Inventário de conteúdo de sites municipais: um método passo a passo e um modelo de planilha

Como uma cidade, município ou condado conta cada página, documento e site que publica, decide o que manter, corrigir, arquivar ou excluir e transforma o resultado em um plano de acessibilidade e redesenho. Inclui o conjunto de colunas, uma regra de triagem e um cronograma de quatro semanas.

Pergunte a um servidor da prefeitura quantas páginas o site da cidade tem e normalmente você vai ouvir um palpite. Pergunte quantos PDFs e você recebe um dar de ombros. Isso não é falha das pessoas envolvidas. Sites municipais crescem um pedido de cada vez durante quinze anos: uma pauta aqui, um formulário de alvará ali, um folheto de parques de 2014 que ninguém teve coragem de apagar. Um inventário de conteúdo é o trabalho chato e essencial de anotar tudo isso para que você possa tomar decisões. Este guia mostra como fazer um em cerca de quatro semanas com uma planilha, um rastreador e os chefes de departamento que você já tem.

Por que se dar ao trabalho: três decisões que um inventário destrava

O inventário não é o objetivo. Ele é a evidência de que você precisa para três decisões que, sem ele, são tomadas no instinto.

Escopo de acessibilidade. A regra do Department of Justice sob o ADA Title II define o WCAG 2.1 nível AA como padrão para o conteúdo web de governos estaduais e locais. Após uma regra final provisória em abril de 2026, os prazos de conformidade são 26 de abril de 2027 para governos que atendem 50,000 pessoas ou mais e 26 de abril de 2028 para os menores e para distritos especiais. A regra tem exceções para conteúdo arquivado e para documentos antigos que não são usados para solicitar ou acessar serviços. Você não pode usar essas exceções sem saber quais dos seus arquivos se enquadram nelas.
Tamanho do redesenho. O orçamento de um fornecedor para "migrar o site" não significa nada até você poder dizer: 1,400 páginas, 6,200 documentos, 9 sites separados, 40 formulários. Inventários transformam palpites em escopo.
Responsabilidade. Cada linha ganha um responsável. Conteúdo sem responsável é o conteúdo que apodrece, e o inventário muitas vezes é a primeira vez que alguém anota quem responde pelas páginas do departamento de planejamento.

Antes de começar: decida o que conta

A maioria dos inventários trava porque a equipe discute o escopo no meio do caminho. Resolva isso no primeiro dia e escreva no topo da planilha.

Incluir	Normalmente incluir	Registrar, mas sem detalhar
Todas as páginas HTML do site principal	Sites de departamentos e programas em outros endereços	Sistemas de terceiros para os quais você aponta (pagamentos, portais de alvarás, software de pautas)
Todos os arquivos PDF, Word, Excel e PowerPoint com link a partir dessas páginas	Formulários online e as páginas que os hospedam	Contas em redes sociais
Mapas, vídeos e calendários incorporados	Arquivos órfãos ainda acessíveis por URL	Conteúdo da intranet

Sistemas de terceiros continuam importando para a acessibilidade, porque conteúdo que um contratado fornece em seu nome continua sendo sua responsabilidade pelo Title II. Mas eles são uma frente de trabalho separada com o fornecedor, então uma única linha por sistema ("Portal de cobrança de serviços públicos, fornecedor X, responsável pelo contrato Y") basta aqui.

Passo 1: encontre tudo (semana 1)

Use pelo menos três fontes, porque cada uma deixa passar coisas que as outras pegam.

Um rastreador. Um rastreador de desktop rodado em cada domínio encontra todas as páginas e arquivos com link. Exporte a URL, o código de status, o título, o tipo de conteúdo e a página que fez o link. Configure-o para incluir PDFs e documentos de escritório.
A exportação do CMS. O seu sistema de gestão de conteúdo conhece páginas que estão publicadas, mas sem link em lugar nenhum. Exporte a lista completa de páginas com datas de última modificação e autores.
O repositório de arquivos. As bibliotecas de mídia são onde vivem os órfãos: documentos enviados, que perderam o link na página anos atrás, mas continuam em uma URL pública de que um mecanismo de busca se lembra.
Search Console e analytics. Exporte todas as URLs que receberam tráfego nos últimos 12 meses. Isso pega endereços antigos que redirecionam mal e páginas em subdomínios esquecidos.
Um e-mail curto aos chefes de departamento. "Liste qualquer site, página, domínio ou formulário online que a sua equipe mantém e que não esteja no site principal." Você vai se surpreender.

Junte as listas, remova duplicatas pela URL e você terá o inventário bruto. Para uma cidade de 50,000 a 150,000 habitantes, é comum terminar com muito mais documentos do que páginas.

Passo 2: monte a planilha

Copie estas colunas. Resista a adicionar mais: cada coluna extra é uma coluna que alguém vai ter de preencher 5,000 vezes.

