Content-Inventur für kommunale Websites: Eine Schritt-für-Schritt-Methode mit Tabellenvorlage

Wie eine Stadt, Gemeinde oder ein Landkreis jede veröffentlichte Seite, jedes Dokument und jede Website erfasst, entscheidet, was behalten, korrigiert, archiviert oder gelöscht wird, und daraus einen Plan für Barrierefreiheit und Relaunch macht. Mit Spaltenvorlage, Triage-Regel und Vier-Wochen-Zeitplan.

Fragen Sie in der Stadtverwaltung, wie viele Seiten die städtische Website hat, und Sie bekommen meist eine Schätzung. Fragen Sie, wie viele PDFs, und Sie ernten ein Schulterzucken. Das ist kein Versagen der Beteiligten. Kommunale Websites wachsen fünfzehn Jahre lang Anfrage für Anfrage: hier eine Tagesordnung, dort ein Antragsformular, eine Park-Broschüre von 2014, die niemand zu löschen wagte. Eine Content-Inventur ist die langweilige, unverzichtbare Aufgabe, all das aufzuschreiben, damit Sie darüber entscheiden können. Dieser Leitfaden zeigt, wie Sie eine solche Inventur in etwa vier Wochen mit einer Tabelle, einem Crawler und den Abteilungsleitungen durchführen, die Sie bereits haben.

Wozu der Aufwand: drei Entscheidungen, die eine Inventur ermöglicht

Die Inventur ist nicht das Ziel. Sie liefert die Belege für drei Entscheidungen, die sonst aus dem Bauch heraus getroffen werden.

Umfang der Barrierefreiheit. Die Regel des Department of Justice nach ADA Title II legt WCAG 2.1 Level AA als Standard für Webinhalte von Landes- und Kommunalverwaltungen fest. Nach einer vorläufigen endgültigen Regel im April 2026 gelten als Fristen der 26. April 2027 für Verwaltungen mit 50,000 oder mehr Einwohnern und der 26. April 2028 für kleinere sowie für Zweckverbände. Die Regel enthält Ausnahmen für archivierte Inhalte und für ältere Dokumente, die nicht zur Beantragung oder Nutzung von Leistungen dienen. Diese Ausnahmen können Sie nur nutzen, wenn Sie wissen, welche Ihrer Dateien darunterfallen.
Umfang des Relaunchs. Ein Angebot für die "Migration der Website" bedeutet nichts, bis Sie sagen können: 1,400 Seiten, 6,200 Dokumente, 9 separate Websites, 40 Formulare. Inventuren machen aus Schätzungen einen Umfang.
Zuständigkeit. Jede Zeile bekommt eine verantwortliche Stelle. Inhalte ohne Zuständige verrotten, und die Inventur ist oft das erste Mal, dass jemand aufschreibt, wer für die Seiten des Planungsamts verantwortlich ist.

Bevor Sie beginnen: Legen Sie fest, was zählt

Die meisten Inventuren geraten ins Stocken, weil das Team mittendrin über den Umfang streitet. Klären Sie das am ersten Tag und schreiben Sie es oben in die Tabelle.

Einbeziehen	Meist einbeziehen	Erfassen, aber nicht im Detail
Jede HTML-Seite der Hauptwebsite	Websites von Fachbereichen und Programmen unter anderen Adressen	Verlinkte Drittsysteme (Zahlungen, Genehmigungsportale, Sitzungssoftware)
Jede von diesen Seiten verlinkte PDF-, Word-, Excel- und PowerPoint-Datei	Online-Formulare und die Seiten, die sie enthalten	Social-Media-Konten
Eingebettete Karten, Videos und Kalender	Verwaiste Dateien, die per URL noch erreichbar sind	Intranet-Inhalte

Drittsysteme sind für die Barrierefreiheit trotzdem relevant, denn Inhalte, die ein Auftragnehmer in Ihrem Namen bereitstellt, liegen nach Title II weiterhin in Ihrer Verantwortung. Sie sind aber ein eigener Arbeitsstrang mit dem Anbieter, daher genügt hier eine Zeile pro System ("Portal für Versorgerabrechnung, Anbieter X, Vertragsverantwortliche Y").

Schritt 1: Alles finden (Woche 1)

Nutzen Sie mindestens drei Quellen, denn jede übersieht, was die anderen finden.

