Jede E-Mail an Ihre Kunden, in Ihrem Namen

White Label / Kunden-E-Mails mit Ihrer Marke

Am schnellsten verrät eine E-Mail, dass hinter Ihrer Plattform ein White-Label-Anbieter steckt. Ein Kunde registriert sich in Ihrem sorgfältig gestalteten Portal und erhält dann eine Bestätigung von einem Unternehmen, das er nie gehört hat, mit fremdem Logo und fremder Postanschrift in der Fußzeile. Diese Seite erklärt, welche E-Mails Kunden bei We.Inc erhalten, wie sie vor und nach der Einrichtung Ihrer eigenen Absenderdomain aussehen, wie Sie sie umformulieren und eigene automatische E-Mails ergänzen und welche Regeln zu Zustellbarkeit und Spam Sie beachten sollten.

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Aktualisiert: 25. Oktober 2026

Kurz gesagt

Vier System-E-Mails gehen in Ihrem Namen an Ihre Kunden: E-Mail-Adresse bestätigen, Kundeneinladung, Website fertig und Zahlungsbeleg. Alle vier können Sie umformulieren; nur „Website fertig“ lässt sich abschalten.
Vom ersten Tag an tragen sie Ihren Markennamen, Ihr Logo, Ihre Farbe und Ihre Support-Adresse für Antworten. Bis Ihre eigene Absenderdomain bestätigt ist, liegt die Absenderadresse selbst auf unserer Versanddomain.
Sie können bis zu 25 eigene automatische E-Mails anlegen, ausgelöst durch sechs Kundenereignisse, mit einer Verzögerung von bis zu 90 Tagen und höchstens 300 automatischen Sendungen pro Tag.
Vereinbaren Sie eine Demo, um Editor und Vorschauen mit Ihrer eigenen Marke zu sehen. Der Versand über Ihre eigene Domain hängt von Ihrem Tarif ab; das bestätigen wir im Gespräch.

Die E-Mails, die Ihre Kunden erhalten

Ein Kunde auf Ihrer Plattform erhält nur sehr wenige E-Mails vom System, und so soll es sein. Jede gibt es, weil der Kunde sie braucht, um hineinzukommen, um beruhigt zu sein oder um etwas belegen zu können.

E-Mail	Wann sie gesendet wird	Abschaltbar?
E-Mail-Adresse bestätigen	Direkt nachdem ein Kunde ein Konto angelegt hat	Nein. Sie beweist, dass die Adresse ihn erreicht.
Kundeneinladung	Wenn Sie einen Kunden hinzufügen oder sich jemand über Ihre Registrierungsseite anmeldet	Nein. Ohne sie kommt der Kunde nicht hinein.
Website fertig	Wenn die Website eines Kunden fertig erstellt ist, nachdem er den Tab geschlossen hat	Ja
Zahlungsbeleg	Wenn ein Kunde Sie bezahlt	Nein. Betrag, Tarif und Datum sind immer enthalten.

Die drei nicht abschaltbaren E-Mails sind diejenigen, die ein Kunde braucht, um sein Konto zu erreichen oder zu sichern oder um eine Zahlung zu belegen. Umformulieren können Sie trotzdem jede einzelne.

E-Mail-Bereich der Markeneinstellungen mit den vier System-E-Mails und Bearbeiten-Schaltflächen, einem leeren Bereich für automatische E-Mails mit der Schaltfläche Neue E-Mail und einer Tabelle der letzten Sendungen

*Der E-Mail-Bereich der Demo-Marke „Northgate Studio“: System-E-Mails links, Ihre eigenen automatischen E-Mails rechts, die letzten Sendungen darunter.*

Was Ihr Kunde sieht, vor und nach Ihrer eigenen Domain

Es gibt zwei Stufen, und schon die erste trägt Ihre Marke. Genau hier machen die meisten White-Label-Plattformen Fehler, deshalb hier im Detail, was sich ändert:

Was der Kunde sieht	Bevor Ihre Absenderdomain bestätigt ist	Nach der Bestätigung
Absendername	Ihr Markenname	Ihr Markenname
Absenderadresse	Unsere Versandadresse (zum Beispiel [email protected])	Eine Adresse auf Ihrer eigenen Domain
Logo und Schaltflächenfarbe	Ihre	Ihre
Wohin Antworten gehen	Ihre Support-E-Mail	Ihre Support-E-Mail
Links in der E-Mail	Die Adresse Ihres Portals	Die Adresse Ihres Portals
Fußzeile	Ihr Markenname. Unser Name und unsere Postanschrift erscheinen nie in den E-Mails an Ihre Kunden	Ebenso

Viele Marken bleiben dauerhaft auf der ersten Stufe, und das ist völlig in Ordnung: Die E-Mails gehen unter Ihrem Namen hinaus und kommen an. Die zweite Stufe ist wichtig, wenn Ihre Kunden genau auf die Adresse achten oder Ihr eigenes IT-Team möchte, dass die E-Mails zu Ihrer Domain passen.

