Phần mềm SaaS tràn lan đang làm cạn ngân sách. Tìm hiểu 8 cách thực tế để kiểm kê, hợp nhất và tối ưu hệ thống phần mềm mà không ảnh hưởng đến năng suất.
Công ty quy mô trung bình sử dụng trung bình hơn 130 ứng dụng SaaS. Phần lớn chỉ nhận ra điều này khi ai đó kiểm tra sao kê thẻ tín dụng và phát hiện các gói thuê bao cho công cụ mà không ai còn nhớ đã mua.
Tình trạng SaaS tràn lan là có thật, tốn kém và có thể khắc phục. Hướng dẫn này trình bày tám cách thực tế để giảm chi phí SaaS mà không ảnh hưởng đến năng suất.
Chi phí ẩn khi dùng quá nhiều SaaS
Trước khi xem giải pháp, hãy định lượng vấn đề. Nghiên cứu của Gartner cho thấy:
25% giấy phép SaaS hoàn toàn không được sử dụng.
Trung bình doanh nghiệp chi quá 30% cho SaaS.
Nhân viên trung bình dùng 8 đến 12 ứng dụng khác nhau mỗi ngày; việc chuyển đổi ngữ cảnh làm giảm năng suất.
Chi phí không chỉ là tiền. Mỗi công cụ bổ sung đồng nghĩa có thêm tài khoản đăng nhập, kho dữ liệu tách biệt, bề mặt rủi ro bảo mật và nội dung cần đào tạo nhân viên mới.
Chiến lược 1: Kiểm kê toàn bộ SaaS
Bạn không thể cắt giảm khoản mình không thấy. Hãy bắt đầu bằng danh sách đầy đủ:
Lấy sao kê thẻ tín dụng và báo cáo chi phí của 12 tháng gần nhất, đánh dấu mọi khoản thanh toán phần mềm định kỳ.
Khảo sát từng bộ phận, hỏi trưởng nhóm công cụ nào được nhóm của họ dùng hằng ngày, hằng tuần và hằng tháng.
Kiểm tra nhật ký SSO và nhà cung cấp danh tính. Nếu có giải pháp SSO, nhật ký có thể cho biết ứng dụng nào được truy cập và tần suất sử dụng.
Ghi lại mọi thuê bao cùng chi phí, người phụ trách, số giấy phép và tỷ lệ sử dụng.
Chiến lược 2: Hủy giấy phép không dùng và bị trùng
Đây là cách dễ tiết kiệm nhất. Sau khi kiểm kê, có thể bạn sẽ tìm thấy:
Tài khoản ma: giấy phép của nhân viên đã rời công ty nhiều tháng trước.
Phần mềm để không: công cụ mua cho dự án đã kết thúc hoặc sáng kiến bị bỏ dở.
Công cụ chồng chéo: hai nhóm dùng công cụ quản lý dự án khác nhau hoặc nhiều nhóm cùng trả tiền cho các công cụ thiết kế riêng.
Hãy hủy, hợp nhất hoặc hạ gói ngay.
Chiến lược 3: Hợp nhất hệ thống công cụ
Đây là cách tiết kiệm được nhiều nhất. Thay vì trả tiền riêng cho công cụ website, email, CRM, lên lịch mạng xã hội và phân tích dữ liệu, hãy tìm nền tảng kết hợp nhiều chức năng.
Ví dụ, công cụ tạo website AI như We.Inc có thể thay cho nền tảng tạo website riêng, máy chủ web, plugin dựng trang và dịch vụ lập trình viên tự do mỗi khi cần chỉnh website. Bạn mô tả điều cần làm trong cuộc trò chuyện, tinh chỉnh bằng giao diện trực quan hoặc mã và xuất bản trên tên miền tùy chỉnh kèm SSL miễn phí, tất cả ở một nơi. Với nhiều doanh nghiệp, chỉ riêng việc hợp nhất này đã giảm 40% trở lên chi phí lên mạng và duy trì hoạt động trực tuyến so với tự kết hợp từng dịch vụ.
Cách đánh giá khả năng hợp nhất
Liệt kê công cụ hiện tại theo chức năng.
Tìm nền tảng bao quát nhiều chức năng.
So sánh giá nền tảng hợp nhất với tổng giá các công cụ riêng.
