Alternativas accesibles al PDF para sitios web públicos: cuándo convertir un PDF en una página web

Los sitios de gobiernos y del sector público acumulan miles de PDF. Un método de clasificación para decidir cuáles eliminar, archivar, convertir a HTML o corregir como PDF, cómo funcionan de verdad las excepciones del Título II para documentos y una receta de conversión para formularios, informes y avisos.

Pregunta a cualquier equipo web del sector público dónde está su problema de accesibilidad y la mayoría dirá lo mismo: en los PDF. Una ciudad o un distrito escolar de tamaño medio puede tener decenas de miles, muchos escaneados y muchos olvidados. Corregir cada uno como PDF es lento y caro, y el resultado sigue siendo difícil de leer en un teléfono. Para la mayoría de los documentos, la mejor solución no es un PDF mejor. Es una página web. Esta guía te da un método para decidir qué documentos eliminar, archivar, convertir o mantener como PDF, y muestra cómo convertir los tipos más comunes. Es información general, no asesoramiento legal.

Lo que dice la norma del Título II sobre documentos, en una tabla

La norma web del Título II de la ADA del DOJ aplica WCAG 2.1 nivel AA al contenido web, y trata los archivos de procesador de textos, las presentaciones, los PDF y las hojas de cálculo («documentos electrónicos convencionales») como contenido web. Dos de sus excepciones se refieren a documentos, y una tercera (los archivos históricos) a menudo los alcanza. Así se aplican a los archivos en concreto, según la hoja informativa de ADA.gov.

Situación	¿Debe cumplir WCAG 2.1 AA?	Ten cuidado con
Documento publicado después de tu fecha de cumplimiento	Sí	Incluye cada nueva orden del día, informe y aviso a partir de ese día
Documento publicado antes de tu fecha que nadie usa para obtener un servicio	Exceptuado	Aun así debe entregarse en formato accesible si alguien lo pide
Documento publicado antes de tu fecha que todavía se usa para solicitar, acceder o participar en un servicio	Sí	Formularios de solicitud antiguos, tablas de tarifas, normas e instrucciones vigentes
Archivo individual y protegido sobre una persona, propiedad o cuenta (por ejemplo, una factura)	Exceptuado si es uno de los tipos de archivo enumerados y está protegido con contraseña o asegurado de otro modo	La misma información mostrada como página web no está exceptuada; a petición debes entregarla de forma accesible
Contenido archivado	Exceptuado solo si se creó antes de tu fecha, se conserva únicamente como referencia, investigación o registro, está en un área de archivo separada y no ha cambiado desde entonces	Enlazar un archivo antiguo desde una página actual como si estuviera vigente lo saca del archivo

Tu fecha de cumplimiento es el 26 de abril de 2027 o el 26 de abril de 2028, según tu tamaño, conforme a la norma final provisional del DOJ del 20 de abril de 2026. Las fechas y las demás excepciones se explican en nuestra guía sobre el plazo del Título II de la ADA. Lo importante para esta guía: la excepción es un motivo para dejar en paz los archivos antiguos que no se usan. No es un motivo para seguir publicando PDF nuevos.

Por qué una página web suele ser mejor que un PDF corregido

En 2018, el Government Digital Service del Reino Unido explicó por qué GOV.UK prefiere HTML a PDF. Sus razones sirven para cualquier sitio público: los PDF no se adaptan al tamaño del navegador, no están pensados para leerse en pantalla, sacan a las personas del sitio web, son difíciles de mantener al día y los editores aprenden mucho menos sobre cómo se usan. La accesibilidad es una razón entre varias, y es la que tiene un plazo.

