Una política de gobernanza web completa que puedes copiar: quién es responsable de cada página, quién aprueba qué, cada cuánto se revisa el contenido, cómo se crean los sitios nuevos y cómo se retira el contenido antiguo.
Una política de gobernanza web responde cuatro preguntas antes de que se conviertan en discusiones: quién puede publicar, quién tiene que dar el visto bueno primero, cada cuánto se vuelve a revisar cada página y qué pasa con el contenido que ya no tiene responsable. A continuación tienes una política completa que puedes copiar en tu propio documento y adaptar. Las palabras entre [corchetes] son las partes que debes completar. Después de la política encontrarás notas sobre cómo implantarla y los errores que hacen fracasar políticas como esta.
Está pensada para organizaciones en las que más de un puñado de personas trabaja en el sitio web: un ayuntamiento con departamentos, una universidad con facultades y laboratorios, una red de franquicias, una asociación con capítulos o una empresa con varias marcas. Si una sola persona gestiona todo el sitio, quizá necesites un tercio: conserva las normas de contenido, el ciclo de revisión y las reglas de retirada.
Versión [1.0] · Aprobada por [nombre, cargo] el [fecha] · Próxima revisión de la política: [fecha, 12 meses después]
Esta política establece quién es responsable de los sitios web de [nombre de la organización], cómo se crea, aprueba, revisa y elimina el contenido, y cómo se toman las decisiones cuando hay desacuerdo. Su objetivo es un sitio web preciso, coherente con nuestra marca, utilizable por todas las personas, incluidas las personas con discapacidad, y no más grande de lo necesario.
Esta política abarca todos los sitios web, subdominios, micrositios y páginas de destino que llevan el nombre o el logotipo de [nombre de la organización], incluidos los sitios creados o alojados por proveedores externos. Abarca textos, imágenes, video, documentos (PDF, Word, hojas de cálculo), formularios y herramientas de terceros integradas. Las cuentas en redes sociales se rigen por [nombre de la política de redes sociales], no por esta.
La lista actual de sitios incluidos se mantiene en el registro de sitios (sección 6). Un sitio que no figura en el registro no está aprobado.
Cada uno de los roles siguientes debe tener una persona designada y un suplente designado. Los nombres se guardan en el registro de sitios, no en esta política, para que la política no quede desactualizada cuando las personas cambian de puesto.
| Acción | Editor de contenido | Responsable del sitio | Responsable web |
|---|---|---|---|
| Editar una página existente | Sí, con aprobación posterior | Sí | Sí |
| Añadir una página nueva a un sitio existente | Sí, con aprobación posterior | Sí | Sí |
| Publicar sin una segunda persona | No | [Sí / solo avisos urgentes] | Sí |
| Crear un sitio o subdominio nuevo | No | Solo solicitarlo | Con aprobación del grupo |
| Cambiar plantillas, logotipo, colores, tipografías | No | No | Con aprobación del grupo |
| Añadir o quitar un editor | No | Solicitarlo | Sí |
| Añadir una integración, formulario o script de seguimiento de terceros | No | Solicitarlo | Con visto bueno del responsable técnico |
| Despublicar una página o un sitio | Solo sus páginas | Su sitio | Cualquiera (sección 9) |
Todo el contenido nuevo o modificado lo revisa una persona distinta de su autor antes de publicarse, salvo los avisos urgentes del punto 5.3. El aprobador confirma que:
5.1 Plazo de respuesta. Los aprobadores responden en un máximo de [2 días hábiles]. Si un aprobador no responde, el editor de contenido puede escalarlo al responsable web.
5.2 Contenido legal y regulado. El contenido sobre [tarifas, admisiones, requisitos, empleo, salud y seguridad, elecciones, contratación pública] necesita además el visto bueno de [jurídico / cumplimiento / la oficina responsable] antes de publicarse.
5.3 Avisos urgentes. Los cierres, emergencias y avisos de seguridad pueden publicarse de inmediato por [el responsable del sitio o el responsable web]. Un aprobador los revisa en un máximo de [1 día hábil] y se retiran o actualizan en un máximo de [24 horas] tras terminar la situación.
Solo se crea un sitio, subdominio o micrositio nuevo cuando una sección de un sitio existente no puede cumplir la función. La solicitud al grupo de gobernanza web debe indicar: el público, qué necesita hacer en el sitio que hoy no puede hacer, el responsable del sitio y los editores designados, cuánto tiempo se espera que exista el sitio y quién lo retirará. Los sitios de eventos o campañas deben indicar una fecha de fin.
