Inventario de contenido del sitio web municipal: un método paso a paso y una plantilla de hoja de cálculo

Cómo una ciudad, un pueblo o un condado cuenta cada página, documento y sitio que publica, decide qué conservar, corregir, archivar o borrar, y convierte el resultado en un plan de accesibilidad y rediseño. Incluye el conjunto de columnas, una regla de clasificación y un calendario de cuatro semanas.

Pregunta a un secretario municipal cuántas páginas tiene el sitio web de la ciudad y normalmente obtendrás una estimación. Pregunta cuántos PDF y obtendrás un encogimiento de hombros. No es un fallo de las personas implicadas. Los sitios municipales crecen petición a petición durante quince años: un orden del día aquí, un formulario de permisos allá, un folleto de parques de 2014 que nadie se atrevió a borrar. Un inventario de contenido es el trabajo aburrido y esencial de anotarlo todo para poder tomar decisiones al respecto. Esta guía explica cómo hacerlo en unas cuatro semanas con una hoja de cálculo, un rastreador y los jefes de departamento que ya tienes.

Para qué sirve: tres decisiones que desbloquea un inventario

El inventario no es el objetivo. Es la evidencia que necesitas para tres decisiones que, de otro modo, se toman por intuición.

Alcance de accesibilidad. La norma del Department of Justice bajo el ADA Title II fija WCAG 2.1 nivel AA como estándar para el contenido web de los gobiernos estatales y locales. Tras una norma final provisional de April 2026, las fechas de cumplimiento son el April 26, 2027 para los gobiernos que atienden a 50,000 o más personas y el April 26, 2028 para los más pequeños y los distritos especiales. La norma tiene excepciones para el contenido archivado y para documentos antiguos que no se usan para solicitar servicios o acceder a ellos. No puedes usar esas excepciones sin saber cuáles de tus archivos entran en ellas.
Tamaño del rediseño. Un presupuesto de un proveedor para "migrar el sitio web" no significa nada hasta que puedes decir: 1,400 páginas, 6,200 documentos, 9 sitios separados, 40 formularios. Los inventarios convierten las estimaciones en un alcance.
Responsabilidad. Cada fila recibe un responsable. El contenido sin responsable es el que se deteriora, y el inventario suele ser la primera vez que alguien anota quién es responsable de las páginas del departamento de planificación.

Antes de empezar: decide qué cuenta

La mayoría de los inventarios se atascan porque el equipo discute el alcance a mitad de camino. Resuélvelo el primer día y escríbelo al principio de la hoja de cálculo.

Incluir	Normalmente incluir	Registrar sin detallar
Cada página HTML del sitio principal	Sitios de departamentos y programas en otras direcciones	Sistemas de terceros a los que enlazas (pagos, portales de permisos, software de órdenes del día)
Cada archivo PDF, Word, Excel y PowerPoint enlazado desde esas páginas	Formularios en línea y las páginas que los alojan	Cuentas en redes sociales
Mapas, videos y calendarios incrustados	Archivos huérfanos aún accesibles por URL	Contenido de la intranet

Los sistemas de terceros siguen importando para la accesibilidad, porque el contenido que un contratista ofrece en tu nombre sigue siendo responsabilidad tuya bajo el Title II. Pero son una línea de trabajo aparte con el proveedor, así que aquí basta una fila por sistema ("Portal de facturación de servicios, proveedor X, responsable del contrato Y").

Paso 1: Encuéntralo todo (semana 1)

Usa al menos tres fuentes, porque cada una pasa por alto cosas que las otras detectan.

Un rastreador. Un rastreador de escritorio ejecutado sobre cada dominio encuentra cada página y archivo enlazado. Exporta la URL, el código de estado, el título, el tipo de contenido y la página que lo enlazaba. Configúralo para incluir PDF y documentos de oficina.
La exportación del CMS. Tu sistema de gestión de contenidos conoce páginas que están publicadas pero no enlazadas en ningún sitio. Exporta la lista completa de páginas con fechas de última modificación y autores.
El almacén de archivos. Las bibliotecas de medios son donde viven los huérfanos: documentos subidos, desenlazados de la página hace años, pero aún en una URL pública que un buscador recuerda.
Search Console y analítica. Exporta cada URL que recibió tráfico en los últimos 12 meses. Así detectas direcciones antiguas que redirigen mal y páginas en subdominios olvidados.
Un correo breve a los jefes de departamento. "Enumera cualquier sitio web, página, dominio o formulario en línea que gestione tu equipo y que no esté en el sitio principal." Te sorprenderás.

Combina las listas, elimina duplicados por URL y tendrás el inventario en bruto. En una ciudad de 50,000 a 150,000 habitantes es habitual acabar con muchos más documentos que páginas.

Paso 2: Prepara la hoja de cálculo

Copia estas columnas. Resiste la tentación de añadir más: cada columna extra es una columna que alguien tiene que rellenar 5,000 veces.

