Barrierefreie PDF-Alternativen für öffentliche Websites: Wann aus einem PDF eine Webseite werden sollte

Websites von Behörden und öffentlichen Einrichtungen enthalten Tausende PDFs. Eine Triage-Methode, um zu entscheiden, welche Sie löschen, archivieren, in HTML umwandeln oder als PDF reparieren, wie die Dokumentausnahmen von Title II wirklich funktionieren, und ein Umwandlungsrezept für Formulare, Berichte und Bekanntmachungen.

Fragen Sie ein beliebiges Webteam im öffentlichen Sektor, wo sein Barrierefreiheitsproblem liegt, und die meisten sagen dasselbe: in den PDFs. Eine mittelgroße Stadt oder ein Schulbezirk kann Zehntausende davon haben, viele gescannt, viele vergessen. Jedes einzelne als PDF zu reparieren ist langsam und teuer, und das Ergebnis ist auf dem Smartphone trotzdem schwer lesbar. Für die meisten Dokumente ist die bessere Lösung kein besseres PDF, sondern eine Webseite. Dieser Leitfaden zeigt Ihnen, wie Sie entscheiden, welche Dokumente Sie löschen, archivieren, umwandeln oder als PDF behalten, und wie Sie die gängigen Typen umwandeln. Er dient der allgemeinen Information und ist keine Rechtsberatung.

Was die Title-II-Regel zu Dokumenten sagt, in einer Tabelle

Die Web-Regel des DOJ zu ADA Title II wendet WCAG 2.1 Level AA auf Webinhalte an und behandelt Textverarbeitungsdateien, Präsentationen, PDFs und Tabellen („herkömmliche elektronische Dokumente“) als Webinhalte. Zwei ihrer Ausnahmen betreffen Dokumente, und eine dritte (Archive) erfasst sie häufig ebenfalls. So gelten sie speziell für Dateien, gestützt auf das Fact Sheet von ADA.gov.

Situation	Muss WCAG 2.1 AA erfüllt werden?	Worauf Sie achten sollten
Dokument, das nach Ihrem Stichtag veröffentlicht wurde	Ja	Das umfasst ab diesem Tag jede neue Tagesordnung, jeden Bericht und jede Bekanntmachung
Dokument, das vor Ihrem Stichtag veröffentlicht wurde und von niemandem genutzt wird, um eine Leistung zu erhalten	Ausgenommen	Muss auf Anfrage dennoch in barrierefreier Form bereitgestellt werden
Dokument, das vor Ihrem Stichtag veröffentlicht wurde und weiterhin genutzt wird, um eine Leistung zu beantragen, zu erhalten oder daran teilzunehmen	Ja	Alte Antragsformulare, Gebührenordnungen, geltende Regeln und Anleitungen
Individuelle, geschützte Datei zu einer Person, einem Grundstück oder einem Konto (zum Beispiel eine Rechnung)	Ausgenommen, wenn es sich um einen der genannten Dateitypen handelt und sie passwortgeschützt oder anderweitig gesichert ist	Dieselben Informationen als Webseite sind nicht ausgenommen; auf Anfrage müssen Sie sie barrierefrei bereitstellen
Archivierte Inhalte	Nur ausgenommen, wenn vor Ihrem Stichtag erstellt, ausschließlich zu Referenz-, Forschungs- oder Aufbewahrungszwecken vorgehalten, in einem separaten Archivbereich abgelegt und seitdem unverändert	Wird eine alte Datei auf einer aktuellen Seite verlinkt, als wäre sie aktuell, verliert sie ihren Archivstatus

Ihr Stichtag ist je nach Größe der 26. April 2027 oder der 26. April 2028, gemäß der vorläufigen endgültigen Regel des DOJ vom 20. April 2026. Die Termine und die übrigen Ausnahmen behandelt unser Leitfaden zur ADA-Title-II-Frist. Entscheidend für diesen Leitfaden: Die Ausnahme ist ein Grund, alte, ungenutzte Dateien in Ruhe zu lassen. Sie ist kein Grund, weiterhin neue PDFs zu veröffentlichen.

