SaaS-kosten verlagen: 8 strategieën om je softwarekosten te snijden
SaaS-wildgroei holt budgetten uit. Leer 8 praktische strategieën om je softwarestack te auditen, te consolideren en te optimaliseren zonder productiviteit in te leveren.
Het gemiddelde middelgrote bedrijf gebruikt meer dan 130 SaaS-applicaties. De meeste bedrijven realiseren zich dat pas wanneer iemand de creditcardafschriften doorneemt en abonnementen vindt voor tools waarvan niemand zich herinnert dat ze zijn gekocht.
SaaS-wildgroei is echt, duur en op te lossen. Deze gids loopt acht praktische strategieën door om je SaaS-kosten te verlagen zonder productiviteit in te leveren.
De verborgen kosten van SaaS-wildgroei
Laten we het probleem eerst kwantificeren voordat we op oplossingen ingaan. Onderzoek van Gartner laat zien dat:
25% van de SaaS-licenties volledig ongebruikt blijft.
Bedrijven gemiddeld 30% te veel uitgeven aan SaaS.
De gemiddelde medewerker dagelijks 8 tot 12 verschillende apps gebruikt, wat productiviteitsverlies door contextwisselingen veroorzaakt.
De kosten zijn niet alleen financieel. Elke extra tool betekent meer logins, meer datasilo's, meer beveiligingsoppervlak en meer training voor nieuwe medewerkers.
Strategie 1: Voer een volledige SaaS-audit uit
Je kunt niet verlagen wat je niet ziet. Begin met een volledige inventaris:
Haal creditcard- en onkostenrapporten op van de afgelopen 12 maanden en markeer elke terugkerende softwarekostenpost.
Enquêteer elke afdeling, vraag teamleiders welke tools hun teams echt dagelijks, wekelijks en maandelijks gebruiken.
Controleer sso- en identityproviderlogs, als je een sso-oplossing hebt, kan die laten zien welke apps worden geopend en hoe vaak.
Documenteer elk abonnement met kosten, eigenaar, aantal licenties en benuttingsgraad.
Strategie 2: Schaf ongebruikte en dubbele licenties af
Dit is de laaghangende vrucht. Na je audit vind je waarschijnlijk:
Zombieaccounts, licenties voor medewerkers die maanden geleden het bedrijf verlieten.
Software op de plank, tools die zijn gekocht voor een project dat is afgelopen of een initiatief dat is verlaten.
Overlappende tools, twee teams die verschillende projectmanagementtools gebruiken, of meerdere teams die betalen voor aparte ontwerptools.
Zeg meteen op, consolideer of ga terug naar een lager abonnement.
Strategie 3: Consolideer je stack
Hier zit de grootste besparing. In plaats van te betalen voor aparte tools voor je website, e-mailtools, crm, planning van sociale media en analytics, zoek je platforms die meerdere functies combineren.
Een AI-websitebuilder zoals We.Inc kan bijvoorbeeld een aparte websitebuilder, webhost, plug-ins voor paginabouw en freelance ontwikkeling voor sitewijzigingen vervangen, omdat je in een chat beschrijft wat je wilt, het visueel of in code verfijnt en op een eigen domein met gratis SSL publiceert vanaf één plek. Voor veel bedrijven verlaagt die consolidatie alleen al de kosten om online te komen en te blijven met 40% of meer vergeleken met het aan elkaar plakken van die onderdelen.
Zo beoordeel je kansen voor consolidatie
Zet je huidige tools op een rij per functie.
Bepaal welke platforms meerdere functies dekken.
Vergelijk de geconsolideerde kosten met de som van de afzonderlijke tools.
Reken de verborgen kosten mee: onderhoud van integraties, problemen met datasynchronisatie en trainingstijd.
Strategie 4: Stem je abonnementen af op je gebruik
De meeste SaaS-leveranciers bieden gelaagde prijzen. Controleer of je betaalt voor functies die je niet gebruikt:
Zit je op een Enterprise-abonnement terwijl een Pro-abonnement alles dekt wat je team nodig heeft?
Betaal je voor 50 plekken terwijl slechts 30 mensen de tool gebruiken?
Heb je de premium-analytics-add-on nodig, of volstaat de standaardrapportage?
Eén of twee tools terugbrengen van Enterprise naar het Pro-niveau kan duizenden per jaar besparen.
Strategie 5: Onderhandel over jaarcontracten
Als je maandelijks hebt betaald, bespaart overstappen op jaarlijkse betaling doorgaans 15 tot 25 procent. Voordat je een jaarcontract verlengt:
Vraag concurrerende offertes op, weten wat alternatieven kosten geeft je onderhandelingsruimte.
Vraag om meerjarenkortingen, leveranciers bieden vaak extra korting voor verbintenissen van twee of drie jaar.
Kies het moment van onderhandelen, aan het einde van het fiscale kwartaal van een leverancier zijn verkoopteams het meest flexibel.
Strategie 6: Voer een SaaS-inkoopbeleid in
Voorkom toekomstige wildgroei met duidelijke aankoopregels:
Alle nieuwe softwareaankopen boven een bepaalde drempel vereisen goedkeuring van IT of financiën.
Nieuwe tools moeten worden getoetst aan de bestaande stack, is er een bestaande tool die deze behoefte dekt?
Stel kwartaalcycli in om elk abonnement opnieuw te beoordelen.
Strategie 7: Gebruik ingebouwde functies voordat je nieuwe tools koopt
Controleer voordat je nog een tool aan je stack toevoegt of je bestaande platforms de functionaliteit die je nodig hebt al bieden. Veelvoorkomende voorbeelden:
Je projectmanagementtool kan ingebouwde tijdregistratie hebben, waardoor een aparte app voor tijdregistratie overbodig is.
Je e-mailplatform kan landingspaginabuilders bieden, waardoor je minder een losse landingspaginatool nodig hebt.
Je crm kan ingebouwde rapportage hebben, waardoor een aparte BI-tool voor jouw behoeften overbodig is.
Strategie 8: Volg het gebruik voortdurend
Kostenreductie is geen eenmalig project, het is een doorlopende praktijk. Stel kwartaalevaluaties in:
Bekijk de benuttingsgegevens van elke tool.
Vergelijk het werkelijke gebruik met de gelicentieerde plekken.
Signaleer nieuwe tools die zonder formele goedkeuring zijn ingevoerd.
Beoordeel opnieuw of er nieuwe kansen voor consolidatie zijn ontstaan.
Je besparingen berekenen
Hier is een snel kader om je mogelijke besparingen te schatten:
Ongebruikte licenties, tel ze en vermenigvuldig met de kosten per plek. Dit is je directe besparing.
Besparingen door consolidatie, tel de kosten op van tools die één platform zou kunnen vervangen en trek daar de kosten van het platform van af.
Optimalisatie van abonnementen, bereken het verschil tussen je huidige abonnement en het passende niveau voor je gebruik.
Besparingen door jaarlijkse betaling, pas de gebruikelijke korting van 20% toe op tools die nog op maandelijkse betaling staan.
De meeste bedrijven vinden met deze oefening 20 tot 40 procent besparing.
Belangrijkste punten
SaaS-kosten zijn een van de best beheersbare posten in je budget. Begin met een audit, schaf verspilling af, consolideer waar mogelijk en bouw doorlopende evaluatie in je werkwijze in. Het doel is niet minder tools gebruiken, het is de juiste tools gebruiken en stoppen met betalen voor de rest.