Uma política completa de governança de sites para você copiar: quem é dono de cada página, quem aprova o quê, com que frequência o conteúdo é revisado, como novos sites são criados e como conteúdo antigo é retirado.
Uma política de governança de sites responde a quatro perguntas antes que elas virem discussão: quem pode publicar, quem precisa dizer sim antes, com que frequência cada página é revisada e o que acontece com o conteúdo que ninguém mais assume. Abaixo está uma política completa que você pode copiar para um documento seu e adaptar. As palavras entre [colchetes] são as partes que você preenche. Depois da política há notas sobre como implantá-la e sobre os erros que fazem políticas como esta fracassarem.
Ele foi escrito para organizações em que mais do que algumas poucas pessoas mexem no site: uma prefeitura com secretarias, uma universidade com faculdades e laboratórios, uma rede de franquias, uma associação com seccionais ou uma empresa com várias marcas. Se uma única pessoa cuida do site inteiro, você precisa de talvez um terço dele: mantenha os padrões de conteúdo, o ciclo de revisão e as regras de retirada.
Versão [1.0] · Aprovada por [nome, cargo] em [data] · Próxima revisão da política: [data, 12 meses depois]
Esta política define quem é responsável pelos sites da [nome da organização], como o conteúdo é criado, aprovado, revisado e removido, e como as decisões são tomadas quando as pessoas discordam. O objetivo é um site correto, coerente com a nossa marca, utilizável por todos, inclusive pessoas com deficiência, e não maior do que precisa ser.
Esta política abrange todo site, subdomínio, microsite e landing page que leve o nome ou o logotipo da [nome da organização], incluindo sites criados ou hospedados por fornecedores externos. Ela abrange textos, imagens, vídeos, documentos (PDF, Word, planilhas), formulários e ferramentas de terceiros incorporadas. As contas em redes sociais são regidas pela [nome da política de redes sociais], não por esta.
A lista atual de sites abrangidos fica no registro de sites (seção 6). Um site que não está no registro não está aprovado.
Cada função abaixo precisa ter uma pessoa nomeada e um substituto nomeado. Os nomes ficam no registro de sites, não nesta política, para que a política não fique desatualizada quando as pessoas mudam de posição.
| Ação | Editor de conteúdo | Dono do site | Gerente web |
|---|---|---|---|
| Editar uma página existente | Sim, depois aprovação | Sim | Sim |
| Adicionar uma nova página a um site existente | Sim, depois aprovação | Sim | Sim |
| Publicar sem uma segunda pessoa | Não | [Sim / só para avisos urgentes] | Sim |
| Criar um novo site ou subdomínio | Não | Só solicitar | Após aprovação do grupo |
| Alterar modelos, logotipo, cores, fontes | Não | Não | Após aprovação do grupo |
| Adicionar ou remover um editor | Não | Solicitar | Sim |
| Adicionar um embed de terceiros, formulário ou script de rastreamento | Não | Solicitar | Com aval do líder técnico |
| Despublicar uma página ou site | Só as próprias páginas | O próprio site | Qualquer um (seção 9) |
Todo conteúdo novo ou alterado é verificado por alguém que não seja o autor antes de ir ao ar, exceto os avisos urgentes do item 5.3. O aprovador confirma que:
5.1 Prazo de resposta. Os aprovadores respondem em até [2 dias úteis]. Se um aprovador não responder, o editor de conteúdo pode escalar para o gerente web.
5.2 Conteúdo jurídico e regulado. Conteúdo sobre [taxas, admissões, elegibilidade, vagas de emprego, saúde e segurança, eleições, compras públicas] também precisa do aval de [jurídico / compliance / o setor responsável] antes de ser publicado.
5.3 Avisos urgentes. Fechamentos, emergências e avisos de segurança podem ser publicados imediatamente por [o dono do site ou o gerente web]. Eles são revisados por um aprovador em até [1 dia útil] e removidos ou atualizados em até [24 horas] após o fim da situação.
Um novo site, subdomínio ou microsite só é criado quando uma seção de um site existente não dá conta do recado. A solicitação ao grupo de governança web deve informar: o público, o que ele precisa fazer no site que hoje não consegue, o dono do site e os editores nomeados, por quanto tempo o site deve existir e quem vai retirá-lo do ar. Sites de eventos ou campanhas devem informar uma data de término.