Columna	Cómo se rellena	Ejemplo
ID	Automático	P-0412
URL	Rastreador	/planning/variance-application.pdf
Título	Rastreador	Solicitud de variación 2019
Tipo	Rastreador (página, PDF, DOCX, XLSX, formulario, video, mapa)	PDF
Sitio / sección	A partir de la URL	Planificación
Última actualización	CMS o metadatos del archivo	2019-03-11
Visitas, últimos 12 meses	Analítica	1,204
¿Se usa para solicitar un servicio o acceder a él?	Responsable (sí / no)	Sí
Responsable (rol, no persona)	Jefe de departamento	Técnico de planificación
Decisión	Responsable, con la regla de clasificación de abajo	Reconstruir como formulario HTML
Estado de accesibilidad	Equipo de pruebas	Sin probar / Falla / Pasa la revisión puntual
Fecha límite	Responsable web	2027-01-31
Notas	Cualquiera	La tarifa cambió en 2023, contenido desactualizado

Los responsables por rol importan. Las personas cambian de puesto; "Técnico de planificación" seguirá existiendo el año que viene.

Paso 3: La regla de clasificación (semanas 2 y 3)

Cada fila recibe una de cinco decisiones. Envía a cada departamento su propia hoja filtrada y una fecha límite. Dales la regla en este orden y pídeles que se detengan en la primera que aplique.

Borrar si está duplicado en otro lugar, ha sido sustituido o no ha tenido visitas en 12 meses y no hay motivo legal para mantenerlo. Redirige la URL a la página útil más cercana.
Archivar si debe conservarse como referencia o registro pero nadie lo usa para hacer nada. Muévelo a un área de archivo claramente rotulada y deja de editarlo. Revisa tu calendario de conservación de registros antes de borrar nada de aquí.
Reconstruir si es un documento que la gente usa para solicitar un servicio o acceder a él: formularios, solicitudes, tarifas, requisitos de elegibilidad. Su lugar es una página web o un formulario en línea, no un PDF.
Corregir si está vigente, es útil y en general correcto, pero tiene problemas: datos desactualizados, enlaces rotos, encabezados que faltan, texto alternativo deficiente.
Conservar si está vigente, tiene responsable y ya se ha probado.

La regla empuja deliberadamente los documentos hacia la página web. Una solicitud de variación en PDF con campos diminutos es difícil de usar en un teléfono y difícil de hacer accesible; un formulario HTML es más fácil de rellenar, de probar y de actualizar cuando cambia la tarifa. Nuestra guía de alternativas accesibles a los PDF explica cómo elegir entre convertir y corregir.

Cómo usar con honestidad la excepción de archivo

La excepción de contenido archivado de la norma del Title II es estrecha: contenido creado antes de la fecha de cumplimiento, conservado solo como referencia, investigación o registro, guardado en un área de archivo específica y sin cambios desde que se archivó. Mover la lista de tarifas del año pasado a una carpeta llamada "archivo" mientras los vecinos todavía la usan no cumple los requisitos. Si la gente sigue dependiendo de ello, no está archivado. Ante la duda, márcalo como Corregir o Reconstruir.

Paso 4: Convierte la hoja en un plan (semana 4)

Resume la hoja de cálculo por decisión y por departamento. Ahora tienes cifras que puedes presentar a un concejo o a un comité de presupuesto.

Decisión	Qué ocurre	Quién	Esfuerzo aproximado por elemento
Borrar	Eliminar, añadir redirección, anotarlo en la hoja	Equipo web	Minutos
Archivar	Mover al área de archivo, añadir aviso de archivo y contacto para copias accesibles	Equipo web	Minutos
Reconstruir	Reescribir como página o formulario en línea en lenguaje claro, probar, publicar	El responsable redacta, el equipo web construye	De horas a días
Corregir	Corregir contenido, encabezados, enlaces y texto alternativo; probar	Responsable	Una o dos horas
Conservar	Añadir al calendario de revisión	Responsable	Nada por ahora

Pon primero los elementos a Reconstruir con más visitas. Son los que los vecinos usan de verdad, y suelen ser una lista corta: en la mayoría de los inventarios, una pequeña fracción de los documentos concentra la mayor parte del tráfico.

Trampas habituales

Inventariar solo el sitio principal. La biblioteca, el departamento de parques y la oficina de desarrollo económico a menudo tienen sus propios sitios. La guía de micrositios departamentales tiene una plantilla de registro para ellos.
Dejar que el equipo web decida solo. Solo el responsable sabe si la lista de tarifas de 2019 sigue vigente. El equipo web dirige el proceso; los departamentos toman las decisiones.
Hacerlo una sola vez. Añade una fecha de revisión a cada fila Conservar. Un nuevo rastreo anual comparado con la hoja del año anterior muestra el contenido nuevo que se saltó el proceso.
Borrar sin redirecciones. Las URL antiguas están impresas en cartas, carteles y otros sitios web. Redirígelas.
Contar sin probar. El inventario te dice qué existe. Las pruebas te dicen si funciona. Consulta nuestro proceso de pruebas de accesibilidad para la segunda mitad.