Warum eine Webseite meist besser ist als ein repariertes PDF

2018 legte der Government Digital Service des Vereinigten Königreichs dar, warum GOV.UK HTML gegenüber PDF bevorzugt. Die Gründe gelten für jede öffentliche Website: PDFs passen sich nicht an die Browsergröße an, sind nicht für das Lesen am Bildschirm gemacht, führen Menschen aus der Website heraus, sind schwer aktuell zu halten, und Herausgeber erfahren viel weniger darüber, wie sie genutzt werden. Barrierefreiheit ist einer von mehreren Gründen, und zwar der mit einer Frist.

Für ein Barrierefreiheitsteam sind die praktischen Unterschiede folgende:

	Barrierefreies PDF	Webseite
Nötige Kenntnisse für Barrierefreiheit	Spezialwissen: Tags, Lesereihenfolge, Alternativtext, Tabellenstruktur in der Datei	Jede Person, die im Editor Überschriften, Listen und Linktexte verwenden kann
Funktioniert auf dem Smartphone bei 200 % Zoom	Selten; der Text bricht nicht neu um	Ja, wenn die Vorlage responsiv ist
Aktualisierung	Quelle bearbeiten, neu exportieren, neu taggen, neu hochladen, alte Kopien aufspüren	Direkt bearbeiten; eine URL bleibt aktuell
Übersetzung	Eine neue Datei pro Sprache	Übersetzungstools für Seiten funktionieren; übersetzte Seiten teilen die Vorlage
Suche	Indexiert, aber Treffer führen auf eine Datei ohne Navigation	Treffer führen auf eine Seite innerhalb Ihrer Website
Prüfung	Separater PDF-Checker plus manuelle Prüfung	Dieselben Prüfungen wie für den Rest der Website

Das W3C veröffentlicht durchaus PDF-Techniken für WCAG 2.1 (Bilder mit Alternativtext taggen, Lesereihenfolge festlegen, Lesezeichen anlegen usw.), barrierefreie PDFs sind also möglich. Sie sind nur sehr aufwendig in der Erstellung und Pflege.

Triage: vier Stapel

Fangen Sie nicht mit dem Reparieren an. Fangen Sie mit dem Sortieren an. Exportieren Sie eine Liste aller Dokumente der Website (die meisten Content-Systeme können Dateien auflisten, und ein Crawler findet den Rest) mit URL, Titel, Upload-Datum, den Seiten, die darauf verlinken, und, falls verfügbar, wie oft das Dokument im letzten Jahr geöffnet wurde. Ordnen Sie dann jede Datei einem Stapel zu.

Stapel	Prüffrage	Maßnahme
Löschen	Veraltet, doppelt, ersetzt, oder seit einem Jahr von niemandem geöffnet und gesetzlich nicht zur Veröffentlichung vorgeschrieben	Entfernen Sie die Datei und die Links darauf, nachdem Sie Ihren Aufbewahrungsplan geprüft haben
Archivieren	Vor Ihrem Stichtag erstellt, nur zu Dokumentationszwecken vorgehalten, niemand braucht sie für eine Leistung	In einen gekennzeichneten Archivbereich verschieben, nicht bearbeiten, angeben, wie man eine barrierefreie Kopie anfordert
In HTML umwandeln	Wird aktuell genutzt, besteht überwiegend aus Text, Überschriften, Listen oder einfachen Tabellen	Als Webseite neu aufbauen; eine Druckversion nur behalten, wenn sie wirklich gedruckt wird
Als PDF reparieren	Das Dateiformat selbst ist wichtig: ein gesetzlich vorgeschriebenes Drucklayout, ein unterschriebener Plansatz, eine große technische Zeichnung	Das PDF nachbessern und auf der verlinkenden Seite eine Textzusammenfassung ergänzen

In den meisten Dokumentbeständen sind Löschen und Archivieren die größten Stapel. Das ist eine gute Nachricht: Sie kosten fast nichts. Umwandeln folgt meist als Nächstes. Als PDF reparieren sollte der kleinste Stapel sein, vorbehalten für Dokumente, bei denen das Layout der eigentliche Zweck ist.

