateji 5: Yıllık Sözleşmeler İçin Pazarlık Yapın
Aylık ödüyorsanız, yıllık faturalandırmaya geçmek genellikle yüzde 15 ile 25 tasarruf sağlar. Herhangi bir yıllık sözleşmeyi yenilemeden önce:
Rekabetçi teklifler alın, alternatiflerin ne kadara mal olduğunu bilmek size koz verir.
Çok yıllık indirimler isteyin, sağlayıcılar iki veya üç yıllık taahhütler için sıklıkla ek indirimler sunar.
Pazarlığınızın zamanlamasını ayarlayın, bir sağlayıcının mali çeyreğinin sonu, satış ekiplerinin en esnek olduğu zamandır.
Strateji 6: Bir SaaS Satın Alma Politikası Uygulayın
Net satın alma yönergeleriyle gelecekteki dağınıklığı önleyin:
Belirli bir eşiğin üzerindeki tüm yeni yazılım satın alımları BT veya finanstan onay gerektirir.
Yeni araçlar mevcut yığına karşı değerlendirilmelidir, bu ihtiyacı karşılayan mevcut bir araç var mı?
Her aboneliği yeniden değerlendirmek için üç aylık gözden geçirme döngüleri belirleyin.
Strateji 7: Yeni Araç Satın Almadan Önce Yerleşik Özellikleri Kullanın
Yığınınıza bir araç daha eklemeden önce, mevcut platformlarınızın ihtiyaç duyduğunuz işlevi zaten sunup sunmadığını kontrol edin. Yaygın örnekler:
Proje yönetimi aracınızda yerleşik zaman takibi olabilir ve ayrı bir zaman takibi uygulamasına gerek kalmaz.
E-posta platformunuz açılış sayfası oluşturucuları sunabilir ve bağımsız bir açılış sayfası aracına ihtiyacı azaltır.
CRM'inizde yerleşik raporlama olabilir ve ihtiyaçlarınız için ayrı bir BI aracını gereksiz kılar.
Strateji 8: Kullanımı Sürekli İzleyin
Maliyet azaltma tek seferlik bir proje değil, süregelen bir uygulamadır. Üç aylık gözden geçirmeler kurun:
Her araç için kullanım verilerini gözden geçirin.
Gerçek kullanımı lisanslı koltuklarla karşılaştırın.
Resmi onay olmadan benimsenen yeni araçları belirleyin.
Birleştirme fırsatlarının ortaya çıkıp çıkmadığını yeniden değerlendirin.
Tasarrufunuzu Hesaplamak
Olası tasarrufunuzu tahmin etmek için hızlı bir çerçeve:
Kullanılmayan lisanslar, sayın, koltuk başı maliyetle çarpın. Bu sizin anlık tasarrufunuz.
Birleştirme tasarrufu, tek bir platformun yerine koyabileceği araçların maliyetini toplayın, sonra platformun maliyetini çıkarın.
Plan optimizasyonu, mevcut planınız ile kullanımınıza uygun katman arasındaki farkı hesaplayın.
Yıllık faturalandırma tasarrufu, hâlâ aylık faturalandırmada olan araçlara tipik %20 indirimi uygulayın.
Çoğu şirket bu alıştırmayla yüzde 20 ile 40 tasarruf buluyor.
Temel Çıkarımlar
SaaS maliyetleri bütçenizin en kontrol edilebilir kalemlerinden biridir. Bir denetimle başlayın, israfı ortadan kaldırın, mümkün olduğunda birleştirin ve süregelen gözden geçirmeyi operasyonlarınıza yerleştirin. Amaç daha az araç kullanmak değil, doğru araçları kullanmak ve geri kalan her şey için ödemeyi bırakmaktır.