El responsable web mantiene un registro de sitios con, para cada sitio: dirección web, finalidad, responsable del sitio y suplente, editores, aprobador, fecha de lanzamiento, última revisión completa, fecha de fin prevista (si la hay) y el proveedor o plataforma en que funciona.
| Tipo de contenido | Se revisa como mínimo |
|---|---|
| Páginas de inicio, datos de contacto, horarios, tarifas y plazos | [Cada 3 meses] y siempre que cambien |
| Páginas de servicios, programas y productos | [Cada 6 meses] |
| Políticas, páginas «Quiénes somos», listados de personal y equipos | [Cada 12 meses] |
| Noticias y páginas de eventos | No se revisan; se retiran según la sección 8 |
Cada trimestre, el responsable web envía a cada responsable de sitio una lista de sus páginas con la fecha de revisión vencida. Una página que siga vencida [60 días] después de ese aviso se despublica conforme a la sección 9. Cada año, el responsable del sitio confirma por escrito que su sitio sigue siendo necesario y se actualiza el registro.
El responsable web puede despublicar cualquier página, sin esperar al responsable del sitio, si: contiene información errónea que podría perjudicar a alguien o generar responsabilidad; incumple las normas de marca de un modo que el responsable del sitio no ha corregido en [10 días hábiles] desde que se le avisó; tiene la fecha de revisión vencida según la sección 7; o presenta un problema de seguridad. Se avisa al responsable del sitio el mismo día y la página se restablece cuando se corrige. Las disputas pasan al grupo de gobernanza web y después al patrocinador ejecutivo.
Las cuentas son personales; no se permiten accesos compartidos. Los editores se añaden solo a petición del responsable del sitio y se eliminan en un máximo de [5 días hábiles] tras dejar el rol. El responsable web revisa la lista completa de cuentas cada [6 meses] con cada responsable de sitio. Los proveedores reciben cuentas solo mientras dure su contrato.
Nuestro objetivo es [WCAG 2.1 nivel AA / WCAG 2.2 nivel AA]. El responsable web prueba las plantillas antes de ponerlas en uso. Los editores son responsables del contenido que añaden (sección 5). Publicamos una declaración de accesibilidad con una vía para comunicar barreras, y las comunicaciones se responden en un máximo de [5 días hábiles].
Cualquier plataforma o proveedor web nuevo debe ser aprobado por el responsable técnico y el grupo de gobernanza web. Los contratos deben permitirnos exportar nuestro contenido, nuestro código cuando lo hayamos pagado y nuestros datos en formatos utilizables en cualquier momento y al finalizar el contrato.
El grupo de gobernanza web revisa esta política cada 12 meses y el patrocinador ejecutivo la vuelve a aprobar. Las consultas se dirigen a [correo del responsable web].
Una política de gobernanza le quita algo a quienes antes publicaban lo que querían, así que la implantación importa tanto como la redacción.
Puedes aplicar esta política en cualquier plataforma, pero parte de ella es mucho más fácil si el software se encarga de hacerla cumplir. Comprueba si la tuya puede: dar a cada editor acceso solo a sus propios sitios; retener una página para aprobación antes de publicarla; bloquear el logotipo, los colores y las plantillas para que solo el equipo central pueda cambiarlos; mostrar una lista de todos los sitios con su responsable; registrar quién cambió qué; y exportarlo todo si te vas. Si estás eligiendo plataforma, nuestro plan de salida de un proveedor web enumera las condiciones contractuales que conviene pedir.
La plataforma de marca blanca de We.Inc gestiona muchos sitios bajo una misma cuenta de marca. Los propietarios y administradores gestionan la cuenta, cada sitio está en su propia cuenta de cliente con las funciones que le permitas, la publicación puede configurarse para esperar la aprobación del propietario (como opción predeterminada para todos los sitios o sitio por sitio) y la cuenta conserva un registro de auditoría de las acciones de la organización. La aprobación es un único paso, no un flujo de varias etapas, así que si tu política exige dos niveles de visto bueno, el segundo tendrías que gestionarlo fuera de la herramienta. Si quieres ver cómo encaja una política como esta en la plataforma, agenda una demo y trae tu borrador. Consulta el resumen de la plataforma de marca blanca para el resto.
Esta plantilla es orientación general, no asesoramiento legal. Verifica con las personas responsables los requisitos de conservación de documentos, accesibilidad y contratación que se aplican a tu organización.
Un conjunto de normas por escrito que define quién es responsable de cada parte de un sitio web, quién puede publicar, quién debe aprobar el contenido antes de que se publique, cada cuánto se revisan las páginas y cómo se retiran el contenido y los sitios completos. Suele nombrar roles como un patrocinador ejecutivo, un responsable web, responsables de sitio, editores y aprobadores.
Una pauta habitual es cada 3 meses para datos de contacto, tarifas y plazos, cada 6 meses para páginas de servicios y programas, y cada 12 meses para políticas y páginas «Quiénes somos». Las noticias y los eventos no se revisan; en su lugar se archivan o retiran según un calendario.
Quien dirige la unidad que describe el contenido: el departamento, la escuela, la sede o el capítulo. Puede delegar la redacción en editores, pero sigue respondiendo de la exactitud. El equipo web central es responsable de la plataforma, las plantillas y las normas de marca, no de los datos de cada página.
La mayoría de las organizaciones exigen que una segunda persona revise las páginas nuevas y modificadas, con una excepción para los avisos urgentes, como los cierres, que se publican de inmediato y se revisan después.
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