Ein Crawler. Ein Desktop-Crawler, der jede Domain durchläuft, findet jede verlinkte Seite und Datei. Exportieren Sie URL, Statuscode, Titel, Inhaltstyp und die verlinkende Seite. Stellen Sie ihn so ein, dass PDFs und Office-Dokumente einbezogen werden.
Der CMS-Export. Ihr Content-Management-System kennt Seiten, die veröffentlicht, aber nirgends verlinkt sind. Exportieren Sie die vollständige Seitenliste mit Änderungsdatum und Autoren.
Der Dateispeicher. In Medienbibliotheken leben die Waisen: Dokumente, die hochgeladen und vor Jahren von der Seite entfernt wurden, aber noch unter einer öffentlichen URL liegen, an die sich eine Suchmaschine erinnert.
Search Console und Analytics. Exportieren Sie jede URL, die in den letzten 12 Monaten Traffic hatte. So finden Sie alte Adressen, die schlecht weiterleiten, und Seiten auf vergessenen Subdomains.
Eine kurze E-Mail an die Abteilungsleitungen. "Nennen Sie jede Website, Seite, Domain oder jedes Online-Formular, das Ihr Team betreibt und das nicht auf der Hauptwebsite liegt." Sie werden überrascht sein.

Führen Sie die Listen zusammen, entfernen Sie doppelte URLs, und Sie haben die Rohinventur. Bei einer Stadt mit 50,000 bis 150,000 Einwohnern ist es üblich, deutlich mehr Dokumente als Seiten zu finden.

Schritt 2: Die Tabelle anlegen

Übernehmen Sie diese Spalten. Widerstehen Sie der Versuchung, mehr hinzuzufügen: Jede zusätzliche Spalte muss jemand 5,000-mal ausfüllen.

Spalte	Wie sie gefüllt wird	Beispiel
ID	Automatisch	P-0412
URL	Crawler	/planning/variance-application.pdf
Titel	Crawler	Antrag auf Befreiung 2019
Typ	Crawler (Seite, PDF, DOCX, XLSX, Formular, Video, Karte)	PDF
Website / Bereich	Aus der URL	Planung
Zuletzt aktualisiert	CMS oder Dateimetadaten	2019-03-11
Aufrufe, letzte 12 Monate	Analytics	1,204
Dient zur Beantragung oder Nutzung einer Leistung?	Verantwortliche (ja / nein)	Ja
Verantwortlich (Rolle, nicht Person)	Abteilungsleitung	Sachbearbeitung Planung
Entscheidung	Verantwortliche, nach der Triage-Regel unten	Als HTML-Formular neu bauen
Status Barrierefreiheit	Testteam	Nicht getestet / Fehlgeschlagen / Stichprobe bestanden
Fälligkeitsdatum	Web-Verantwortliche	2027-01-31
Notizen	Alle	Gebühr 2023 geändert, Inhalt veraltet

Zuständigkeit nach Rolle ist wichtig. Menschen wechseln die Stelle; die "Sachbearbeitung Planung" gibt es auch nächstes Jahr noch.

Schritt 3: Die Triage-Regel (Wochen 2 und 3)

Jede Zeile erhält eine von fünf Entscheidungen. Schicken Sie jeder Abteilung ihre eigene gefilterte Tabelle mit einer Frist. Geben Sie ihr die Regel in dieser Reihenfolge und bitten Sie, bei der ersten zutreffenden aufzuhören.

Löschen, wenn der Inhalt anderswo doppelt vorhanden, überholt ist oder in 12 Monaten keine Aufrufe hatte und kein rechtlicher Grund zum Behalten besteht. Leiten Sie die URL auf die nächstbeste nützliche Seite weiter.
Archivieren, wenn er für Nachschlagezwecke oder Aktenführung aufbewahrt werden muss, aber niemand damit etwas erledigt. Verschieben Sie ihn in einen klar gekennzeichneten Archivbereich und bearbeiten Sie ihn nicht mehr. Prüfen Sie vor jedem Löschen hier Ihren Aufbewahrungsplan.
Neu bauen, wenn es ein Dokument ist, mit dem Menschen eine Leistung beantragen oder nutzen: Formulare, Anträge, Gebührenordnungen, Anspruchsregeln. Diese gehören auf eine Webseite oder in ein Online-Formular, nicht in ein PDF.
Korrigieren, wenn er aktuell, nützlich und weitgehend richtig ist, aber Probleme hat: veraltete Fakten, defekte Links, fehlende Überschriften, schlechter Alt-Text.
Behalten, wenn er aktuell ist, eine verantwortliche Stelle hat und bereits getestet wurde.

Die Regel lenkt Dokumente bewusst in Richtung Webseite. Ein PDF-Antrag auf Befreiung mit winzigen Feldern ist auf dem Smartphone mühsam und schwer barrierefrei zu machen; ein HTML-Formular ist leichter auszufüllen, leichter zu testen und leichter zu aktualisieren, wenn sich die Gebühr ändert. Unser Leitfaden zu barrierefreien Alternativen zu PDFs erklärt, wie Sie zwischen Umwandeln und Nachbessern wählen.

