Réduire les coûts SaaS : 8 stratégies pour diminuer vos dépenses logicielles
La prolifération des outils SaaS pèse sur les budgets. Découvrez 8 stratégies concrètes pour auditer, regrouper et optimiser vos logiciels sans sacrifier la productivité.
Une entreprise de taille moyenne utilise plus de 130 applications SaaS. La plupart ne s’en rendent compte qu’après un audit des relevés de carte bancaire, qui révèle des abonnements à des outils dont personne ne se souvient.
La prolifération des outils SaaS est réelle, coûteuse et peut être corrigée. Ce guide présente huit stratégies concrètes pour réduire vos coûts SaaS sans sacrifier la productivité.
Le coût caché de la prolifération SaaS
Avant d’examiner les solutions, mesurons le problème. Selon les recherches de Gartner :
25% des licences SaaS ne sont absolument pas utilisées.
Les entreprises dépensent en moyenne 30% de trop pour le SaaS.
Chaque salarié utilise 8 à 12 applications différentes par jour en moyenne, ce qui nuit à la productivité lorsqu’il faut passer d’un contexte à l’autre.
Le coût n’est pas seulement financier. Chaque outil supplémentaire implique davantage de connexions, de silos de données, de risques de sécurité et de formation pour les nouvelles recrues.
Stratégie 1 : réaliser un audit complet du SaaS
Impossible de réduire ce que l’on ne voit pas. Commencez par établir un inventaire complet :
Rassemblez les relevés de carte bancaire et de frais des 12 derniers mois et signalez chaque prélèvement récurrent lié à un logiciel.
Interrogez chaque service et demandez aux responsables quels outils leurs équipes utilisent réellement chaque jour, chaque semaine et chaque mois.
Consultez les journaux SSO et du fournisseur d’identité. Si vous disposez d’une solution SSO, elle peut indiquer quelles applications sont utilisées et à quelle fréquence.
Consignez pour chaque abonnement son coût, son responsable, le nombre de licences et son taux d’utilisation.
Stratégie 2 : supprimer les licences inutilisées et en double
C’est le gain le plus facile. Après l’audit, vous trouverez probablement :
Des comptes fantômes : des licences d’employés partis depuis plusieurs mois.
Des logiciels laissés en rayon : des outils achetés pour un projet terminé ou une initiative abandonnée.
Des outils qui se chevauchent : deux équipes utilisant des outils de gestion de projet différents, ou plusieurs équipes payant séparément des outils de conception.
Résiliez, regroupez ou rétrogradez ces abonnements immédiatement.
Stratégie 3 : regrouper vos outils
C’est là que se trouvent les plus grandes économies. Au lieu de payer séparément pour votre site, les outils d’e-mail, le CRM, la programmation des réseaux sociaux et l’analytique, cherchez des plateformes qui réunissent plusieurs fonctions.
Par exemple, un créateur de sites web IA comme We.Inc peut remplacer un créateur de sites, un hébergeur, des extensions de création de pages et du développement freelance pour les modifications du site. Vous décrivez ce que vous voulez dans le chat, l’affinez visuellement ou dans le code, puis publiez sur un domaine personnalisé avec SSL gratuit, le tout au même endroit. Pour beaucoup d’entreprises, ce regroupement à lui seul réduit de 40% ou plus le coût de la mise en ligne et du maintien du site, par rapport à l’assemblage de ces éléments.
Comment évaluer les possibilités de regroupement
Listez vos outils actuels par fonction.
Repérez les plateformes qui couvrent plusieurs fonctions.
Comparez le coût de la solution regroupée à la somme des outils individuels.
Tenez compte des coûts cachés : maintenance des intégrations, problèmes de synchronisation des données et temps de formation.
Stratégie 4 : adapter vos forfaits à vos besoins
La plupart des fournisseurs SaaS proposent plusieurs niveaux tarifaires. Vérifiez si vous payez pour des fonctions inutilisées :
Avez-vous un forfait Enterprise alors qu’un forfait Pro couvre tous les besoins de l’équipe ?
Payez-vous 50 places alors que seulement 30 personnes utilisent l’outil ?
Avez-vous besoin de l’option d’analyse avancée, ou les rapports standard suffisent-ils ?
Passer un ou deux outils d’Enterprise à Pro peut économiser des milliers par an.
Stratégie 5 : négocier des contrats annuels
Si vous payez au mois, le passage à une facturation annuelle permet généralement d’économiser 15 à 25%. Avant de renouveler un contrat annuel :
Obtenez des devis concurrents. Connaître le prix des solutions alternatives vous donne un moyen de négociation.
Demandez des remises pluriannuelles. Les fournisseurs proposent parfois des réductions supplémentaires pour des engagements de deux ou trois ans.
Choisissez le bon moment. Les équipes commerciales sont plus souples à la fin du trimestre fiscal du fournisseur.
Stratégie 6 : instaurer une politique d’achat SaaS
Prévenez les prochaines dérives avec des règles d’achat claires :
Tout nouvel achat de logiciel au-dessus d’un certain seuil nécessite l’approbation de l’informatique ou de la finance.
Évaluez les nouveaux outils par rapport à la pile existante : un outil déjà utilisé répond-il au besoin ?
Prévoyez un examen trimestriel de chaque abonnement.
Stratégie 7 : utiliser les fonctions intégrées avant d’acheter un outil
Avant d’ajouter un outil à votre pile, vérifiez si vos plateformes actuelles offrent déjà la fonction recherchée. Exemples courants :
Votre outil de gestion de projet comprend peut-être un suivi du temps, ce qui évite une application distincte.
Votre plateforme d’e-mail propose peut-être des créateurs de pages d’atterrissage, ce qui évite un outil dédié.
Votre CRM comporte peut-être des rapports intégrés, ce qui rend inutile un outil BI séparé pour vos besoins.
Stratégie 8 : suivre l’utilisation en continu
La réduction des coûts n’est pas un projet ponctuel, mais une pratique continue. Organisez des examens trimestriels :
Examinez les données d’utilisation de chaque outil.
Comparez l’usage réel au nombre de licences.
Repérez les nouveaux outils adoptés sans approbation officielle.
Réévaluez l’apparition de nouvelles possibilités de regroupement.
Calculer vos économies
Voici une méthode rapide pour estimer les économies possibles :
Licences inutilisées : comptez-les et multipliez-les par le coût par place. C’est votre économie immédiate.
Économies liées au regroupement : additionnez le coût des outils qu’une seule plateforme pourrait remplacer, puis soustrayez le coût de cette plateforme.
Optimisation des forfaits : calculez la différence entre votre forfait actuel et le niveau adapté à votre usage.
Économies sur la facturation annuelle : appliquez la remise habituelle de 20% aux outils encore facturés au mois.
La plupart des entreprises trouvent ainsi des économies de 20 à 40%.
À retenir
Les coûts SaaS sont parmi les postes budgétaires les plus faciles à maîtriser. Commencez par un audit, éliminez le gaspillage, regroupez les outils lorsque c’est possible et inscrivez les vérifications régulières dans vos opérations. Le but n’est pas d’utiliser moins d’outils, mais d’utiliser les bons et de cesser de payer pour les autres.