Für die zweite Stufe geben Sie eine Subdomain ein, die Ihnen gehört (etwa mail.yourdomain.com), fügen die angezeigten DNS-Einträge hinzu und warten auf die Bestätigung. Erst wenn die Bestätigung erfolgreich ist, wechselt der Versand auf Ihre Domain, sodass eine halb fertige Einrichtung nie die Zustellung unterbricht.

Einstellung für den E-Mail-Versand, die erklärt, dass Kunden bereits den Markennamen als Absender sehen, mit der aktuellen Absenderadresse und einem Feld für Ihre eigene Versand-Subdomain samt Einrichten-Schaltfläche

*Die Einstellung für die Absenderdomain. Sie zeigt, was Kunden heute sehen, und fragt nach einer Subdomain, die Ihnen gehört; danach fügen Sie zwei DNS-Einträge hinzu.*

System-E-Mails umformulieren

Wenn Sie eine System-E-Mail öffnen, sehen Sie eine Betreffzeile, ein Nachrichtenfeld und eine Live-Vorschau mit einem Beispielkunden, dargestellt mit Ihrem Logo und Ihren Farben. Die Nachricht nutzt einfache Formatierung: doppelte Sternchen für Fettdruck und eine spezielle Schaltflächenzeile mit Beschriftung und Ziel-Link, die zu einer Schaltfläche in Ihrer Markenfarbe wird.

Platzhalter, die pro Kunde ausgefüllt werden (und leer bleiben, wenn uns die Angabe fehlt):

{{client_name}}, {{client_email}}
{{brand_name}}, {{support_email}}, {{portal_url}}
{{site_name}}, {{site_url}}
{{action_url}}, der Link, um den es in der E-Mail geht
Für Belege: {{amount}}, {{plan_name}}, {{date}}

Der Link, den ein Kunde braucht, ist geschützt. Wenn Sie die Einladung umformulieren und die Schaltfläche löschen, wird sie wieder eingefügt, denn eine Einladung ohne Möglichkeit zur Annahme ist ein vorprogrammiertes Support-Ticket.

*Bearbeitung der Bestätigungs-E-Mail. Die Vorschau nutzt einen Beispielkunden und Ihre Marke.*

E-Mail-Editor für die Kundeneinladung mit dem Betreff Sie sind eingeladen zu Markenname, dem Nachrichtentext, einer Liste einfügbarer Platzhalter und einer Vorschau mit grüner Schaltfläche Einladung annehmen

*Die Einladung, mit den einfügbaren Platzhaltern unter der Nachricht und der Schaltfläche in der Markenfarbe.*

E-Mail-Editor für die Nachricht Website fertig mit dem Betreff Websitename ist fertig und einer Vorschau mit der Schaltfläche Meine Website öffnen

*„Website fertig“ ist die einzige System-E-Mail, die Sie abschalten können, etwa wenn Ihr eigenes Team Kunden informiert, sobald ihre Website fertig ist.*

Formulierungstipps, die Support-Tickets sparen

Nennen Sie Ihre Support-Adresse in der ersten E-Mail. Die Einladung wird am ehesten an einen Kollegen weitergeleitet, der sich dann nicht anmelden kann.
Sagen Sie, warum die E-Mail kommt. „Sie wurden von Northgate Studio eingeladen, weil...“ ist besser als eine nackte Schaltfläche, besonders bei Kunden, die sich vor Monaten registriert haben.
Halten Sie Betreffzeilen schlicht. „Bestätigen Sie Ihre E-Mail-Adresse“ wird geöffnet. Originelle Betreffzeilen bei Konto-E-Mails wirken wie Phishing.
Versprechen Sie in „Website fertig“ keine Bearbeitungszeiten, es sei denn, Ihr Team hält sie ein.
Testen Sie mit echten Postfächern bei zwei Anbietern, bevor Sie die Plattform Ihren Kunden ankündigen.

