SaaS-Kosten senken: 8 Strategien für weniger Softwareausgaben
SaaS-Wildwuchs belastet Budgets. Mit diesen 8 praktischen Strategien können Sie Ihren Softwarebestand prüfen, bündeln und optimieren, ohne die Produktivität zu beeinträchtigen.
Ein mittelgroßes Unternehmen nutzt durchschnittlich mehr als 130 SaaS-Anwendungen. Vielen fällt das erst auf, wenn jemand die Kreditkartenabrechnungen prüft und Abos für Tools findet, an deren Kauf sich niemand mehr erinnert.
SaaS-Wildwuchs ist real, teuer und lässt sich beheben. Dieser Leitfaden zeigt acht praktische Strategien, mit denen Sie Ihre SaaS-Kosten senken, ohne die Produktivität zu beeinträchtigen.
Die versteckten Kosten des SaaS-Wildwuchses
Bevor wir zu den Lösungen kommen, sehen wir uns das Ausmaß des Problems an. Untersuchungen von Gartner zeigen:
25% der SaaS-Lizenzen werden überhaupt nicht genutzt.
Unternehmen geben im Durchschnitt 30% zu viel für SaaS aus.
Mitarbeitende verwenden täglich durchschnittlich 8 bis 12 verschiedene Apps. Der ständige Kontextwechsel bremst die Produktivität.
Die Kosten sind nicht nur finanzieller Art. Jedes zusätzliche Tool bedeutet mehr Logins, mehr Datensilos, eine größere Angriffsfläche für Sicherheitsrisiken und mehr Schulungsaufwand für neue Mitarbeitende.
Strategie 1: Führen Sie eine vollständige SaaS-Prüfung durch
Was Sie nicht überblicken, können Sie nicht reduzieren. Erstellen Sie zunächst ein vollständiges Inventar:
Prüfen Sie Kreditkarten- und Spesenabrechnungen der letzten 12 Monate und markieren Sie alle wiederkehrenden Softwareabbuchungen.
Befragen Sie jede Abteilung: Fragen Sie die Teamleitungen, welche Tools ihre Teams täglich, wöchentlich und monatlich tatsächlich nutzen.
Prüfen Sie SSO- und Identity-Provider-Protokolle: Falls Sie eine SSO-Lösung verwenden, können Sie dort sehen, auf welche Apps wie häufig zugegriffen wird.
Dokumentieren Sie für jedes Abo die Kosten, verantwortliche Person, Lizenzanzahl und Nutzungsrate.
Strategie 2: Beseitigen Sie ungenutzte und doppelte Lizenzen
Das ist der einfachste Ansatzpunkt. Nach Ihrer Bestandsaufnahme werden Ihnen wahrscheinlich folgende Fälle auffallen:
Karteileichen: Lizenzen für Mitarbeitende, die das Unternehmen vor Monaten verlassen haben.
Ungenutzte Software: Tools, die für ein inzwischen abgeschlossenes Projekt oder eine aufgegebene Initiative gekauft wurden.
Überschneidende Tools: Zwei Teams verwenden unterschiedliche Projektmanagement-Tools oder mehrere Teams zahlen getrennt für Design-Tools.
Kündigen, bündeln oder stufen Sie diese Abos sofort herab.
Strategie 3: Bündeln Sie Ihren Softwarebestand
Hier liegt das größte Einsparpotenzial. Statt einzeln für Website, E-Mail-Tools, CRM, Social-Media-Planung und Analysen zu zahlen, sollten Sie nach Plattformen suchen, die mehrere Funktionen vereinen.
Ein KI-Website-Baukasten wie We.Inc kann beispielsweise einen separaten Website-Baukasten, Webhosting, Page-Builder-Plugins und Freelancer-Entwicklung für Website-Änderungen ersetzen. Sie beschreiben im Chat, was Sie möchten, verfeinern das Ergebnis visuell oder im Code und veröffentlichen es von einem Ort aus mit kostenloser SSL-Verschlüsselung unter einer eigenen Domain. Für viele Unternehmen senkt diese Bündelung allein die Kosten, online zu gehen und zu bleiben, im Vergleich zu separat kombinierten Diensten um 40% oder mehr.
So bewerten Sie Möglichkeiten zur Bündelung
Listen Sie Ihre aktuellen Tools nach Funktion auf.
Finden Sie Plattformen, die mehrere dieser Funktionen abdecken.
Vergleichen Sie die gebündelten Kosten mit der Summe der einzelnen Tools.
Berücksichtigen Sie versteckte Kosten: Wartung von Integrationen, Probleme bei der Datensynchronisierung und Schulungszeit.
