Belegnummer-Generator

Belegnummer-Generator: Quittungs- und Rechnungsnummern | We.Inc

Kostenloser Belegnummer-Generator. Bau ein Format aus Präfix, Jahr oder Monat und einem Zähler mit führenden Nullen und liste die nächsten Quittungs- oder Rechnungsnummern der Reihe nach auf.

Belegnummer-Generator

Wähle ein Präfix, entscheide, ob das Jahr oder Jahr und Monat dazugehören, leg fest, wie viele Stellen der Zähler hat und bei welcher Nummer er beginnt, und dieses Tool listet die nächsten Quittungs- oder Rechnungsnummern der Reihe nach auf. Es richtet sich an kleine Läden, Freelancer und Studios, die Belege von Hand, in einer Tabelle oder mit einer einfachen Rechnungsvorlage schreiben.

Gib ein kurzes Präfix ein, etwa R für Quittungen oder INV für Rechnungen. Lass es leer, wenn du nur Zahlen willst.
Wähle, ob das Jahr, Jahr und Monat oder kein Datumsteil hinzukommt.
Leg die Breite des Zählers fest (4 ergibt 0001) und die nächste Nummer deiner Reihe.
Wähle, wie viele Nummern aufgelistet werden, und kopiere sie in deinen Quittungsblock, deine Tabelle oder deine Vorlage.

Verwende Nummern nie absichtlich doppelt und überspring keine. Eine lückenlose Reihe macht deine Unterlagen leicht prüfbar und zeigt, dass nichts fehlt.
Stornierst du einen Beleg, behalte die Nummer und markiere ihn als storniert, statt die Nummer neu zu vergeben.
Fülle den Zähler mit Nullen auf, damit Nummern in einer Tabelle richtig sortiert werden: R-0010 kommt nach R-0009, R-10 dagegen vor R-9.
Wenn du den Zähler jedes Jahr neu startest, nimm das Jahr in die Nummer auf, damit sich Belege aus 2026 und 2027 nie überschneiden.
Nutze verschiedene Präfixe für verschiedene Dokumente, etwa INV für Rechnungen, R für Quittungen und CN für Gutschriften.

Häufige Fragen

Was ist ein gutes Format für Belegnummern?

Ein kurzes Präfix, ein optionales Jahr und ein Zähler mit führenden Nullen, verbunden durch Bindestriche, etwa R-2026-0001. Es ist eindeutig, sortiert sich richtig und zeigt auf einen Blick, um welche Art Dokument es sich handelt und zu welchem Jahr es gehört.

Sollten Belegnummern jedes Jahr neu beginnen?

Beides funktioniert, wenn du konsequent bleibst. Startet der Zähler jedes Jahr neu, gehört das Jahr in die Nummer. Startest du nie neu, ist das Jahr optional und der Zähler steigt einfach weiter.

Wie viele Stellen sollte der Zähler haben?

Genug, damit sie im Zeitraum nicht ausgehen. Ein Laden mit etwa 30 Belegen am Tag schreibt rund 11.000 im Jahr, also sind 5 Stellen sicherer als 4, wenn der Zähler jährlich neu startet.

Kann ich mit einer anderen Zahl als 1 beginnen?

Ja. Gib deine nächste Nummer in das Startfeld ein. War dein letzter Beleg R-2026-0147, beginne mit 148, und die Liste startet mit R-2026-0148.

Gibt es Regeln, wie Belege nummeriert werden müssen?

An manchen Orten müssen Rechnungen eindeutige, fortlaufende Nummern haben. Dieses Tool baut nur das Format. Prüfe deine örtlichen Steuerregeln oder frag eine Steuerberatung, was für dich gilt.

Warum fortlaufende Nummern wichtig sind

Über die Belegnummer findest du, dein Kunde und jeder, der deine Bücher prüft, einen Vorgang unter Tausenden. Laufen die Nummern lückenlos, fällt eine fehlende Nummer sofort auf. So bemerkst du verlorene Unterlagen und kannst zeigen, dass kein Verkauf ausgelassen wurde.
Zufällige oder rein datumsbasierte Nummern machen diese Prüfung unmöglich. Zwei Belege am selben Tag können kollidieren, und eine Lücke ist nicht von einem ruhigen Tag zu unterscheiden. Ein einfacher Zähler vermeidet beide Probleme.

Ein Format, das du nicht bereust

Leg das Format einmal fest und bleib dabei. Ein Wechsel von R-0001 zu 2026/R/1 mitten im Jahr erschwert Suchen und Sortieren. Musst du wechseln, dann zu Beginn eines neuen Jahres, und vermerke die Änderung in deinen Unterlagen.
Halte die Nummer kurz genug, um sie am Telefon vorzulesen und fehlerfrei zu tippen. Ein Präfix aus ein bis drei Buchstaben, ein vierstelliges Jahr und ein vier- oder fünfstelliger Zähler reichen für die meisten kleinen Unternehmen. Den Monat aufzunehmen lohnt sich nur, wenn du jeden Monat neu startest.

Präfix

R, INV, CN

Datumsteil

Keiner

Jahr (2026)

yearMonth

Jahr und Monat (202611)

Jahr

datePart

yearMonth

Monat

datePart

yearMonth

Trennzeichen

Bindestrich (-)

Schrägstrich (/)

Keines

Stellen des Zählers

Nächste Nummer

Anzahl der Nummern

Der Zähler hat mehr Stellen erreicht, als die Breite erlaubt. Erhöhe die Stellen des Zählers.

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