Para un equipo de accesibilidad, las diferencias prácticas son estas:

	PDF accesible	Página web
Conocimientos necesarios para hacerlo accesible	De especialista: etiquetas, orden de lectura, texto alternativo, estructura de tablas dentro del archivo	Cualquiera que sepa usar encabezados, listas y textos de enlace en un editor
Funciona en un teléfono con zoom al 200 %	Rara vez; el texto no se reajusta	Sí, si la plantilla es adaptable
Actualizarlo	Editar el original, volver a exportar, volver a etiquetar, volver a subir, buscar copias antiguas	Editar en el sitio; una sola URL se mantiene vigente
Traducción	Un archivo nuevo por idioma	Las herramientas de traducción de páginas funcionan; las páginas traducidas comparten plantilla
Búsqueda	Se indexa, pero los resultados llevan a un archivo sin navegación	Los resultados llevan a una página dentro de tu sitio
Comprobarlo	Un verificador de PDF aparte más revisión manual	Las mismas comprobaciones que el resto del sitio

El W3C sí publica técnicas de PDF para WCAG 2.1 (etiquetar imágenes con texto alternativo, definir el orden de lectura, crear marcadores, etc.), así que los PDF accesibles son posibles. Simplemente requieren mucho trabajo para producirlos y mantenerlos correctos.

Clasificación: cuatro montones

No empieces corrigiendo. Empieza clasificando. Exporta una lista de todos los documentos del sitio (la mayoría de los gestores de contenido pueden listar archivos y un rastreador puede encontrar el resto) con su URL, título, fecha de subida, las páginas que enlazan a él y, si lo tienes, cuántas veces se abrió el último año. Luego coloca cada archivo en un montón.

Montón	Criterio	Acción
Eliminar	Desactualizado, duplicado, sustituido, o nadie lo ha abierto en un año y ninguna ley te obliga a publicarlo	Retíralo junto con los enlaces que apuntan a él, tras consultar tu calendario de conservación de documentos
Archivar	Creado antes de tu fecha de cumplimiento, conservado solo como registro, nadie lo necesita para obtener un servicio	Muévelo a un área de archivo etiquetada, no lo edites e indica cómo pedir una copia accesible
Convertir a HTML	Se usa actualmente y es sobre todo texto, encabezados, listas o tablas sencillas	Reconstrúyelo como página web; conserva una versión imprimible solo si de verdad se imprime
Corregir como PDF	El formato del archivo en sí importa: un diseño de impresión exigido por ley, un juego de planos firmado, un gran plano de ingeniería	Corrige el PDF y añade un resumen en texto en la página que enlaza a él

En la mayoría de los inventarios de documentos, eliminar y archivar resultan ser los montones más grandes. Es una buena noticia: casi no cuestan nada. Convertir suele ser el siguiente. Corregir como PDF debería ser el montón más pequeño, reservado para documentos en los que el diseño es lo esencial.

Una hoja de puntuación rápida para el montón de conversión

Si el montón de conversión sigue siendo demasiado grande para terminarlo, priorízalo. Da a cada archivo un punto por cada afirmación que sea cierta y convierte primero los de mayor puntuación.

Es un formulario o unas instrucciones que la gente necesita para obtener un servicio.
Se abrió más de cien veces el año pasado.
Está enlazado desde la página de inicio o desde una página de sección principal.
Se actualiza al menos una vez al año.
Es un escaneo (sin texto seleccionable).
Es probable que se lea en un teléfono (cierres, horarios, menús, avisos).

Recetas de conversión para documentos públicos habituales

Formularios rellenables

Los formularios PDF rellenables son la conversión más valiosa, porque la excepción de la norma nunca cubre un formulario que sigue en uso. Sustituye el PDF por un formulario en línea: una etiqueta por pregunta, mensajes de error que digan qué está mal y cómo corregirlo, sin límite de tiempo y una página o un correo de confirmación. Cuando la ley exija una firma manuscrita, conserva una versión imprimible, pero que sea un archivo bien etiquetado, y ofrece una forma de obtener ayuda por teléfono. Pregúntate si cada campo sigue siendo necesario; la conversión es el momento más barato para acortar un formulario.

Órdenes del día y actas

Publícalas como páginas con un encabezado por punto del orden del día y el número del punto en el encabezado. Enlaza los documentos de apoyo desde el punto al que pertenecen. Las actas siguen la misma estructura, de modo que el lector puede saltar del punto 7 del orden del día al punto 7 del acta.