O gerente web mantém um registro de sites com, para cada site: endereço web, finalidade, dono do site e substituto, editores, aprovador, data de lançamento, última revisão completa, data de término prevista (se houver) e o fornecedor ou plataforma em que ele roda.
| Tipo de conteúdo | Revisado no mínimo |
|---|---|
| Páginas iniciais, dados de contato, horários de funcionamento, taxas e prazos | [A cada 3 meses] e sempre que mudarem |
| Páginas de serviços, programas e produtos | [A cada 6 meses] |
| Políticas, páginas Sobre, listas de equipe e colaboradores | [A cada 12 meses] |
| Páginas de notícias e eventos | Não são revisadas; são retiradas conforme a seção 8 |
A cada trimestre, o gerente web envia a cada dono de site a lista das páginas dele que passaram da data de revisão. Uma página ainda atrasada [60 dias] após esse aviso é despublicada conforme a seção 9. Todo ano, o dono do site confirma por escrito que o site ainda é necessário, e o registro é atualizado.
O gerente web pode despublicar qualquer página, sem esperar pelo dono do site, se ela: contiver informação errada que possa prejudicar alguém ou gerar responsabilidade; violar os padrões de marca de um jeito que o dono do site não corrigiu em até [10 dias úteis] após ser avisado; tiver passado da data de revisão conforme a seção 7; ou tiver um problema de segurança. O dono do site é avisado no mesmo dia, e a página é restaurada assim que corrigida. Conflitos vão para o grupo de governança web e, depois, para o patrocinador executivo.
As contas são pessoais; logins compartilhados não são permitidos. Editores só são adicionados a pedido do dono do site e removidos em até [5 dias úteis] após deixarem a função. O gerente web revisa a lista completa de contas a cada [6 meses] com cada dono de site. Fornecedores recebem contas apenas pela duração do contrato.
Nossa meta é [WCAG 2.1 Level AA / WCAG 2.2 Level AA]. Os modelos são testados pelo gerente web antes de serem liberados. Os editores são responsáveis pelo conteúdo que adicionam (seção 5). Publicamos uma declaração de acessibilidade com um canal para relatar barreiras, e os relatos são respondidos em até [5 dias úteis].
Qualquer nova plataforma ou fornecedor de sites precisa ser aprovado pelo líder técnico e pelo grupo de governança web. Os contratos devem nos permitir exportar nosso conteúdo, nosso código quando tivermos pago por ele e nossos dados em formatos utilizáveis a qualquer momento e ao fim do contrato.
Esta política é revisada a cada 12 meses pelo grupo de governança web e reaprovada pelo patrocinador executivo. Dúvidas devem ser enviadas para [e-mail do gerente web].
Uma política de governança tira algo de pessoas que antes publicavam o que queriam, por isso a implantação importa tanto quanto o texto.
Você pode aplicar esta política em qualquer plataforma, mas boa parte dela fica muito mais fácil se o software fizer a fiscalização. Verifique se a sua consegue: dar a cada editor acesso apenas aos próprios sites; segurar uma página para aprovação antes de ela ir ao ar; travar o logotipo, as cores e os modelos para que só a equipe central possa alterá-los; mostrar uma lista de todos os sites com seus donos; registrar quem mudou o quê; e exportar tudo se você sair. Se você está escolhendo uma plataforma, nosso plano de saída de fornecedor de sites lista as cláusulas contratuais que você deve pedir.
A plataforma white-label da We.Inc roda vários sites sob uma única conta de marca. Donos e administradores gerenciam a conta, cada site fica na própria conta de cliente com os recursos que você liberar, a publicação pode ser configurada para aguardar a aprovação do dono (como padrão para todos os sites ou site a site) e a conta mantém um log de auditoria das ações da organização. A aprovação é uma etapa única, não um fluxo com várias fases; então, se sua política exigir duas camadas de aval, a segunda ficaria fora da ferramenta. Se quiser ver como uma política como esta se encaixa na plataforma, agende uma demonstração e traga seu rascunho. Veja a visão geral da plataforma white-label para o restante.
Este modelo é uma orientação geral, não aconselhamento jurídico. Confira com os responsáveis os requisitos de retenção de documentos, acessibilidade e compras que se aplicam à sua organização.
Um conjunto escrito de regras sobre quem é dono de cada parte de um site, quem pode publicar, quem precisa aprovar o conteúdo antes de ele ir ao ar, com que frequência as páginas são revisadas e como o conteúdo e sites inteiros são retirados. Normalmente ela nomeia funções como patrocinador executivo, gerente web, donos de sites, editores e aprovadores.
Um padrão comum é a cada 3 meses para dados de contato, taxas e prazos, a cada 6 meses para páginas de serviços e programas e a cada 12 meses para políticas e páginas Sobre. Notícias e eventos não são revisados; em vez disso, são arquivados ou removidos segundo um calendário.
O chefe da unidade que o conteúdo descreve: o departamento, a escola, a unidade ou a seccional. Ele pode delegar a redação aos editores, mas continua responsável pela exatidão. A equipe web central é dona da plataforma, dos modelos e dos padrões de marca, não dos fatos de cada página.
A maioria das organizações exige que uma segunda pessoa verifique páginas novas e alteradas, com exceção dos avisos urgentes, como fechamentos, que são publicados imediatamente e verificados depois.
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