Une politique de gouvernance web complète à copier : qui est propriétaire de chaque page, qui approuve quoi, à quelle fréquence les contenus sont révisés, comment les nouveaux sites sont créés et comment les anciens contenus sont retirés.
Une politique de gouvernance web répond à quatre questions avant qu'elles ne tournent au conflit : qui a le droit de publier, qui doit donner son accord d'abord, à quelle fréquence chaque page est réexaminée, et ce qu'il advient des contenus dont plus personne n'est responsable. Vous trouverez ci-dessous une politique complète à copier dans votre propre document et à adapter. Les mots entre [crochets] sont les éléments à compléter. Après la politique, vous trouverez des conseils pour la déployer, ainsi que les erreurs qui font échouer ce type de politique.
Il est conçu pour les organisations où plus d'une poignée de personnes interviennent sur le site web : une ville avec ses services, une université avec ses facultés et ses laboratoires, un réseau de franchise, une association avec ses antennes, ou une entreprise avec plusieurs marques. Si une seule personne gère tout le site, vous n'en avez besoin que d'un tiers environ : gardez les normes de contenu, le cycle de révision et les règles de retrait.
Version [1.0] · Approuvée par [nom, fonction] le [date] · Prochaine révision de la politique : [date, 12 mois plus tard]
La présente politique définit qui est responsable des sites web de [nom de l'organisation], comment les contenus sont créés, approuvés, révisés et retirés, et comment les décisions sont prises en cas de désaccord. Son objectif est un site web exact, cohérent avec notre marque, utilisable par tous, y compris les personnes en situation de handicap, et pas plus vaste que nécessaire.
La présente politique couvre chaque site web, sous-domaine, microsite et page d'atterrissage portant le nom ou le logo de [nom de l'organisation], y compris les sites créés ou hébergés par des prestataires externes. Elle couvre les textes, images, vidéos, documents (PDF, Word, tableurs), formulaires et outils tiers intégrés. Les comptes de réseaux sociaux relèvent de [nom de la politique réseaux sociaux], et non de celle-ci.
La liste à jour des sites concernés est tenue dans le registre des sites (section 6). Un site qui ne figure pas dans le registre n'est pas autorisé.
Chaque rôle ci-dessous doit avoir une personne nommée et un suppléant nommé. Les noms sont tenus dans le registre des sites, et non dans cette politique, afin qu'elle ne devienne pas obsolète quand les personnes changent de poste.
| Action | Éditeur de contenu | Propriétaire de site | Responsable web |
|---|---|---|---|
| Modifier une page existante | Oui, puis approbation | Oui | Oui |
| Ajouter une page à un site existant | Oui, puis approbation | Oui | Oui |
| Publier sans seconde personne | Non | [Oui / seulement pour les avis urgents] | Oui |
| Créer un nouveau site ou sous-domaine | Non | Demande uniquement | Après accord du comité |
| Modifier les modèles, le logo, les couleurs, les polices | Non | Non | Après accord du comité |
| Ajouter ou retirer un éditeur | Non | Demande | Oui |
| Ajouter une intégration tierce, un formulaire ou un script de suivi | Non | Demande | Avec l'accord du responsable technique |
| Dépublier une page ou un site | Ses propres pages uniquement | Son propre site | Tout (section 9) |
Tout contenu nouveau ou modifié est vérifié par une autre personne que son auteur avant sa mise en ligne, à l'exception des avis urgents prévus en 5.3. L'approbateur confirme que :
5.1 Délai de traitement. Les approbateurs répondent sous [2 jours ouvrés]. Si un approbateur ne répond pas, l'éditeur de contenu peut faire remonter la demande au responsable web.
5.2 Contenus juridiques et réglementés. Les contenus portant sur [les tarifs, les admissions, l'éligibilité, l'emploi, la santé et la sécurité, les élections, les marchés publics] doivent aussi être validés par [le service juridique / la conformité / le service responsable] avant publication.
5.3 Avis urgents. Les fermetures, urgences et consignes de sécurité peuvent être publiées immédiatement par [le propriétaire du site ou le responsable web]. Elles sont vérifiées par un approbateur sous [1 jour ouvré] et retirées ou mises à jour dans les [24 heures] suivant la fin de la situation.
Un nouveau site, sous-domaine ou microsite n'est créé que lorsqu'une section d'un site existant ne peut pas remplir le rôle. La demande adressée au comité de gouvernance web doit préciser : le public visé, ce qu'il doit pouvoir faire sur le site et qu'il ne peut pas faire aujourd'hui, le propriétaire du site et les éditeurs nommés, la durée de vie prévue du site, et qui le retirera. Les sites d'événement ou de campagne doivent indiquer une date de fin.
Le responsable web tient un registre des sites indiquant, pour chaque site : l'adresse web, l'objet, le propriétaire du site et son suppléant, les éditeurs, l'approbateur, la date de lancement, la dernière révision complète, la date de fin prévue (le cas échéant) et le prestataire ou la plateforme qui l'héberge.
| Type de contenu | Révisé au minimum |
|---|---|
| Pages d'accueil, coordonnées, horaires d'ouverture, tarifs et échéances | [Tous les 3 mois] et à chaque changement |
| Pages de services, de programmes et de produits | [Tous les 6 mois] |
| Politiques, pages « À propos », listes du personnel et des équipes | [Tous les 12 mois] |
| Actualités et pages d'événements | Pas de révision ; retrait selon la section 8 |
Chaque trimestre, le responsable web envoie à chaque propriétaire de site la liste de ses pages dont la date de révision est dépassée. Une page toujours en retard [60 jours] après cet avis est dépubliée selon la section 9. Chaque année, le propriétaire du site confirme par écrit que son site est toujours nécessaire, et le registre est mis à jour.
