Eine vollständige Website-Governance-Richtlinie zum Kopieren: wem welche Seite gehört, wer was freigibt, wie oft Inhalte geprüft werden, wie neue Websites entstehen und wie alte Inhalte stillgelegt werden.
Eine Website-Governance-Richtlinie beantwortet vier Fragen, bevor daraus Streit wird: Wer darf veröffentlichen, wer muss vorher zustimmen, wie oft wird jede Seite erneut geprüft, und was passiert mit Inhalten, für die niemand mehr zuständig ist? Unten finden Sie eine vollständige Richtlinie, die Sie in Ihr eigenes Dokument kopieren und anpassen können. Begriffe in [eckigen Klammern] füllen Sie selbst aus. Im Anschluss an die Richtlinie folgen Hinweise zur Einführung und zu den Fehlern, an denen solche Richtlinien scheitern.
Sie richtet sich an Organisationen, in denen mehr als eine Handvoll Personen an der Website arbeiten: eine Stadt mit Fachbereichen, eine Universität mit Fakultäten und Laboren, ein Franchise-Netzwerk, ein Verband mit Ortsgruppen oder ein Unternehmen mit mehreren Marken. Betreut eine einzige Person die gesamte Website, brauchen Sie vielleicht ein Drittel davon: Behalten Sie die Inhaltsstandards, den Prüfzyklus und die Regeln zur Stilllegung.
Version [1.0] · Genehmigt von [Name, Funktion] am [Datum] · Nächste Überprüfung der Richtlinie: [Datum, 12 Monate später]
Diese Richtlinie legt fest, wer für die Websites von [Name der Organisation] verantwortlich ist, wie Inhalte erstellt, freigegeben, geprüft und entfernt werden und wie bei Meinungsverschiedenheiten entschieden wird. Ziel ist eine Website, die korrekt ist, unserer Marke entspricht, für alle nutzbar ist, einschließlich Menschen mit Behinderungen, und nicht größer ist als nötig.
Diese Richtlinie gilt für jede Website, Subdomain, Microsite und Landingpage, die den Namen oder das Logo von [Name der Organisation] trägt, einschließlich Websites, die von externen Dienstleistern erstellt oder gehostet werden. Sie umfasst Texte, Bilder, Videos, Dokumente (PDF, Word, Tabellen), Formulare und eingebettete Drittanbieter-Tools. Social-Media-Konten fallen unter [Name der Social-Media-Richtlinie], nicht unter diese.
Die aktuelle Liste der erfassten Websites wird im Website-Verzeichnis (Abschnitt 6) geführt. Eine Website, die nicht im Verzeichnis steht, ist nicht genehmigt.
Jede der folgenden Rollen braucht eine namentlich benannte Person und eine Vertretung. Die Namen werden im Website-Verzeichnis geführt, nicht in dieser Richtlinie, damit die Richtlinie bei Personalwechseln nicht veraltet.
| Aktion | Redakteur | Website-Verantwortliche | Web-Manager |
|---|---|---|---|
| Eine bestehende Seite bearbeiten | Ja, dann Freigabe | Ja | Ja |
| Einer bestehenden Website eine neue Seite hinzufügen | Ja, dann Freigabe | Ja | Ja |
| Ohne zweite Person veröffentlichen | Nein | [Ja / nur bei dringenden Mitteilungen] | Ja |
| Eine neue Website oder Subdomain anlegen | Nein | Nur beantragen | Nach Genehmigung der Gruppe |
| Vorlagen, Logo, Farben, Schriften ändern | Nein | Nein | Nach Genehmigung der Gruppe |
| Einen Redakteur hinzufügen oder entfernen | Nein | Beantragen | Ja |
| Ein Drittanbieter-Embed, Formular oder Tracking-Skript hinzufügen | Nein | Beantragen | Mit Freigabe der technischen Leitung |
| Eine Seite oder Website offline nehmen | Nur eigene Seiten | Eigene Website | Alle (Abschnitt 9) |
Alle neuen und geänderten Inhalte werden vor der Veröffentlichung von einer anderen Person als dem Autor geprüft, mit Ausnahme der dringenden Mitteilungen in 5.3. Die freigebende Person bestätigt:
5.1 Bearbeitungszeit. Freigebende antworten innerhalb von [2 Arbeitstagen]. Antwortet eine freigebende Person nicht, kann der Redakteur an den Web-Manager eskalieren.
