Einfache Sprache für Behörden-Websites: Regeln, Vorher-nachher-Beispiele und eine Prüfcheckliste

Wie öffentliche Stellen Webseiten schreiben, die Menschen beim ersten Lesen verstehen: was der Plain Writing Act von US-Bundesbehörden verlangt, zwölf praxistaugliche Regeln, realistische Vorher-nachher-Umformulierungen typischer Kommunal- und Behördenseiten, wie Sie einfache Sprache testen und wie Sie sie über viele Redakteure hinweg beibehalten.

Behördenseiten sind oft gleichzeitig korrekt und unlesbar. Sie werden von Fachleuten geschrieben, von Juristen geprüft und für Menschen veröffentlicht, die müde sind, es eilig haben, auf dem Handy lesen, in ihrer Zweitsprache lesen oder sich Sorgen um eine Rechnung machen. Einfache Sprache ist keine Verflachung. Es bedeutet, so zu schreiben, dass Leserinnen und Leser finden, was sie brauchen, es verstehen und beim ersten Mal danach handeln können. Dieser Leitfaden erklärt die Regeln, zeigt sie an Seiten, die jede öffentliche Stelle hat, und beschreibt, wie Sie sie durchsetzen, wenn Dutzende Personen veröffentlichen.

Was das Gesetz sagt (US-Bundesebene)

Der Plain Writing Act von 2010 verpflichtet US-Bundesbehörden zu klarer Kommunikation, die die Öffentlichkeit verstehen und nutzen kann. Er gilt für Dokumente zum Erhalt einer Bundesleistung oder -dienstleistung oder zur Steuererklärung, für Dokumente mit Informationen über diese Leistungen und für Dokumente, die erklären, wie eine von der Behörde verwaltete Vorgabe einzuhalten ist. Dazu zählen Briefe, Publikationen, Formulare, Bescheide und Anleitungen, auf Papier oder online. Vorschriften fallen nicht darunter; sie werden durch eigene Executive Orders geregelt.

Behörden müssen leitende Verantwortliche für die Umsetzung benennen, Personal schulen, einen Prüfprozess einrichten und auf ihrer Website einen von der Startseite verlinkten Bereich zu verständlichem Schreiben pflegen, über den die Öffentlichkeit Feedback geben kann. Das Gesetz begründet keine einklagbaren Rechte.

Bundesstaaten und Kommunen fallen nicht unter das Bundesgesetz, viele haben aber eigene Gesetze, Richtlinien oder Styleguides zur einfachen Sprache. Selbst wo nichts vorgeschrieben ist, fördert einfache Sprache die Barrierefreiheit (Menschen mit kognitiven Beeinträchtigungen profitieren am meisten) und verringert Anrufe, Beschwerden und Fehler in Formularen.

Zwölf praxistaugliche Regeln

#	Regel	In der Praxis
1	Beginnen Sie mit dem, was der Leser tun muss	Handlung oder Antwort zuerst; Hintergrund ans Ende oder ganz weglassen
2	Schreiben Sie für einen Leser	„Sie“ für den Leser, „wir“ für die Organisation
3	Verwenden Sie die Wörter der Leser	Prüfen Sie die Suchprotokolle der Website: Menschen suchen „Mülltonne“, nicht „Abfallentsorgung fester Siedlungsabfälle“
4	Kurze Sätze	Ziel: im Schnitt unter 20 Wörter; alles über 30 Wörter teilen
5	Aktiv statt Passiv	„Wir schicken Ihnen einen Brief“, nicht „Ein Brief wird versandt“
6	Überschriften mit Aussage	„So beantragen Sie“ oder „Was es kostet“, nicht „Überblick“ oder „Allgemeine Informationen“
7	Listen für Schritte und Bedingungen	Schritte nummerieren; Bedingungen als Aufzählung; ein Gedanke pro Punkt
8	Fachbegriffe und Abkürzungen erklären oder streichen	Bei der ersten Nennung ausschreiben; besser durchgehend den einfachen Begriff nutzen
9	Zahlen als Ziffern	„Beantragen Sie innerhalb von 30 Tagen“, wenn möglich mit konkretem Datum
10	Links, die ihr Ziel beschreiben	„Anwohnerparkausweis beantragen“, nicht „Hier klicken“
11	Tabellen für Vergleiche	Gebühren nach Art, Fristen nach Kategorie
12	Streichen, was niemand braucht	Leitbilder, Geschichte und Grußworte helfen selten bei einer Aufgabe

Vorher und nachher: vier Seiten, die jede öffentliche Stelle hat

1. Eine Leistungsseite

Vorher: „Das Amt für öffentliche Arbeiten führt gemäß Abschnitt 12-204 der Gemeindeordnung die Abholung von Sperrmüll bei berechtigten Wohngrundstücken nach Einreichung eines Antrags über die zuständigen Kanäle durch, vorbehaltlich der anfallenden Gebühren gemäß der aktuellen Gebührenordnung.“

Nachher:

Überschrift: Sperrmüll abholen lassen
„Wir holen Möbel, Matratzen und Elektrogeräte bei Häusern und Wohnungen ab. Buchen Sie die Abholung online oder rufen Sie 311 an. Bis zu 3 Teile kosten $25.“

Gebühren und Paragrafen in diesen Beispielen dienen nur der Veranschaulichung.