Ein schnelles Bewertungsschema für den Umwandlungsstapel

Ist der Umwandlungsstapel noch zu groß, um ihn abzuarbeiten, bilden Sie eine Rangfolge. Vergeben Sie für jede zutreffende Aussage einen Punkt pro Datei und wandeln Sie die mit den höchsten Werten zuerst um.

Es ist ein Formular oder eine Anleitung, die Menschen brauchen, um eine Leistung zu erhalten.
Es wurde im letzten Jahr mehr als hundertmal geöffnet.
Es ist von der Startseite oder einer Hauptbereichsseite verlinkt.
Es wird mindestens einmal im Jahr aktualisiert.
Es ist ein Scan (kein markierbarer Text).
Es wird wahrscheinlich auf dem Smartphone gelesen (Schließungen, Fahrpläne, Speisepläne, Bekanntmachungen).

Umwandlungsrezepte für gängige öffentliche Dokumente

Ausfüllbare Formulare

Ausfüllbare PDF-Formulare sind die wertvollste Umwandlung, denn die Ausnahme der Regel gilt nie für ein Formular, das noch in Gebrauch ist. Ersetzen Sie das PDF durch ein Online-Formular: eine Frage pro Beschriftung, Fehlermeldungen, die sagen, was falsch ist und wie es sich beheben lässt, kein Zeitlimit und eine Bestätigungsseite oder -E-Mail. Wo eine handschriftliche Unterschrift gesetzlich vorgeschrieben ist, behalten Sie eine druckbare Version, aber als korrekt getaggte Datei, und bieten Sie telefonische Hilfe an. Fragen Sie, ob jedes Feld noch nötig ist; die Umwandlung ist der günstigste Moment, ein Formular zu kürzen.

Tagesordnungen und Protokolle

Veröffentlichen Sie sie als Seiten mit einer Überschrift pro Tagesordnungspunkt und der Punktnummer in der Überschrift. Verlinken Sie Begleitdokumente beim jeweiligen Punkt. Protokolle folgen derselben Struktur, sodass Leser von Punkt 7 der Tagesordnung zu Punkt 7 im Protokoll springen können.

Jahresberichte und Pläne

Lange Berichte funktionieren als kurze Seitenfolge: eine Übersichtsseite mit den Kennzahlen als Text, dann eine Seite pro Kapitel. Diagramme brauchen eine kurze Beschreibung dessen, was sie zeigen, plus die zugrunde liegenden Zahlen in einer Tabelle. Ist dem Gremium die gestaltete Druckversion wichtig, bieten Sie sie zum Download an, behandeln Sie aber die Webseiten als Hauptversion.

Bekanntmachungen und Pressemitteilungen

Diese hätten nie PDFs sein sollen. Fügen Sie den Text in eine Seite ein, setzen Sie Datum und Kontakt an den Anfang und löschen Sie die Datei.

Gebührenordnungen, Tarife und Fahrpläne

Verwenden Sie eine echte Tabelle mit Beschriftung und Kopfzellen. Ist die Tabelle breit, teilen Sie sie nach Kategorien in mehrere kleinere Tabellen auf, damit sie auf dem Smartphone nicht seitlich scrollt.

Karten und Plansätze

Ein Karten-PDF lässt sich durch Tagging für blinde Leser nicht vollständig verständlich machen. Was hilft, ist eine Textfassung der Informationen, die die Karte transportiert: die Grenzen anhand von Straßen beschrieben, die Liste der Wahllokale mit Adressen, die Route Haltestelle für Haltestelle. Behalten Sie die Karte und stellen Sie den Text daneben.

Flyer und Plakate

Veröffentlichen Sie die Veranstaltung als Seite oder Kalendereintrag mit den Details als Text. Stellen Sie zusätzlich das Flyerbild ein, kann seine Beschreibung kurz sein, weil die Details bereits auf der Seite stehen.

Eine Seite im visuellen Editor mit ausgewählter Überschrift und geöffneten Einstellungen für Schrift, Größe und Farbe — Ein Dokument umzuwandeln heißt vor allem, Text in eine Seite mit echten Überschriften zu tippen. Gezeigt im visuellen Editor von We.Inc mit unserer Demo-Marke.