Strategie 4: Passen Sie Ihre Tarife an den Bedarf an
Die meisten SaaS-Anbieter haben gestaffelte Preise. Prüfen Sie, ob Sie für Funktionen zahlen, die Sie nicht nutzen:
Haben Sie einen Enterprise-Tarif, obwohl ein Pro-Tarif alles abdeckt, was Ihr Team benötigt?
Zahlen Sie für 50 Lizenzen, obwohl nur 30 Personen das Tool verwenden?
Brauchen Sie das Premium-Analyse-Add-on oder reichen die Standardberichte aus?
Wenn Sie ein oder zwei Tools vom Enterprise- auf den Pro-Tarif herabstufen, können Sie pro Jahr Tausende sparen.
Strategie 5: Verhandeln Sie Jahresverträge
Wenn Sie bisher monatlich zahlen, sparen Sie mit jährlicher Abrechnung in der Regel 15 bis 25 Prozent. Bevor Sie einen Jahresvertrag verlängern:
Holen Sie Vergleichsangebote ein. Wenn Sie die Preise von Alternativen kennen, haben Sie mehr Verhandlungsspielraum.
Fragen Sie nach Mehrjahresrabatten. Bei einer Vertragslaufzeit von zwei oder drei Jahren bieten Anbieter oft zusätzliche Rabatte.
Wählen Sie den richtigen Zeitpunkt für die Verhandlung. Am Ende eines Geschäftsquartals sind Vertriebsteams oft am entgegenkommendsten.
Strategie 6: Führen Sie eine Beschaffungsrichtlinie für SaaS ein
Verhindern Sie künftigen Wildwuchs mit klaren Einkaufsrichtlinien:
Für alle neuen Softwarekäufe über einem bestimmten Betrag ist die Zustimmung der IT- oder Finanzabteilung erforderlich.
Neue Tools müssen mit dem bestehenden Bestand abgeglichen werden: Gibt es schon ein Tool, das diesen Bedarf deckt?
Legen Sie vierteljährliche Prüftermine fest, an denen jedes Abo neu bewertet wird.
Strategie 7: Nutzen Sie integrierte Funktionen, bevor Sie neue Tools kaufen
Bevor Sie Ihrem Bestand ein weiteres Tool hinzufügen, prüfen Sie, ob Ihre vorhandenen Plattformen die gewünschte Funktion bereits bieten. Beispiele:
Ihr Projektmanagement-Tool bietet möglicherweise eine integrierte Zeiterfassung. Damit brauchen Sie keine separate Zeiterfassungs-App.
Ihre E-Mail-Plattform hat vielleicht einen Landingpage-Baukasten. Dadurch wird ein separates Landingpage-Tool überflüssig.
Ihr CRM bietet möglicherweise integrierte Berichte, sodass Sie für Ihren Bedarf kein separates BI-Tool brauchen.
Strategie 8: Überwachen Sie die Nutzung kontinuierlich
Kostensenkung ist kein einmaliges Projekt, sondern eine fortlaufende Aufgabe. Richten Sie vierteljährliche Prüfungen ein:
Prüfen Sie für jedes Tool die Nutzungsdaten.
Vergleichen Sie die tatsächliche Nutzung mit der Zahl der lizenzierten Plätze.
Ermitteln Sie, welche neuen Tools ohne formelle Genehmigung eingeführt wurden.
Prüfen Sie erneut, ob sich Möglichkeiten zur Bündelung ergeben haben.
Berechnen Sie Ihre Einsparungen
Mit dieser einfachen Methode können Sie Ihr Einsparpotenzial schätzen:
Ungenutzte Lizenzen: Zählen Sie sie und multiplizieren Sie die Zahl mit den Kosten pro Platz. Das ergibt Ihre unmittelbare Ersparnis.
Ersparnis durch Bündelung: Addieren Sie die Kosten der Tools, die eine Plattform ersetzen könnte, und ziehen Sie dann den Preis der Plattform ab.
Optimierung der Tarife: Berechnen Sie die Differenz zwischen Ihrem aktuellen Tarif und der passenden Stufe für Ihre Nutzung.
Ersparnis durch Jahresabrechnung: Rechnen Sie für alle weiterhin monatlich abgerechneten Tools mit dem üblichen Rabatt von 20%.
Die meisten Unternehmen finden bei dieser Prüfung Einsparmöglichkeiten von 20 bis 40 Prozent.
Die wichtigsten Erkenntnisse
SaaS-Kosten sind einer der am besten steuerbaren Posten in Ihrem Budget. Beginnen Sie mit einer Bestandsaufnahme, beseitigen Sie Verschwendung, bündeln Sie wo möglich und verankern Sie regelmäßige Prüfungen in Ihren Abläufen. Es geht nicht darum, weniger Tools einzusetzen, sondern die passenden Tools zu nutzen und nicht für den Rest zu bezahlen.