Coluna	Como é preenchida	Exemplo
ID	Automático	P-0412
URL	Rastreador	/planning/variance-application.pdf
Título	Rastreador	Pedido de exceção urbanística 2019
Tipo	Rastreador (página, PDF, DOCX, XLSX, formulário, vídeo, mapa)	PDF
Site / seção	Pela URL	Planejamento
Última atualização	CMS ou metadados do arquivo	2019-03-11
Visualizações, últimos 12 meses	Analytics	1,204
Usado para solicitar ou acessar um serviço?	Responsável (sim / não)	Sim
Responsável (cargo, não pessoa)	Chefe do departamento	Técnico de planejamento
Decisão	Responsável, usando a regra de triagem abaixo	Refazer como formulário HTML
Status de acessibilidade	Equipe de testes	Não testado / Falha / Passou na verificação por amostragem
Prazo	Gerente web	2027-01-31
Notas	Qualquer pessoa	Taxa mudou em 2023, conteúdo desatualizado

Responsáveis por cargo fazem diferença. As pessoas mudam de emprego; "Técnico de planejamento" continuará existindo no ano que vem.

Passo 3: a regra de triagem (semanas 2 e 3)

Cada linha recebe uma de cinco decisões. Envie a cada departamento a sua própria planilha filtrada e um prazo. Passe a regra nesta ordem e peça que parem na primeira que se aplicar.

Excluir se estiver duplicado em outro lugar, tiver sido substituído ou não tiver tido visualizações em 12 meses e nenhum motivo legal para ficar. Redirecione a URL para a página útil mais próxima.
Arquivar se precisa ser mantido para referência ou registro, mas ninguém o usa para fazer nada. Leve-o para uma área de arquivo claramente identificada e pare de editá-lo. Consulte a sua tabela de temporalidade de documentos antes de excluir qualquer coisa aqui.
Refazer se for um documento que as pessoas usam para solicitar ou acessar um serviço: formulários, requerimentos, tabelas de taxas, regras de elegibilidade. Estes pertencem a uma página web ou formulário online, não a um PDF.
Corrigir se for atual, útil e quase todo certo, mas tiver problemas: fatos desatualizados, links quebrados, títulos faltando, texto alternativo ruim.
Manter se for atual, tiver responsável e já tiver sido testado.

A regra empurra os documentos de propósito para a página web. Um requerimento em PDF com campos minúsculos é difícil de usar no celular e difícil de tornar acessível; um formulário HTML é mais fácil de preencher, de testar e de atualizar quando a taxa muda. Nosso guia sobre alternativas acessíveis a PDFs explica como escolher entre converter e corrigir.

Como lidar com honestidade com a exceção de arquivo

A exceção para conteúdo arquivado na regra do Title II é restrita: conteúdo criado antes da data de conformidade, mantido só para referência, pesquisa ou registro, guardado em uma área de arquivo dedicada e não alterado desde que foi arquivado. Mover a tabela de taxas do ano passado para uma pasta chamada "arquivo" enquanto os moradores ainda a usam não se enquadra. Se as pessoas ainda dependem dele, não está arquivado. Na dúvida, marque Corrigir ou Refazer.

Passo 4: transforme a planilha em um plano (semana 4)

Faça uma tabela dinâmica da planilha por decisão e por departamento. Agora você tem números que pode apresentar a uma câmara municipal ou a uma comissão de orçamento.

Decisão	O que acontece	Quem	Esforço aproximado por item
Excluir	Remover, adicionar redirecionamento, registrar na planilha	Equipe web	Minutos
Arquivar	Mover para a área de arquivo, adicionar aviso de arquivo e contato para cópias acessíveis	Equipe web	Minutos
Refazer	Reescrever como página ou formulário online em linguagem simples, testar, publicar	O responsável redige, a equipe web constrói	Horas a dias
Corrigir	Corrigir conteúdo, títulos, links e texto alternativo; testar	Responsável	Uma ou duas horas
Manter	Incluir no calendário de revisão	Responsável	Nenhum agora

Coloque primeiro os itens de Refazer com mais visualizações. São os que os moradores realmente usam, e costumam ser uma lista curta: na maioria dos inventários, uma pequena fração dos documentos recebe a maior parte do tráfego.

Armadilhas comuns

Inventariar só o site principal. A biblioteca, o departamento de parques e o escritório de desenvolvimento econômico muitas vezes têm sites próprios. O guia de microsites de departamentos tem um modelo de registro para eles.
Deixar a equipe web decidir sozinha. Só o responsável sabe se a tabela de taxas de 2019 ainda está em vigor. A equipe web conduz o processo; os departamentos tomam as decisões.
Fazer uma vez só. Adicione uma data de revisão a cada linha marcada como Manter. Um novo rastreamento anual comparado com a planilha do ano anterior mostra o conteúdo novo que pulou o processo.
Excluir sem redirecionar. URLs antigas estão impressas em cartas, placas e outros sites. Redirecione-as.
Contar sem testar. O inventário diz o que existe. Os testes dizem se funciona. Veja nosso processo de testes de acessibilidade para a segunda metade.