Memorias anuales y planes

Los informes largos funcionan como un conjunto breve de páginas: una página de resumen con las cifras clave en texto y luego una página por capítulo. Los gráficos necesitan una breve descripción de lo que muestran más los datos de origen en una tabla. Si la versión impresa maquetada es importante para la junta, consérvala como descarga, pero trata las páginas web como la versión principal.

Avisos y comunicados de prensa

Nunca deberían haber sido PDF. Pega el texto en una página, mantén la fecha y el contacto arriba y elimina el archivo.

Tablas de tarifas, cuotas y horarios

Usa una tabla real con título y celdas de encabezado. Si la tabla es ancha, divídela en varias tablas más pequeñas por categoría para que no haya desplazamiento horizontal en el teléfono.

Mapas y juegos de planos

Etiquetar un PDF de un mapa no basta para que tenga pleno sentido para un lector ciego. Lo que ayuda es una versión en texto de la información que transmite el mapa: los límites descritos por calles, la lista de centros de votación con sus direcciones, la ruta descrita parada por parada. Conserva el mapa y pon el texto a su lado.

Folletos y carteles

Publica el evento como una página o una entrada de calendario con los detalles en texto. Si también publicas la imagen del folleto, su descripción puede ser breve, porque los detalles ya están en la página.

Una página en el editor visual con un encabezado seleccionado y abiertos sus ajustes de tipografía, tamaño y color — Convertir un documento consiste sobre todo en escribir en una página con encabezados reales. Se muestra en el editor visual de We.Inc con nuestra marca de demostración.

Evita que el montón vuelva a crecer

La conversión fracasa si las mismas oficinas siguen subiendo PDF nuevos. Incluye estas reglas en tu política de publicación (nuestra plantilla de política de gobernanza tiene un lugar para ellas):

HTML por defecto. Un documento nuevo es una página web, salvo que el autor pueda explicar por qué debe ser un archivo.
Nada de escaneos. Sube el archivo original, nunca una foto o un escaneo de papel.
Cada archivo tiene una página. Cada documento se enlaza desde una página que lo resume en una o dos frases, para que nadie aterrice en un archivo suelto.
Un responsable designado y una fecha de revisión en cada documento, para que los archivos obsoletos se eliminen en lugar de quedar archivados por descuido.
Revisión antes de publicar. Alguien que conoce las reglas revisa los documentos nuevos antes de que se publiquen.

La regla 5 es donde una plataforma ayuda. Si las páginas nuevas deben aprobarse antes de publicarse, un revisor ve el PDF subido antes que el público.

Una cola de aprobación titulada Esperando tu aprobación, con opciones para aprobar y publicar o pedir cambios — Una cola de revisión da a alguien la oportunidad de detectar un PDF nuevo antes de que se publique. La solicitud que se muestra se preparó con nuestra marca de demostración para esta captura.

Presupuesto: qué contar

No vamos a dar precios de corrección por página, porque varían mucho según el proveedor y el documento. Cuando presupuestes el trabajo, cuenta en su lugar lo siguiente:

Páginas del montón de conversión, divididas en texto simple, tablas y formularios.
Páginas del montón de corrección como PDF, divididas entre las que tienen original etiquetado disponible y las que solo existen como escaneo.
Horas para que el personal reconstruya sus propios documentos como páginas tras una formación (a menudo la vía más barata para documentos de texto).
Coste continuo del paso de revisión, en tiempo de personal por semana.

Compáralo con el coste de mantener a un proveedor de corrección contratado para cada PDF nuevo que produzcan tus oficinas. Convertir a HTML suele salir ganando a partir del primer año, porque elimina el coste recurrente, no solo la deuda existente.

Cómo probar el resultado

La página de primeros pasos de ADA.gov señala que las herramientas de prueba automáticas por sí solas no cubren todos los aspectos de la accesibilidad y recomienda combinar comprobaciones automáticas y manuales. Para las páginas convertidas, eso significa un análisis automático más una revisión con teclado y lector de pantalla de cada plantilla que uses (formulario, orden del día, capítulo de informe, página de tabla). Para cualquier PDF que conserves, usa un verificador de accesibilidad de PDF y luego léelo con un lector de pantalla, porque un archivo puede pasar el verificador y seguir teniendo mal el orden de lectura.