5.2 Rechtliche und regulierte Inhalte. Inhalte zu [Gebühren, Zulassung, Anspruchsberechtigung, Beschäftigung, Gesundheit und Sicherheit, Wahlen, Beschaffung] benötigen vor der Veröffentlichung zusätzlich die Freigabe von [Recht / Compliance / zuständiger Stelle].
5.3 Dringende Mitteilungen. Schließungen, Notfälle und Sicherheitshinweise können von [der Website-Verantwortlichen oder dem Web-Manager] sofort veröffentlicht werden. Sie werden innerhalb von [1 Arbeitstag] von einer freigebenden Person geprüft und innerhalb von [24 Stunden] nach Ende der Situation entfernt oder aktualisiert.
Eine neue Website, Subdomain oder Microsite wird nur angelegt, wenn ein Bereich einer bestehenden Website die Aufgabe nicht erfüllen kann. Ein Antrag an die Web-Governance-Gruppe muss angeben: die Zielgruppe, was diese auf der Website tun muss und heute nicht kann, die benannte Website-Verantwortliche und die Redakteure, die erwartete Lebensdauer der Website und wer sie stilllegt. Websites für Veranstaltungen oder Kampagnen müssen ein Enddatum nennen.
Der Web-Manager führt ein Website-Verzeichnis mit folgenden Angaben für jede Website: Webadresse, Zweck, Website-Verantwortliche und Vertretung, Redakteure, Freigebende, Startdatum, letzte vollständige Prüfung, geplantes Enddatum (falls vorhanden) sowie Anbieter oder Plattform.
| Inhaltstyp | Prüfung mindestens |
|---|---|
| Startseiten, Kontaktdaten, Öffnungszeiten, Gebühren und Fristen | [Alle 3 Monate] und bei jeder Änderung |
| Seiten zu Leistungen, Programmen und Produkten | [Alle 6 Monate] |
| Richtlinien, „Über uns“-Seiten, Personal- und Teamlisten | [Alle 12 Monate] |
| News- und Veranstaltungsseiten | Keine Prüfung; Stilllegung gemäß Abschnitt 8 |
Jedes Quartal schickt der Web-Manager jeder Website-Verantwortlichen eine Liste ihrer Seiten, deren Prüfdatum überschritten ist. Eine Seite, die [60 Tage] nach dieser Mitteilung noch überfällig ist, wird gemäß Abschnitt 9 offline genommen. Einmal jährlich bestätigt die Website-Verantwortliche schriftlich, dass ihre Website noch benötigt wird, und das Verzeichnis wird aktualisiert.
Der Web-Manager kann jede Seite offline nehmen, ohne auf die Website-Verantwortliche zu warten, wenn sie: falsche Informationen enthält, die jemandem schaden oder eine Haftung begründen könnten; gegen Markenstandards verstößt und die Website-Verantwortliche dies nicht innerhalb von [10 Arbeitstagen] nach Hinweis behoben hat; ihr Prüfdatum gemäß Abschnitt 7 überschritten hat; oder ein Sicherheitsproblem enthält. Die Website-Verantwortliche wird noch am selben Tag informiert, und die Seite wird nach der Behebung wiederhergestellt. Streitfälle gehen an die Web-Governance-Gruppe und dann an den Executive Sponsor.
Konten sind personengebunden; gemeinsame Logins sind nicht zulässig. Redakteure werden nur auf Wunsch der Website-Verantwortlichen hinzugefügt und innerhalb von [5 Arbeitstagen] nach Ausscheiden aus der Rolle entfernt. Der Web-Manager prüft die vollständige Kontenliste alle [6 Monate] mit jeder Website-Verantwortlichen. Dienstleister erhalten Konten nur für die Dauer ihres Vertrags.
Unser Ziel ist [WCAG 2.1 Level AA / WCAG 2.2 Level AA]. Vorlagen werden vor der Freigabe vom Web-Manager getestet. Redakteure sind für die von ihnen eingefügten Inhalte verantwortlich (Abschnitt 5). Wir veröffentlichen eine Erklärung zur Barrierefreiheit mit einer Möglichkeit, Barrieren zu melden; Meldungen werden innerhalb von [5 Arbeitstagen] beantwortet.