Le responsable web peut dépublier toute page, sans attendre le propriétaire du site, si elle : contient une information erronée susceptible de nuire à quelqu'un ou d'engager la responsabilité de l'organisation ; enfreint les normes de marque d'une manière que le propriétaire du site n'a pas corrigée dans les [10 jours ouvrés] suivant le signalement ; a dépassé sa date de révision comme prévu à la section 7 ; ou présente un problème de sécurité. Le propriétaire du site en est informé le jour même et la page est rétablie une fois corrigée. Les différends sont portés devant le comité de gouvernance web, puis devant le sponsor de direction.
Les comptes sont personnels ; les identifiants partagés sont interdits. Les éditeurs ne sont ajoutés qu'à la demande du propriétaire du site et retirés dans les [5 jours ouvrés] suivant leur départ du rôle. Le responsable web passe en revue la liste complète des comptes tous les [6 mois] avec chaque propriétaire de site. Les prestataires ne reçoivent un compte que pour la durée de leur contrat.
Notre objectif est [WCAG 2.1 niveau AA / WCAG 2.2 niveau AA]. Les modèles sont testés par le responsable web avant leur mise en service. Les éditeurs sont responsables des contenus qu'ils ajoutent (section 5). Nous publions une déclaration d'accessibilité avec un moyen de signaler un obstacle, et les signalements reçoivent une réponse sous [5 jours ouvrés].
Toute nouvelle plateforme web ou tout nouveau prestataire doit être approuvé par le responsable technique et le comité de gouvernance web. Les contrats doivent nous permettre d'exporter nos contenus, notre code lorsque nous l'avons payé, et nos données dans des formats exploitables, à tout moment et à la fin du contrat.
La présente politique est révisée tous les 12 mois par le comité de gouvernance web et approuvée à nouveau par le sponsor de direction. Les questions sont à adresser à [e-mail du responsable web].
Une politique de gouvernance retire quelque chose à des personnes qui publiaient jusque-là ce qu'elles voulaient : le déploiement compte donc autant que la formulation.
Vous pouvez appliquer cette politique sur n'importe quelle plateforme, mais une partie est bien plus simple si le logiciel se charge de la faire respecter. Vérifiez si la vôtre peut : donner à chaque éditeur l'accès à ses seuls sites ; retenir une page en attente d'approbation avant sa mise en ligne ; verrouiller le logo, les couleurs et les modèles pour que seule l'équipe centrale puisse les modifier ; afficher la liste de tous les sites avec leur propriétaire ; enregistrer qui a modifié quoi ; et tout exporter si vous partez. Si vous choisissez une plateforme, notre plan de sortie d'un prestataire web liste les clauses contractuelles à demander.
La plateforme en marque blanche de We.Inc fait tourner de nombreux sites sous un même compte de marque. Les propriétaires et administrateurs gèrent le compte, chaque site se trouve dans son propre compte client avec les fonctionnalités que vous lui autorisez, la publication peut être configurée pour attendre l'approbation du propriétaire (par défaut pour tous les sites ou site par site), et le compte conserve un journal d'audit des actions de l'organisation. L'approbation se fait en une seule étape, pas dans un circuit à plusieurs niveaux : si votre politique exige deux niveaux de validation, le second se gérerait en dehors de l'outil. Pour voir comment une politique comme celle-ci se transpose sur la plateforme, réservez une démo et apportez votre brouillon. Consultez la présentation de la plateforme en marque blanche pour le reste.
Ce modèle est un guide général, pas un conseil juridique. Vérifiez les exigences de conservation des documents, d'accessibilité et de marchés publics applicables à votre organisation auprès des personnes qui en sont responsables.
Un ensemble de règles écrites qui précise qui est propriétaire de chaque partie d'un site web, qui peut publier, qui doit approuver les contenus avant leur mise en ligne, à quelle fréquence les pages sont révisées, et comment les contenus et les sites entiers sont retirés. Elle nomme généralement des rôles comme un sponsor de direction, un responsable web, des propriétaires de site, des éditeurs et des approbateurs.
Un schéma courant : tous les 3 mois pour les coordonnées, tarifs et échéances, tous les 6 mois pour les pages de services et de programmes, et tous les 12 mois pour les politiques et les pages « À propos ». Les actualités et les événements ne sont pas révisés ; ils sont archivés ou retirés selon un calendrier.
Le responsable de l'unité que le contenu décrit : le service, l'école, l'établissement ou l'antenne. Il peut déléguer la rédaction à des éditeurs mais reste responsable de l'exactitude. L'équipe web centrale est propriétaire de la plateforme, des modèles et des normes de marque, pas des faits présentés sur chaque page.
La plupart des organisations exigent qu'une seconde personne vérifie les pages nouvelles et modifiées, avec une exception pour les avis urgents comme les fermetures, publiés immédiatement puis vérifiés ensuite.
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