Wie Sie die Archiv-Ausnahme ehrlich handhaben

Die Ausnahme für archivierte Inhalte in der Title-II-Regel ist eng: Inhalte, die vor dem Stichtag erstellt wurden, nur zu Nachschlage-, Forschungs- oder Aktenzwecken aufbewahrt werden, in einem eigenen Archivbereich liegen und seit der Archivierung nicht geändert wurden. Die Gebührenordnung des Vorjahres in einen Ordner namens "Archiv" zu verschieben, während Bürgerinnen und Bürger sie noch nutzen, reicht nicht. Wenn Menschen sich noch darauf verlassen, ist sie nicht archiviert. Im Zweifel markieren Sie sie mit Korrigieren oder Neu bauen.

Schritt 4: Aus der Tabelle einen Plan machen (Woche 4)

Werten Sie die Tabelle nach Entscheidung und Abteilung aus. Jetzt haben Sie Zahlen, die Sie einem Gemeinderat oder Haushaltsausschuss vorlegen können.

Entscheidung	Was passiert	Wer	Grober Aufwand pro Element
Löschen	Entfernen, Weiterleitung anlegen, in der Tabelle dokumentieren	Webteam	Minuten
Archivieren	In den Archivbereich verschieben, Archivhinweis und Kontakt für barrierefreie Kopien ergänzen	Webteam	Minuten
Neu bauen	Als Seite oder Online-Formular in einfacher Sprache neu schreiben, testen, veröffentlichen	Verantwortliche entwerfen, Webteam baut	Stunden bis Tage
Korrigieren	Inhalt, Überschriften, Links und Alt-Text korrigieren; testen	Verantwortliche	Ein bis zwei Stunden
Behalten	In den Prüfplan aufnehmen	Verantwortliche	Derzeit keiner

Stellen Sie die Neu-bauen-Elemente mit den meisten Aufrufen an den Anfang. Sie werden von Bürgerinnen und Bürgern tatsächlich genutzt, und es ist meist eine kurze Liste: In den meisten Inventuren zieht ein kleiner Teil der Dokumente den Großteil des Traffics an.

Häufige Fallen

Nur die Hauptwebsite erfassen. Bibliothek, Grünflächenamt und Wirtschaftsförderung betreiben oft eigene Websites. Der Leitfaden zu Microsites von Fachbereichen enthält eine Registervorlage dafür.
Das Webteam allein entscheiden lassen. Nur die Verantwortlichen wissen, ob die Gebührenordnung von 2019 noch gilt. Das Webteam steuert den Prozess; die Abteilungen entscheiden.
Es nur einmal machen. Ergänzen Sie in jeder Behalten-Zeile ein Prüfdatum. Ein jährlicher erneuter Crawl im Vergleich zur Vorjahrestabelle zeigt neue Inhalte, die den Prozess umgangen haben.
Löschen ohne Weiterleitungen. Alte URLs stehen auf Briefen, Schildern und anderen Websites. Leiten Sie sie weiter.
Zählen ohne Testen. Die Inventur zeigt, was existiert. Tests zeigen, ob es funktioniert. Siehe unseren Prozess für Barrierefreiheitstests für die zweite Hälfte.

Ein Vier-Wochen-Zeitplan zum Übernehmen

Woche	Webteam	Abteilungen
1	Crawlen, CMS und Analytics exportieren, zusammenführen, E-Mail zu "anderen Websites" versenden	Alle Websites und Formulare außerhalb der Hauptwebsite melden
2	Jeder Abteilung ihre gefilterte Tabelle mit der Triage-Regel schicken	Verantwortliche benennen, mit Entscheidungen beginnen
3	Fragen beantworten, Lücken nachverfolgen, mit Löschen und Archivieren beginnen	Entscheidungen abschließen
4	Auswerten, Aufwand schätzen, eine einseitige Zusammenfassung für die Leitung schreiben	Fälligkeitsdaten für Korrigieren und Neu bauen vereinbaren

Nach der Inventur: verhindern, dass es wieder wuchert

Der übliche Grund, warum eine Inventur ein Jahr später veraltet ist: Das Veröffentlichen blieb für alle offen. Drei Kontrollen machen den Unterschied: Geben Sie jeder Abteilung Bearbeitungsrechte nur für ihren eigenen Bereich oder ihre eigene Website, verlangen Sie eine Prüfung, bevor etwas Neues live geht, und dokumentieren Sie, wer was geändert hat. Unsere Vorlage für eine Website-Governance-Richtlinie macht daraus schriftliche Regeln.