Jede neue Website-Plattform und jeder neue Anbieter muss von der technischen Leitung und der Web-Governance-Gruppe genehmigt werden. Verträge müssen es uns erlauben, unsere Inhalte, unseren Code (sofern wir dafür bezahlt haben) und unsere Daten jederzeit und zum Vertragsende in nutzbaren Formaten zu exportieren.
Diese Richtlinie wird alle 12 Monate von der Web-Governance-Gruppe überprüft und vom Executive Sponsor erneut genehmigt. Fragen richten Sie an [E-Mail des Web-Managers].
Eine Governance-Richtlinie nimmt Menschen, die bisher veröffentlichen konnten, was sie wollten, etwas weg. Deshalb zählt die Einführung so viel wie der Wortlaut.
Sie können diese Richtlinie auf jeder Plattform umsetzen, doch manches ist viel einfacher, wenn die Software die Durchsetzung übernimmt. Prüfen Sie, ob Ihre Plattform Folgendes kann: jedem Redakteur nur Zugriff auf seine eigenen Websites geben; eine Seite vor der Veröffentlichung zur Freigabe zurückhalten; Logo, Farben und Vorlagen sperren, sodass nur das zentrale Team sie ändern kann; eine Liste aller Websites mit ihren Verantwortlichen anzeigen; protokollieren, wer was geändert hat; und bei einem Wechsel alles exportieren. Wenn Sie eine Plattform auswählen, nennt Ihnen unser Exit-Plan für Website-Anbieter die Vertragsbedingungen, die Sie verlangen sollten.
Die White-Label-Plattform von We.Inc betreibt viele Websites unter einem Markenkonto. Inhaber und Admins verwalten das Konto, jede Website liegt in einem eigenen Kundenkonto mit den Funktionen, die Sie freigeben, Veröffentlichungen können so eingestellt werden, dass sie auf die Freigabe des Inhabers warten (als Standard für alle Websites oder pro Website), und das Konto führt ein Audit-Log der Aktionen in der Organisation. Die Freigabe ist ein einzelner Schritt, kein mehrstufiger Workflow; verlangt Ihre Richtlinie zwei Freigabeebenen, würden Sie die zweite außerhalb des Tools abwickeln. Wenn Sie sehen möchten, wie sich eine solche Richtlinie auf die Plattform übertragen lässt, vereinbaren Sie eine Demo und bringen Sie Ihren Entwurf mit. Alles Weitere finden Sie in der Übersicht zur White-Label-Plattform.
Diese Vorlage ist eine allgemeine Orientierung, keine Rechtsberatung. Klären Sie die für Ihre Organisation geltenden Anforderungen an Aufbewahrung, Barrierefreiheit und Beschaffung mit den dafür zuständigen Personen.
Ein schriftliches Regelwerk dazu, wem welcher Teil einer Website gehört, wer veröffentlichen darf, wer Inhalte vor der Veröffentlichung freigeben muss, wie oft Seiten geprüft werden und wie Inhalte und ganze Websites stillgelegt werden. Meist benennt es Rollen wie Executive Sponsor, Web-Manager, Website-Verantwortliche, Redakteure und Freigebende.
Ein gängiges Muster ist alle 3 Monate für Kontaktdaten, Gebühren und Fristen, alle 6 Monate für Leistungs- und Programmseiten und alle 12 Monate für Richtlinien und „Über uns“-Seiten. News und Veranstaltungen werden nicht geprüft, sondern nach einem festen Zeitplan archiviert oder entfernt.
Der Leitung der Einheit, die der Inhalt beschreibt: Fachbereich, Schule, Standort oder Ortsgruppe. Sie kann das Schreiben an Redakteure delegieren, bleibt aber für die Richtigkeit verantwortlich. Das zentrale Webteam verantwortet Plattform, Vorlagen und Markenstandards, nicht die Fakten auf jeder Seite.
Die meisten Organisationen verlangen, dass eine zweite Person neue und geänderte Seiten prüft, mit einer Ausnahme für dringende Mitteilungen wie Schließungen, die sofort veröffentlicht und nachträglich geprüft werden.
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