Tính cả chi phí ẩn: bảo trì tích hợp, lỗi đồng bộ dữ liệu và thời gian đào tạo.
Chiến lược 4: Chọn gói đúng nhu cầu
Phần lớn nhà cung cấp SaaS có nhiều cấp giá. Hãy kiểm tra bạn có đang trả tiền cho tính năng không dùng hay không:
Bạn đang dùng gói Enterprise trong khi gói Pro đã đáp ứng mọi nhu cầu của nhóm?
Bạn có trả tiền cho 50 chỗ nhưng chỉ 30 người sử dụng công cụ?
Bạn có cần tiện ích phân tích cao cấp hay báo cáo tiêu chuẩn đã đủ?
Hạ một hoặc hai công cụ từ Enterprise xuống Pro có thể tiết kiệm hàng nghìn đô la mỗi năm.
Chiến lược 5: Thương lượng hợp đồng năm
Nếu đang trả phí mỗi tháng, chuyển sang thanh toán theo năm thường tiết kiệm 15 đến 25%. Trước khi gia hạn hợp đồng năm:
Xin báo giá cạnh tranh. Biết giá các lựa chọn khác sẽ giúp bạn có lợi thế thương lượng.
Đề nghị giảm giá khi cam kết nhiều năm. Nhà cung cấp thường giảm thêm nếu bạn cam kết hai hoặc ba năm.
Chọn đúng thời điểm thương lượng. Cuối quý tài chính của nhà cung cấp là lúc nhóm bán hàng linh hoạt nhất.
Chiến lược 6: Ban hành chính sách mua SaaS
Ngăn tình trạng công cụ tràn lan tái diễn bằng hướng dẫn mua rõ ràng:
Mọi giao dịch mua phần mềm mới vượt ngưỡng nhất định cần IT hoặc tài chính phê duyệt.
Đánh giá công cụ mới so với hệ thống hiện có: liệu công cụ nào đang dùng đã đáp ứng được nhu cầu này chưa?
Đặt lịch rà soát hàng quý để đánh giá lại mọi thuê bao.
Chiến lược 7: Dùng tính năng sẵn có trước khi mua công cụ mới
Trước khi thêm công cụ khác vào hệ thống, hãy kiểm tra xem nền tảng hiện tại có chức năng đó chưa. Ví dụ phổ biến:
Công cụ quản lý dự án có thể theo dõi thời gian sẵn, không cần ứng dụng riêng.
Nền tảng email có thể tạo landing page, giảm nhu cầu mua công cụ landing page độc lập.
CRM có thể tích hợp báo cáo, khiến công cụ BI riêng không cần thiết với nhu cầu của bạn.
Chiến lược 8: Theo dõi mức sử dụng liên tục
Cắt giảm chi phí không phải dự án làm một lần, mà là việc cần duy trì. Hãy tổ chức rà soát hàng quý:
Xem dữ liệu sử dụng của từng công cụ.
So sánh mức dùng thực tế với số chỗ đã mua.
Tìm công cụ mới được đưa vào dùng mà chưa qua quy trình phê duyệt chính thức.
Đánh giá lại xem có xuất hiện cơ hội hợp nhất nào không.
Tính khoản tiết kiệm
Dưới đây là khung nhanh để ước tính số tiền có thể tiết kiệm:
Giấy phép không dùng: đếm số lượng rồi nhân với chi phí mỗi chỗ. Đây là khoản tiết kiệm ngay lập tức.
Tiết kiệm khi hợp nhất: cộng giá các công cụ một nền tảng có thể thay thế, rồi trừ giá nền tảng đó.
Tối ưu gói: tính chênh lệch giữa gói hiện tại và cấp phù hợp với mức sử dụng.
Tiết kiệm khi thanh toán năm: áp dụng mức giảm giá thông thường 20% cho các công cụ vẫn thanh toán theo tháng.
Phần lớn doanh nghiệp tiết kiệm được 20 đến 40% nhờ việc này.
Những điểm chính cần nhớ
Chi phí SaaS là một trong những khoản dễ kiểm soát nhất trong ngân sách. Hãy bắt đầu bằng kiểm kê, loại bỏ lãng phí, hợp nhất khi có thể và đưa việc rà soát định kỳ vào quy trình vận hành. Mục tiêu không phải dùng ít công cụ hơn, mà là dùng đúng công cụ và ngừng trả tiền cho mọi thứ khác.