Verhindern Sie, dass der Stapel nachwächst

Die Umwandlung scheitert, wenn dieselben Stellen weiterhin neue PDFs hochladen. Nehmen Sie diese Regeln in Ihre Veröffentlichungsrichtlinie auf (unsere Vorlage für eine Governance-Richtlinie hat einen Platz dafür):

Standardmäßig HTML. Ein neues Dokument ist eine Webseite, es sei denn, der Autor kann begründen, warum es eine Datei sein muss.
Keine Scans. Laden Sie die Quelldatei hoch, nie ein Foto oder einen Scan von Papier.
Jede Datei hat eine Seite. Jedes Dokument wird von einer Seite verlinkt, die es in ein bis zwei Sätzen zusammenfasst, damit niemand auf einer nackten Datei landet.
Eine benannte verantwortliche Person und ein Prüfdatum für jedes Dokument, damit veraltete Dateien gelöscht und nicht aus Nachlässigkeit archiviert werden.
Prüfung vor Veröffentlichung. Eine Person, die die Regeln kennt, sieht sich neue Dokumente an, bevor sie online gehen.

Bei Regel 5 hilft eine Plattform. Müssen neue Seiten vor der Veröffentlichung freigegeben werden, sieht eine prüfende Person ein hochgeladenes PDF, bevor die Öffentlichkeit es sieht.

Eine Freigabewarteschlange mit dem Titel Warten auf Ihre Freigabe und Optionen zum Freigeben und Veröffentlichen oder zum Anfordern von Änderungen — Eine Prüfwarteschlange gibt jemandem die Chance, ein neues PDF abzufangen, bevor es veröffentlicht wird. Die gezeigte Anfrage wurde für diesen Screenshot auf unserer Demo-Marke angelegt.

Budget: was Sie zählen sollten

Wir nennen keine Preise pro Seite für die Nachbesserung, da diese je nach Anbieter und Dokument stark schwanken. Zählen Sie bei der Kalkulation stattdessen Folgendes:

Seiten im Umwandlungsstapel, aufgeteilt in einfachen Text, Tabellen und Formulare.
Seiten im Stapel „als PDF reparieren“, aufgeteilt nach verfügbarer getaggter Quelle und reinen Scans.
Stunden, die Mitarbeitende nach einer Schulung brauchen, um ihre eigenen Dokumente als Seiten neu aufzubauen (bei Textdokumenten oft der günstigste Weg).
Laufende Kosten des Prüfschritts in Arbeitszeit pro Woche.

Vergleichen Sie das mit den Kosten, einen Nachbesserungsdienstleister dauerhaft für jedes neue PDF zu beauftragen, das Ihre Stellen erzeugen werden. Die Umwandlung in HTML gewinnt meist nach dem ersten Jahr, weil sie wiederkehrende Kosten stoppt, nicht nur bestehende Altlasten abbaut.

Das Ergebnis testen

Die Seite „First Steps“ von ADA.gov weist darauf hin, dass automatisierte Testtools allein nicht alle Aspekte der Barrierefreiheit abdecken, und empfiehlt, automatisierte und manuelle Prüfungen zu kombinieren. Für umgewandelte Seiten heißt das: ein automatisierter Scan plus ein Durchgang mit Tastatur und Screenreader für jede verwendete Vorlage (Formular, Tagesordnung, Berichtskapitel, Tabellenseite). Für jedes PDF, das Sie behalten, nutzen Sie einen PDF-Barrierefreiheitschecker und lesen es anschließend mit einem Screenreader, denn eine Datei kann den Checker bestehen und trotzdem eine falsche Lesereihenfolge haben.

Wo We.Inc ins Spiel kommt

We.Inc ist eine White-Label-Website-Plattform für Organisationen, die viele Websites unter einer Marke betreiben. Für die Bereinigung von Dokumenten bietet sie:

Einen visuellen Editor, in dem Mitarbeitende Dokumente als Seiten mit Überschriften, Listen und Tabellen neu aufbauen.
In Websites integrierte Formulare, pro Website aktivierbar.
Eine optionale einstufige Freigabe, bevor eine Website online geht.
Ein Audit-Log der Aktionen in der Organisation sowie vollständigen Code-Download oder GitHub-Export jeder Website.