Automatische E-Mails, die Sie selbst schreiben

Neben den vier System-E-Mails können Sie eigene E-Mails schreiben, die automatisch versendet werden, wenn bei einem Kunden etwas passiert. Jede Marke kann bis zu 25 davon haben. Die verfügbaren Ereignisse:

Auslöser	Wann er greift
Kunde hat sich registriert	Einmal pro Kunde, wenn er Ihrer Marke beitritt
Kunde hat seine erste Website erstellt	Einmal pro Kunde
Kunde hat eine Website veröffentlicht	Einmal pro Website, wenn sie zum ersten Mal live geht
Kunde hat noch nichts veröffentlicht	Täglich geprüft; sendet, wenn ein Kunde eine festgelegte Anzahl von Tagen nach der Registrierung noch nichts veröffentlicht hat
Kunde hat jemanden geworben	An den Kunden, der seinen Link geteilt hat, einmal pro geworbener Person
Kunde hat Sie bezahlt	Einmal pro Zahlung

Jede automatische E-Mail kann zwischen 0 und 90 Tagen nach ihrem Auslöser warten. „Kunde hat noch nichts veröffentlicht“ braucht mindestens einen Tag, denn genau um die Verzögerung geht es.

Einige Schutzmechanismen sind eingebaut:

Jede automatische E-Mail enthält einen Abmeldelink für diesen Kunden und diese Marke, und abgemeldete Kunden werden ab dann übersprungen. Die System-E-Mails oben sind davon nicht betroffen.
Das Einschalten einer E-Mail beschickt nicht Ihren gesamten Kundenbestand. Die Prüfung „noch nichts veröffentlicht“ betrachtet nur Kunden, die die Schwelle kürzlich überschritten haben, sodass ein neuer Anstoß niemanden erreicht, der vor zwei Jahren beigetreten ist.
Eine Obergrenze von 300 automatischen E-Mails pro Tag und Marke, damit ein Fehler Ihre Kunden nicht überflutet.

Drei automatische E-Mails, mit denen die meisten Marken beginnen sollten:

Willkommen, bei Registrierung, Tag 0. Wer Sie sind, wie man einen Menschen erreicht und was als Erstes zu tun ist.
Anstoß, nach 7 Tagen nicht veröffentlicht. Bieten Sie ein kurzes Gespräch oder einen Link zu Ihren Hilfeseiten an. Kunden, die stocken, hängen meist an einer einzigen Frage.
Glückwunsch, erste Veröffentlichung, Tag 0. Schlagen Sie den nächsten Schritt vor: Domain verbinden, Kontaktformular hinzufügen oder um eine Bewertung bitten.

Zustellung, Spam-Regeln und Ihre Verantwortung

E-Mails mit Ihrer Marke helfen nur, wenn sie ankommen. Zwei Regelwerke sollten Sie kennen.

Postfachanbieter. Die Absenderrichtlinien von Google verlangen von jedem Absender an Gmail, SPF oder DKIM einzurichten und die in Postmaster Tools gemeldete Spamrate unter 0.3% zu halten. Wer mehr als 5,000 Nachrichten pro Tag an Gmail sendet, muss außerdem SPF, DKIM und DMARC nutzen, die From-Domain ausrichten und bei Marketingnachrichten die Abmeldung mit einem Klick unterstützen. Solange Sie über unsere Versandadresse senden, kümmern wir uns um deren Authentifizierung. Sobald Sie auf Ihre eigene Domain wechseln, veröffentlichen Sie dafür auch einen DMARC-Eintrag; die Einrichtung zeigt Ihnen die Einträge, die der Anbieter zur Bestätigung des Versands braucht.

Anti-Spam-Recht. In den USA behandelt der CAN-SPAM-Leitfaden der FTC Nachrichten, deren Hauptzweck transaktional ist, etwa Belege und Konto-E-Mails, als von den meisten Vorschriften des Gesetzes ausgenommen. Werbliche Nachrichten müssen eine gültige physische Postanschrift und eine Abmeldemöglichkeit enthalten, die innerhalb von 10 Werktagen umgesetzt wird. Unsere Fußzeile in Ihren E-Mails zeigt Ihren Markennamen, keine Postanschrift. Ist eine von Ihnen geschriebene automatische E-Mail also werblich (ein Angebot, ein Upsell), ergänzen Sie Ihre Postanschrift selbst in der Nachricht. Der Abmeldelink ist bereits enthalten. Andere Länder, darunter Kanada und die EU, haben eigene Regeln; prüfen Sie, welche für Ihre Kunden gelten.

Das Protokoll der letzten Sendungen

Unter den Editoren zeigt die Tabelle Letzte Sendungen, wann welche E-Mail an wen ging und ob sie versendet wurde. Hier schauen Sie zuerst nach, wenn ein Kunde sagt „Ich habe die Einladung nie bekommen“: Steht sie als versendet da, ist der nächste Schritt sein Spamordner oder der Mailfilter seines Unternehmens; taucht sie nicht auf, wurde die Einladung nie ausgelöst. Beim Bearbeiten können Sie sich außerdem von jeder E-Mail einen Test schicken.

