SaaS コストを削減する方法: 8 ソフトウェア支出を削減する戦略
SaaS のスプロール化により予算が枯渇しています。生産性を犠牲にすることなくソフトウェア スタックを監査、統合、最適化するための 8 実践的な戦略を学びましょう。
平均的な中堅企業は、130 を超える SaaS アプリケーションを使用しています。誰かがクレジットカードの明細を監査し、誰も購入した覚えのないツールのサブスクリプションを見つけるまで、ほとんどの人はそれに気づきません。
SaaS のスプロール現象は現実のものであり、高価であり、修正可能です。このガイドでは、生産性を犠牲にすることなく SaaS コストを削減するための 8 つの実践的な戦略について説明します。
SaaS のスプロール化に伴う隠れたコスト
解決策に入る前に、問題を定量化しましょう。 Gartner の調査によると、次のことがわかります。
- SaaS ライセンスの 25% が完全に未使用になります。
- 企業は SaaS に平均 30% 過剰支出しています。
- 平均的な従業員は、8 から 12 までのさまざまなアプリを毎日使用しており、コンテキストの切り替えによる生産性の低下が生じています。
コストは金銭的なものだけではありません。ツールを追加するたびに、ログインの数が増え、データ サイロが増え、セキュリティの対象領域が増え、新入社員のトレーニングが増えることを意味します。
戦略 1: SaaS の完全な監査を実施する
目に見えないものを減らすことはできません。完全なインベントリを作成することから始めます。
- 過去 12 か月分の クレジット カードと経費レポートを取得し、定期的に発生するすべてのソフトウェア料金にフラグを立てます。
- 各部門を調査し、チームが毎日、毎週、毎月どのツールを実際に使用しているかをチーム リーダーに尋ねます。
- SSO と ID プロバイダーのログを確認します。SSO ソリューションをお持ちの場合は、どのアプリがどのくらいの頻度でアクセスされているかを確認できます。
すべてのサブスクリプションをそのコスト、所有者、ライセンス数、使用率とともに文書化します。
戦略 2: 未使用および重複したライセンスを排除する
これは最も簡単に実現できる成果です。監査後は、次のことが判明する可能性があります。
- ゾンビ アカウント、数か月前に会社を退職した従業員向けのライセンス。
- シェルフ ソフトウェア、終了したプロジェクトまたは放棄された取り組みのために購入されたツール。
- ツールが重複している、2 つのチームが異なるプロジェクト管理ツールを使用している、または複数のチームが別々の設計ツールを購入している。
すぐにキャンセル、統合、またはダウングレードしてください。
戦略 3: スタックを統合する
ここで最大の節約が起こります。 Web サイト、電子メール ツール、CRM、ソーシャル メディア スケジュール、分析用の個別のツールにお金を払うのではなく、複数の機能を組み合わせたプラットフォームを探してください。
たとえば、We.Inc のような AI ウェブサイト ビルダー は、個別のウェブサイト ビルダー、ウェブ ホスト、ページ ビルダー プラグイン、およびサイト変更のためのフリーランス開発を置き換えることができます。これは、必要なものをチャットで記述し、視覚的またはコードで洗練し、1 か所から無料 SSL を使用してカスタム ドメインに公開するためです。多くの企業にとって、統合だけでも、これらの部分をつなぎ合わせる場合と比べて、40% 以上 オンラインの取得と維持にかかるコスト が削減されます。
統合の機会を評価する方法
- 現在のツールを機能別にリストします。
- 複数の機能をカバーするプラットフォームを特定します。
- 統合コストを個々のツールの合計と比較します。
- 統合メンテナンス、データ同期の問題、トレーニング時間などの隠れたコストを考慮します。
戦略 4: 計画を適切に設定する
ほとんどの SaaS ベンダーは段階的な価格設定を提供しています。使用しない機能に対して料金を支払っていないか確認してください。
- Pro プランでチームに必要なものがすべてカバーされているのに、あなたは Enterprise プランを利用していますか?
- 30 の人だけがツールを使用する場合、50 シートの料金を支払いますか?
- プレミアム分析アドオンが必要ですか、それとも標準レポートで十分ですか?
1 つまたは 2 つのツールを Enterprise レベルから Pro レベルにダウングレードすると、年間数千ドルを節約できます。
戦略 5: 年間契約の交渉
月払いを行っている場合は、年払いに切り替えると、通常、15 から 25 パーセントの節約になります。年間契約を更新する前に:
- 競争力のある見積もりを取得して、どのような代替品のコストが活用できるかを把握します。
- 複数年割引を依頼してください。ベンダーは多くの場合、2 年または 3 年の契約に対して追加の割引を提供します。
- 交渉のタイミングを計る。ベンダーの会計四半期の終わりは、営業チームが最も柔軟な時期です。
戦略 6: SaaS 調達ポリシーの実装
明確な購入ガイドラインにより、将来のスプロールを防止します。
- 一定のしきい値を超えるすべての新しいソフトウェアの購入には、IT 部門または財務部門の承認が必要です。
- 新しいツールは既存のスタックに対して評価する必要がありますが、このニーズをカバーする既存のツールはありますか?
- 四半期ごとのレビュー サイクルを設定して、すべてのサブスクリプションを再評価します。
戦略 7: 新しいツールを購入する前に組み込み機能を使用する
スタックに別のツールを追加する前に、既存のプラットフォームが必要な機能をすでに提供しているかどうかを確認してください。一般的な例:
- プロジェクト管理ツールには時間追跡機能が組み込まれている場合があり、別の時間追跡アプリが必要なくなります。
- 電子メール プラットフォームではランディング ページ ビルダーが提供されている場合があり、これによりスタンドアロンのランディング ページ ツールの必要性が軽減されます。
- CRM にレポート機能が組み込まれている場合があるため、ニーズに合わせて別の BI ツールを使用する必要はありません。
戦略 8: 使用状況を継続的に監視する
コスト削減は 1 回限りのプロジェクトではなく、継続的な取り組みです。四半期レビューを設定します。
- すべてのツールの使用状況データを確認します。
- 実際の使用状況をライセンスされたシートと比較します。
- 正式な承認なしに採用された新しいツールを特定します。
- 統合の機会が現れているかどうかを再評価します。
貯蓄額を計算する
潜在的な節約額を見積もるための簡単なフレームワークは次のとおりです。
- 未使用のライセンスをカウントし、シートごとのコストを掛けます。これが当面の節約になります。
- 統合による節約。単一のプラットフォームで置き換えられるツールのコストを合計し、プラットフォームのコストを差し引きます。
- プランの最適化。現在のプランと使用量に適したレベルとの差を計算します。
- 年間請求額の節約。月額請求が継続されているすべてのツールに通常の 20% 割引を適用します。
ほとんどの企業は、この演習を通じて 20 ～ 40 パーセントの節約を実現しています。
重要なポイント
SaaS コストは、予算内で最も制御可能な項目の 1 つです。監査から始めて、無駄を排除し、可能な限り統合して、継続的なレビューを業務に組み込みます。目標は、使用するツールを減らすことではなく、適切なツールを使用し、他のものすべてにお金を払わないようにすることです。
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