Dónde encaja We.Inc

We.Inc es una plataforma web de marca blanca para organizaciones que gestionan muchos sitios bajo una misma marca. Para una limpieza de documentos ofrece:

Un editor visual en el que el personal reconstruye documentos como páginas con encabezados, listas y tablas.
Formularios integrados en los sitios, que se activan sitio por sitio.
Una aprobación opcional de un solo paso antes de que un sitio se publique.
Un registro de auditoría de las acciones de la organización y la descarga completa del código o la exportación a GitHub de cada sitio.

El menú de paneles del editor con Code, Cloud, Blog, SEO, Store, Domain, Analytics, Speed y Security — Los paneles del editor. Los paneles de Blog y SEO ayudan cuando los avisos y los informes pasan a ser páginas en lugar de archivos.

El panel de código con un árbol de archivos, el código fuente de un componente de página y un botón de descarga — Cada página convertida es código normal que puedes descargar, así que el trabajo no queda atrapado en la plataforma.

No convertimos tus PDF por ti, y las páginas creadas en la plataforma se hacen con ayuda de IA: no afirmamos que cumplan WCAG 2.1 AA y tu equipo debe probarlas. Para hablar de un sitio con muchos documentos, agenda una demo. Consulta también nuestras guías para distritos escolares y bibliotecas públicas.

Fuentes

Última comprobación: 2026-10-25.

ADA.gov, Fact Sheet: New Rule on the Accessibility of Web Content and Mobile Apps Provided by State and Local Governments (excepciones para documentos, documentos individualizados y archivos históricos).
ADA.gov, First Steps Toward Complying with the Title II Web and Mobile Application Accessibility Rule.
Federal Register, Extension of Compliance Dates, norma final provisional, 20 de abril de 2026 (91 FR 20902).
Government Digital Service, Why GOV.UK content should be published in HTML and not PDF, 16 de julio de 2018.
W3C, Techniques for WCAG 2.1: PDF techniques, y WCAG 2.1.

Esta guía es información general, no asesoramiento legal. Consulta tus normas de conservación de documentos antes de eliminar documentos públicos y habla con tu propio asesor jurídico sobre cómo se te aplican las excepciones.

Preguntas frecuentes

¿Los PDF antiguos de un sitio web gubernamental tienen que ser accesibles?

Los PDF publicados antes de tu fecha de cumplimiento del Título II están exceptuados, salvo que la gente todavía los use para solicitar, acceder o participar en un servicio. Aun así debes entregar una versión accesible a petición. Los documentos publicados después de esa fecha deben cumplir WCAG 2.1 AA.

¿Es mejor corregir un PDF o convertirlo en una página web?

Para la mayoría de los documentos de texto, formularios, órdenes del día, avisos y tablas, una página web es más barata de hacer accesible, funciona en teléfonos y es más fácil de mantener al día. Reserva los PDF para documentos en los que importa el propio diseño de impresión, como los juegos de planos.

¿Podemos simplemente mover los PDF antiguos a un archivo?

Solo cuenta como archivado el contenido que se creó antes de la fecha de cumplimiento, se conserva únicamente como referencia, investigación o registro, está en un área de archivo separada y no se ha modificado desde entonces. Los archivos que siguen enlazados como vigentes no cuentan.

¿Están exceptuadas las facturas y los estados de cuenta protegidos con contraseña?

Los documentos individualizados sobre una persona, propiedad o cuenta concreta están exceptuados si son de un tipo de archivo enumerado y están protegidos con contraseña o asegurados de otro modo. Aun así debes entregar una versión accesible a petición.

¿We.Inc convertirá nuestros PDF?

No. We.Inc ofrece al personal un editor, formularios, un paso de aprobación opcional y exportación de código para reconstruir documentos como páginas, pero la conversión y las pruebas son trabajo de tu equipo.