Un calendario de cuatro semanas que puedes copiar

Semana	Equipo web	Departamentos
1	Rastrear, exportar CMS y analítica, combinar, enviar el correo de "otros sitios"	Responder con cualquier sitio y formulario que no esté en el sitio principal
2	Enviar a cada departamento su hoja filtrada con la regla de clasificación	Nombrar responsables, empezar a decidir
3	Responder preguntas, perseguir huecos, empezar con los elementos Borrar y Archivar	Terminar las decisiones
4	Resumir, estimar el esfuerzo, redactar un resumen de una página para la dirección	Acordar fechas límite para Corregir y Reconstruir

Después del inventario: evitar que vuelva a crecer

La razón habitual por la que un inventario está desactualizado un año después es que la publicación siguió abierta a todo el mundo. Tres controles marcan la diferencia: dar a cada departamento permisos de edición solo sobre su propia sección o sitio, exigir una revisión antes de que se publique nada nuevo y llevar un registro de quién cambió qué. Nuestra plantilla de política de gobierno web convierte eso en reglas escritas.

Si tu organización gestiona muchos sitios pequeños (departamentos, programas, instalaciones comunitarias) en una sola plataforma, esos controles son más fáciles de aplicar en un único lugar. En We.Inc, una organización puede gestionar muchos sitios bajo su propia marca, definir permisos por sitio, exigir una aprobación en un solo paso antes de que un sitio se publique y ver un registro de auditoría de las acciones de la organización. Así se ve en nuestra marca de demostración.

Una tabla de sitios con columnas de nombre de empresa, plan, límite de sitios y estado — Una lista de todos los sitios gestionados bajo la marca. En la marca de demostración los sitios son negocios de ejemplo; en un municipio, cada fila podría ser un departamento o una instalación.

Los ajustes de un sitio con interruptores para publicación, dominio propio, acceso al código, blog, tienda, formularios, SEO y aprobación de publicación — Interruptores por sitio, incluido uno que hace que la publicación espere aprobación.

Una cola titulada Esperando tu aprobación con botones Aprobar y publicar y Pedir cambios — La cola de aprobación. La solicitud mostrada se preparó para esta captura; la pantalla en sí es el producto real.

Un registro de auditoría con dos eventos recientes de la organización, con hora, usuario y acción — El registro de auditoría guarda las acciones de la organización, como los cambios en los ajustes de un sitio.

Ninguna plataforma hace el inventario por ti, y ninguna hace accesible el contenido automáticamente: los sitios siguen necesitando tus propias pruebas. Si quieres ver si este esquema encaja con tu organización, agenda una demo.

Fuentes

Última revisión: 2026-10-25.

ADA.gov, Fact Sheet: New Rule on the Accessibility of Web Content and Mobile Apps Provided by State and Local Governments (estándar, fechas de cumplimiento modificadas por la norma final provisional del April 20, 2026, excepciones).
ADA.gov, First Steps Toward Complying with the Title II Web and Mobile Application Accessibility Rule.

Esta guía es información general, no asesoramiento legal. Consulta tus propias obligaciones con tu abogado.

Preguntas frecuentes

¿Qué es un inventario de contenido web?

Una hoja de cálculo que enumera cada página, documento, formulario y sitio independiente que publica una organización, con su responsable, uso, última actualización y una decisión: borrar, archivar, reconstruir, corregir o conservar.

¿Cuánto tarda un inventario de contenido municipal?

Unas cuatro semanas en una ciudad típica si el alcance se fija el primer día: una semana para encontrarlo todo, dos semanas para que los departamentos decidan y una semana para convertir la hoja en un plan.

¿Archivar contenido antiguo elimina las obligaciones del ADA Title II?

Solo el contenido que cumple la excepción de archivo de la norma: creado antes de la fecha de cumplimiento, conservado solo como referencia o registro, guardado en un área de archivo específica y sin cambios desde entonces. Si los vecinos todavía lo usan, no cumple los requisitos. Esto no es asesoramiento legal.

¿Cuáles son ahora las fechas de cumplimiento web del ADA Title II?

Tras la norma final provisional de April 2026, ADA.gov indica el April 26, 2027 para los gobiernos que atienden a 50,000 o más personas y el April 26, 2028 para los más pequeños y los gobiernos de distritos especiales.

¿Deberían convertirse los PDF en páginas web?

Los documentos que la gente usa para solicitar un servicio o acceder a él, como formularios, solicitudes y listas de tarifas, suelen funcionar mejor como páginas web o formularios en línea. Son más fáciles de usar en un teléfono, de probar y de actualizar.