Wenn Ihre Organisation viele kleine Websites (Fachbereiche, Programme, kommunale Einrichtungen) auf einer Plattform betreibt, lassen sich diese Kontrollen an einem Ort leichter durchsetzen. Auf We.Inc kann eine Organisation viele Websites unter ihrer eigenen Marke betreiben, Berechtigungen pro Website festlegen, eine einstufige Freigabe verlangen, bevor eine Website live geht, und ein Audit-Log der Aktionen in der Organisation einsehen. So sieht das auf unserer Demo-Marke aus.

Eine Tabelle von Websites mit Spalten für Unternehmensname, Tarif, Website-Limit und Status — Eine Liste aller Websites unter der Marke. Auf der Demo-Marke sind die Websites Beispielunternehmen; in einer Kommune könnte jede Zeile ein Fachbereich oder eine Einrichtung sein.

Die Einstellungen einer einzelnen Website mit Schaltern für Veröffentlichung, eigene Domain, Code-Zugriff, Blog, Shop, Formulare, SEO und Freigabe vor Veröffentlichung — Schalter pro Website, darunter einer, der Veröffentlichungen auf eine Freigabe warten lässt.

Eine Warteschlange mit dem Titel Wartet auf Ihre Freigabe und den Buttons Freigeben und veröffentlichen sowie Änderungen anfordern — Die Freigabe-Warteschlange. Die gezeigte Anfrage wurde für diesen Screenshot inszeniert; der Bildschirm selbst ist das echte Produkt.

Ein Audit-Log mit zwei jüngsten Ereignissen in der Organisation mit Zeit, Benutzer und Aktion — Das Audit-Log erfasst Aktionen in der Organisation, etwa Änderungen an den Einstellungen einer Website.

Keine Plattform erledigt die Inventur für Sie, und keine Plattform macht Inhalte automatisch barrierefrei: Die Websites brauchen weiterhin Ihre eigenen Tests. Wenn Sie sehen möchten, ob diese Struktur zu Ihrer Organisation passt, vereinbaren Sie eine Demo.

Quellen

Zuletzt geprüft am 2026-10-25.

ADA.gov, Fact Sheet: New Rule on the Accessibility of Web Content and Mobile Apps Provided by State and Local Governments (Standard, Fristen in der Fassung der vorläufigen endgültigen Regel vom 20. April 2026, Ausnahmen).
ADA.gov, First Steps Toward Complying with the Title II Web and Mobile Application Accessibility Rule.

Dieser Leitfaden ist eine allgemeine Information und keine Rechtsberatung. Prüfen Sie Ihre eigenen Pflichten mit Ihrer Rechtsberatung.

Häufige Fragen

Was ist eine Content-Inventur für Websites?

Eine Tabelle aller Seiten, Dokumente, Formulare und separaten Websites, die eine Organisation veröffentlicht, mit verantwortlicher Stelle, Nutzung, letzter Aktualisierung und einer Entscheidung: löschen, archivieren, neu bauen, korrigieren oder behalten.

Wie lange dauert eine Content-Inventur für eine Kommune?

Etwa vier Wochen für eine typische Stadt, wenn der Umfang am ersten Tag festgelegt wird: eine Woche, um alles zu finden, zwei Wochen für die Entscheidungen der Abteilungen und eine Woche, um aus der Tabelle einen Plan zu machen.

Entfallen durch Archivierung alter Inhalte die Pflichten nach ADA Title II?

Nur bei Inhalten, die die Archiv-Ausnahme der Regel erfüllen: vor dem Stichtag erstellt, nur zu Nachschlage- oder Aktenzwecken aufbewahrt, in einem eigenen Archivbereich abgelegt und seitdem unverändert. Wenn Bürgerinnen und Bürger sie noch nutzen, gilt die Ausnahme nicht. Dies ist keine Rechtsberatung.

Welche Fristen gelten jetzt für ADA Title II im Web?

Nach der vorläufigen endgültigen Regel vom April 2026 nennt ADA.gov den 26. April 2027 für Verwaltungen mit 50,000 oder mehr Einwohnern und den 26. April 2028 für kleinere sowie für Zweckverbände.

Sollten PDFs in Webseiten umgewandelt werden?

Dokumente, mit denen Menschen eine Leistung beantragen oder nutzen, etwa Formulare, Anträge und Gebührenordnungen, funktionieren meist besser als Webseiten oder Online-Formulare. Sie sind auf dem Smartphone leichter zu nutzen, zu testen und zu aktualisieren.