Eine Einrichtungs-Checkliste zum Kopieren

Laden Sie Ihr Logo hoch (helle und dunkle Version) und legen Sie Ihre Markenfarbe fest, damit die E-Mails zum Portal passen.
Hinterlegen Sie eine Support-Adresse, die ein Mensch liest. Dorthin gehen die Antworten.
Formulieren Sie die vier System-E-Mails um. Lesen Sie jede laut vor.
Schicken Sie sich von jeder einen Test, an eine Gmail- und eine Outlook-Adresse.
Schreiben Sie eine Willkommens-E-Mail und einen Anstoß „nach 7 Tagen nicht veröffentlicht“.
Entscheiden Sie, ob Sie über Ihre eigene Domain senden. Falls ja: Subdomain wählen, DNS-Einträge hinzufügen, einen DMARC-Eintrag ergänzen und auf die Bestätigung warten.
Ergänzen Sie Ihre Postanschrift in jeder automatischen E-Mail, die etwas verkauft.
Laden Sie zuerst einen wohlgesinnten Kunden ein und bitten Sie ihn, Ihnen alles weiterzuleiten, was er erhält.

Was das nicht leistet

Es ist kein Newsletter- oder Marketingwerkzeug für Ihre Kundenliste. Automatische E-Mails gehen an einzelne Kunden, wenn bei ihnen etwas passiert, begrenzt auf 300 pro Tag.
Das Protokoll zeigt, was gesendet wurde, und den Status. Wenn Sie Öffnungs- und Klickauswertungen brauchen, sprechen Sie das im Demo-Gespräch an, statt davon auszugehen.
Diese E-Mails gehen an Ihre Kunden, nicht an Besucher der Websites Ihrer Kunden.
Der Versand über Ihre eigene Domain hängt von Ihrem Tarif ab. Was Ihre Einrichtung umfasst, bestätigen wir im Demo-Gespräch.

Vereinbaren Sie eine 30-minütige Demo, und wir öffnen den E-Mail-Editor mit Ihrem Logo und Ihren Farben, damit Sie Ihre Einladung so sehen, wie ein Kunde sie sieht.

Quellen

Zuletzt geprüft am 2026-10-25.

Google Workspace Admin-Hilfe, Email sender guidelines: Anforderungen an Authentifizierung, Spamrate und Abmeldung für alle Absender und für Absender von 5,000+ Nachrichten pro Tag.
Federal Trade Commission, CAN-SPAM Act: A Compliance Guide for Business: transaktionale Nachrichten, Postanschrift und die Abmeldefrist von 10 Werktagen.

Dieser Abschnitt dient der allgemeinen Information und ist keine Rechtsberatung.

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Fragen, die Käufer stellen

Sehen meine Kunden jemals den Namen We.Inc in E-Mails?

Absendername, Logo, Schaltflächenfarbe, Fußzeile, Links und Antwortadresse gehören Ihnen, und unser Name sowie unsere Postanschrift erscheinen nie in den E-Mails an Ihre Kunden. Bis Sie Ihre eigene Absenderdomain bestätigt haben, liegt die Absenderadresse selbst auf unserer Versanddomain (zum Beispiel [email protected]).

Welche Kunden-E-Mails kann ich ändern?

Alle vier System-E-Mails (E-Mail-Adresse bestätigen, Kundeneinladung, Website fertig und Zahlungsbeleg) lassen sich mit Live-Vorschau umformulieren. Nur „Website fertig“ kann abgeschaltet werden. Außerdem können Sie bis zu 25 eigene automatische E-Mails schreiben.

Kann ich Kunden-E-Mails von meiner eigenen Domain senden?

Ja, abhängig von Ihrem Tarif. Sie geben eine Subdomain ein, die Ihnen gehört, fügen die angezeigten DNS-Einträge hinzu, und nach der Bestätigung kommen die E-Mails von Ihrer Domain. Bis dahin gehen sie weiter unter Ihrem Markennamen von unserer Adresse hinaus, sodass nichts verloren geht.

Können sich Kunden von automatischen E-Mails abmelden?

Ja. Jede automatische E-Mail, die Sie schreiben, enthält einen Abmeldelink für diesen Kunden, und abgemeldete Kunden werden übersprungen. Konto- und Zahlungs-E-Mails werden weiter versendet, weil Kunden sie brauchen.