2. Anspruchsvoraussetzungen

Vorher: „Antragsteller, die nicht im Landkreis wohnhaft sind, jedoch mindestens zwanzig (20) Stunden pro Woche innerhalb des Landkreises beschäftigt sind oder als Vollzeitstudierende an einer akkreditierten Einrichtung innerhalb des Landkreises eingeschrieben sind, gelten ebenfalls als berechtigt.“

Nachher: „Sie können einen Antrag stellen, wenn Sie:

im Landkreis wohnen oder
im Landkreis mindestens 20 Stunden pro Woche arbeiten oder
in Vollzeit an einer Hochschule im Landkreis studieren.“

3. Ein Fristhinweis

Vorher: „Die nicht fristgerechte Entrichtung der Zahlung vor Ablauf der gesetzlichen Frist kann die Festsetzung von Säumniszuschlägen und Zinsen zur Folge haben.“

Nachher: „Zahlen Sie bis zum 31. März. Wenn Sie zu spät zahlen, berechnen wir 10% Zuschlag und jeden Monat Zinsen.“

4. Eine Fehlermeldung in einem Formular

Vorher: „Ungültige Eingabe. Validierungsfehlercode 4012.“

Nachher: „Geben Sie Ihre Kundennummer ein. Das ist die 10-stellige Nummer oben auf Ihrer Wasserrechnung.“

Seiten zum Überfliegen aufbauen

Die meisten Menschen überfliegen, bevor sie lesen. Eine bewährte Reihenfolge für Leistungsseiten:

Titel als Aufgabe: „Beantragen Sie …“, „Bezahlen Sie …“, „Melden Sie …“
Zusammenfassung in einem Satz: für wen, was es kostet, wie lange es dauert.
Die Handlung: der Button oder Link zum Start.
Was Sie vorab bereithalten müssen.
Schritte.
Wie es weitergeht und wie lange es dauert.
Hilfe: wen Sie wann kontaktieren.

Stellen Sie die Hauptinhalte einer Leistung nicht in ein PDF. Unser Leitfaden zu PDF-Alternativen erklärt, warum, und was Sie stattdessen tun können.

Einfache Sprache und rechtliche Genauigkeit

Der häufigste Einwand lautet: „Die Rechtsabteilung gibt das nicht frei.“ Praktische Antworten:

Trennen Sie die Seite vom Gesetz. Die Seite erklärt; für den exakten Wortlaut verlinkt sie auf Satzung oder Verordnung.
Zeigen Sie Juristen beide Fassungen nebeneinander und fragen Sie, was die einfache Fassung falsch darstellt, nicht ob sie förmlich genug klingt.
Halten Sie Bedingungen vollständig. Einfach heißt nicht, Ausnahmen wegzulassen, sondern sie klar aufzulisten.
Vereinbaren Sie einen Prüfstandard: Die Rechtsabteilung prüft die Richtigkeit, das Content-Team verantwortet die Formulierung.

Testen Sie es

Lesbarkeitsformeln liefern ein grobes Signal, übersehen aber das meiste, was zählt (Struktur, Wortwahl, ob die Antwort überhaupt da ist). Bessere Tests:

Fünf-Sekunden-Test: Zeigen Sie die Seite fünf Sekunden lang; fragen Sie, wofür sie ist und was als Nächstes zu tun ist.
Aufgabentest: Bitten Sie drei bis fünf Personen, eine bestimmte Antwort auf der Seite zu finden und in eigenen Worten wiederzugeben.
Textmarker-Test: Geben Sie einen Ausdruck aus; grün für klar, rosa für verwirrend.
Anrufe und E-Mails: Wenn ein Thema nach der Überarbeitung weiter dieselben Fragen auslöst, beantwortet die Seite sie nicht.

Beziehen Sie Menschen ein, die Englisch als Zweitsprache lesen, sowie Menschen mit kognitiven oder Lernbeeinträchtigungen. Seiten, die für sie funktionieren, funktionieren für alle.

Über viele Redakteure hinweg dranbleiben

Einfache Sprache scheitert meist nach dem Start, wenn vierzig Fachbereichsredakteure wieder veröffentlichen. Was funktioniert:

Ein einseitiger Styleguide mit Ihren zwölf Regeln, einer Wortliste („verwenden / statt“) und zwei Vorher-nachher-Beispielen von Ihrer eigenen Website.
Schulungen mit den eigenen Seiten der Redakteure, nicht mit allgemeinen Beispielen.
Eine Prüfung vor der Veröffentlichung neuer Seiten bei stark besuchten Themen.
Ein jährliches Prüfdatum auf jeder Seite, an dem die verantwortliche Person bestätigt, dass sie aktuell und klar ist.