Das Panel-Menü des Editors mit den Einträgen Code, Cloud, Blog, SEO, Store, Domain, Analytics, Speed und Security — Die Panels des Editors. Die Panels Blog und SEO helfen, wenn Bekanntmachungen und Berichte zu Seiten statt Dateien werden.

Das Code-Panel mit Dateibaum, dem Quelltext einer Seitenkomponente und einer Download-Schaltfläche — Jede umgewandelte Seite ist gewöhnlicher Code, den Sie herunterladen können; die Arbeit ist also nicht in der Plattform gefangen.

Wir wandeln Ihre PDFs nicht für Sie um, und auf der Plattform erstellte Seiten entstehen KI-gestützt: Wir behaupten nicht, dass sie WCAG 2.1 AA erfüllen, und Ihr Team muss sie testen. Um über eine dokumentenlastige Website zu sprechen, vereinbaren Sie eine Demo. Siehe auch unsere Leitfäden für Schulbezirke und öffentliche Bibliotheken.

Quellen

Zuletzt geprüft am 2026-10-25.

ADA.gov, Fact Sheet: New Rule on the Accessibility of Web Content and Mobile Apps Provided by State and Local Governments (Ausnahmen für Dokumente, individuelle Dokumente und Archive).
ADA.gov, First Steps Toward Complying with the Title II Web and Mobile Application Accessibility Rule.
Federal Register, Extension of Compliance Dates, vorläufige endgültige Regel, 20. April 2026 (91 FR 20902).
Government Digital Service, Why GOV.UK content should be published in HTML and not PDF, 16. Juli 2018.
W3C, Techniques for WCAG 2.1: PDF techniques sowie WCAG 2.1.

Dieser Leitfaden dient der allgemeinen Information und ist keine Rechtsberatung. Prüfen Sie Ihre Aufbewahrungsvorschriften, bevor Sie öffentliche Dokumente löschen, und klären Sie mit Ihrer eigenen Rechtsberatung, wie die Ausnahmen für Sie gelten.

Häufige Fragen

Müssen alte PDFs auf einer Behörden-Website barrierefrei sein?

PDFs, die vor Ihrem Title-II-Stichtag veröffentlicht wurden, sind ausgenommen, es sei denn, sie werden weiterhin genutzt, um eine Leistung zu beantragen, zu erhalten oder daran teilzunehmen. Auf Anfrage müssen Sie dennoch eine barrierefreie Version bereitstellen. Nach dem Stichtag veröffentlichte Dokumente müssen WCAG 2.1 AA erfüllen.

Ist es besser, ein PDF zu reparieren oder es in eine Webseite umzuwandeln?

Bei den meisten Textdokumenten, Formularen, Tagesordnungen, Bekanntmachungen und Tabellen ist eine Webseite günstiger barrierefrei zu machen, funktioniert auf Smartphones und ist leichter aktuell zu halten. Behalten Sie PDFs für Dokumente, bei denen das Drucklayout selbst wichtig ist, etwa Plansätze.

Können wir alte PDFs einfach in ein Archiv verschieben?

Als archiviert gelten nur Inhalte, die vor dem Stichtag erstellt wurden, ausschließlich zu Referenz-, Forschungs- oder Aufbewahrungszwecken vorgehalten werden, in einem separaten Archivbereich liegen und seitdem nicht verändert wurden. Dateien, die weiterhin als aktuell verlinkt sind, gehören nicht dazu.

Sind passwortgeschützte Rechnungen und Kontoauszüge ausgenommen?

Individuelle Dokumente zu einer bestimmten Person, einem Grundstück oder einem Konto sind ausgenommen, wenn sie einem der genannten Dateitypen entsprechen und passwortgeschützt oder anderweitig gesichert sind. Auf Anfrage müssen Sie dennoch eine barrierefreie Version bereitstellen.

Wandelt We.Inc unsere PDFs um?

Nein. We.Inc gibt Mitarbeitenden einen Editor, Formulare, einen optionalen Freigabeschritt und Code-Export, um Dokumente als Seiten neu aufzubauen; Umwandlung und Tests sind jedoch Aufgabe Ihres Teams.