Um cronograma de quatro semanas para copiar

Semana	Equipe web	Departamentos
1	Rastrear, exportar CMS e analytics, juntar, enviar o e-mail sobre "outros sites"	Responder com sites e formulários que não estão no site principal
2	Enviar a cada departamento a planilha filtrada com a regra de triagem	Nomear responsáveis, começar as decisões
3	Responder dúvidas, cobrar lacunas, começar os itens de Excluir e Arquivar	Concluir as decisões
4	Fazer a tabela dinâmica, estimar o esforço, escrever um resumo de uma página para a liderança	Combinar prazos para Corrigir e Refazer

Depois do inventário: evitar que tudo cresça de novo

O motivo comum de um inventário estar desatualizado um ano depois é que a publicação continuou aberta a todos. Três controles fazem diferença: dar a cada departamento permissão de edição só na própria seção ou site, exigir uma revisão antes de qualquer coisa nova ir ao ar e manter um registro de quem mudou o quê. Nosso modelo de política de governança de sites transforma isso em regras escritas.

Se a sua organização mantém muitos sites pequenos (departamentos, programas, equipamentos comunitários) em uma única plataforma, esses controles ficam mais fáceis de aplicar em um só lugar. Na We.Inc, uma organização pode administrar muitos sites sob a própria marca, definir permissões por site, exigir aprovação em uma etapa antes de um site ir ao ar e ver um registro de auditoria das ações da organização. Veja como isso fica na nossa marca de demonstração.

Tabela de sites com colunas de nome da empresa, plano, limite de sites e status — Uma lista de todos os sites administrados sob a marca. Na marca de demonstração, os sites são empresas de exemplo; em um município, cada linha poderia ser um departamento ou equipamento.

Configurações de um site com chaves para publicação, domínio próprio, acesso ao código, blog, loja, formulários, SEO e aprovação de publicação — Chaves por site, incluindo uma que faz a publicação aguardar aprovação.

Fila com o título Aguardando sua aprovação, com os botões Aprovar e publicar e Pedir alterações — A fila de aprovação. A solicitação mostrada foi montada para esta captura de tela; a tela em si é o produto real.

Registro de auditoria listando dois eventos recentes da organização com horário, usuário e ação — O registro de auditoria guarda ações da organização, como mudanças nas configurações de um site.

Nenhuma plataforma faz o inventário por você, e nenhuma plataforma torna o conteúdo acessível automaticamente: os sites ainda precisam dos seus próprios testes. Se você quer ver se essa estrutura serve para a sua organização, agende uma demonstração.

Fontes

Última verificação em 2026-10-25.

ADA.gov, Fact Sheet: New Rule on the Accessibility of Web Content and Mobile Apps Provided by State and Local Governments (padrão, prazos de conformidade alterados pela regra final provisória de 20 de abril de 2026, exceções).
ADA.gov, First Steps Toward Complying with the Title II Web and Mobile Application Accessibility Rule.

Este guia traz informações gerais, não aconselhamento jurídico. Confira as suas obrigações com o seu advogado.

Perguntas frequentes

O que é um inventário de conteúdo de site?

Uma planilha que lista todas as páginas, documentos, formulários e sites separados que uma organização publica, com responsável, uso, última atualização e uma decisão: excluir, arquivar, refazer, corrigir ou manter.

Quanto tempo leva um inventário de conteúdo municipal?

Cerca de quatro semanas para uma cidade típica, se o escopo for definido no primeiro dia: uma semana para encontrar tudo, duas semanas para os departamentos tomarem as decisões e uma semana para transformar a planilha em um plano.

Arquivar conteúdo antigo elimina as obrigações do ADA Title II?

Só para conteúdo que se enquadra na exceção de arquivo da regra: criado antes da data de conformidade, mantido apenas para referência ou registro, guardado em uma área de arquivo dedicada e sem alterações desde então. Se os moradores ainda o usam, ele não se enquadra. Isto não é aconselhamento jurídico.

Quais são hoje os prazos de conformidade web do ADA Title II?

Após a regra final provisória de abril de 2026, o ADA.gov lista 26 de abril de 2027 para governos que atendem 50,000 pessoas ou mais e 26 de abril de 2028 para os menores e para governos de distritos especiais.

PDFs devem ser convertidos em páginas web?

Documentos que as pessoas usam para solicitar ou acessar um serviço, como formulários, requerimentos e tabelas de taxas, costumam funcionar melhor como páginas web ou formulários online. São mais fáceis de usar no celular, de testar e de atualizar.