Nutzen Sie diese Checkliste bei der Prüfung:

Prüfpunkt	Ja / Nein
Der Titel ist eine Aufgabe oder ein klares Thema in den Worten der Leser
Der erste Satz sagt, für wen die Seite ist und was man tun kann
Die Haupthandlung ist auf dem Handy ohne Scrollen sichtbar
Überschriften beschreiben ihre Abschnitte
Schritte sind nummeriert; Bedingungen als Aufzählung
Kein Satz über 30 Wörter
Abkürzungen ausgeschrieben oder entfernt
Daten, Gebühren und Fristen sind konkret
Links beschreiben ihr Ziel
Kontaktdaten und Antwortzeiten sind angegeben
Nichts Wesentliches steht nur in einem PDF

Wo die Plattform hilft (und wo nicht)

Keine Plattform schreibt für Sie in einfacher Sprache. Die Plattform zählt an zwei Stellen: Sie macht es Redakteuren leicht, echte Überschriften, Listen und Tabellen statt Fettdruck und Screenshots zu verwenden, und sie setzt einen Prüfschritt vor die Veröffentlichung. Bei We.Inc ändern Redakteure Text und Struktur in einem visuellen Editor oder fragen den integrierten KI-Assistenten, der beim Entwurf einer einfacheren Fassung helfen kann, die dann ein Mensch prüft; eine Organisation kann außerdem eine einstufige Freigabe verlangen, bevor eine Website live geht. Screenshots aus unserer Demo-Marke:

Der Website-Editor mit einem Chat-Assistenten links und einer Live-Vorschau der Website rechts — Redakteure können den Assistenten bitten, einen Abschnitt umzuschreiben; ein Mensch prüft das Ergebnis weiterhin anhand Ihres Styleguides.

Der visuelle Editor mit einer ausgewählten Überschrift und Einstellungen für Schriftart, Größe und Farbe — Überschriften sind echte Überschriften und werden direkt bearbeitet.

Eine Warteschlange „Wartet auf Ihre Freigabe“ mit den Optionen Freigeben und veröffentlichen sowie Änderungen anfordern — Eine prüfende Person kann Änderungen anfordern, bevor eine Website live geht. Die gezeigte Anfrage wurde für den Screenshot gestellt.

Eine gebrandete Hilfeseite mit Ressourcen und der Support-E-Mail der Organisation — Redakteure erhalten eine gebrandete Hilfeseite mit dem Support-Kontakt Ihrer eigenen Organisation.

Wenn Sie viele Websites betreiben und für alle einen Prüfschritt wünschen, vereinbaren Sie eine Demo.

Quellen

Zuletzt geprüft am 2026-10-25.

Public Law 111-274, Plain Writing Act of 2010 (govinfo.gov).
plainlanguage.gov, Gesetz und Anforderungen.
digital.gov, Leitfaden zur einfachen Sprache.

Dieser Leitfaden ist eine allgemeine Information und keine Rechtsberatung.

Häufige Fragen

Was verlangt der Plain Writing Act von 2010?

US-Bundesbehörden müssen Dokumente zu Leistungen, Dienstleistungen, Steuererklärung und Pflichten klar schreiben, Personal schulen, leitende Verantwortliche benennen und auf ihrer Website einen Bereich zu verständlichem Schreiben pflegen. Vorschriften sind nicht erfasst, und das Gesetz ist nicht einklagbar.

Gilt der Plain Writing Act für Bundesstaaten und Kommunen?

Nein, er gilt für Bundesbehörden. Viele Bundesstaaten und Städte haben eigene Gesetze, Richtlinien oder Styleguides zur einfachen Sprache.

Ist einfache Sprache rechtlich ungenauer?

Das muss sie nicht sein. Behalten Sie jede Bedingung und Ausnahme bei, listen Sie sie klar auf und verlinken Sie für den exakten Rechtstext auf Satzung oder Verordnung.

Wie testen Sie, ob eine Seite in einfacher Sprache geschrieben ist?

Nutzen Sie Aufgaben-, Fünf-Sekunden- und Textmarker-Tests mit echten Lesern und beobachten Sie, ob Anrufe und E-Mails zum Thema zurückgehen. Lesbarkeitswerte sind nur ein grobes Signal.

Kann We.Inc einfache Sprache für uns schreiben?

Der integrierte KI-Assistent kann beim Entwurf einer einfacheren Fassung helfen, aber ein Mensch muss sie anhand Ihres Styleguides prüfen. Eine Organisation kann außerdem eine einstufige Freigabe verlangen, bevor eine Website live geht.