Projektplan für den Website-Relaunch im öffentlichen Sektor: Phasen, Rollen, Zeitplan und Risiken

Ein realistischer Projektplan für den Relaunch der Website einer Behörde, Kommune oder öffentlichen Einrichtung: sieben Phasen mit Ergebnissen, eine RACI-Matrix, ein Beispielzeitplan über 9 Monate sowie die Risiken, an denen öffentliche Projekte üblicherweise scheitern, und wie Sie sie steuern.

Relaunches im öffentlichen Sektor scheitern selten daran, dass das neue Design hässlich ist. Sie scheitern, weil die Beschaffung acht Monate dauerte, die Content-Migration auf „ein paar Wochen“ geschätzt wurde, zwanzig Abteilungen ihre Seiten in denselben zwei Wochen umschreiben sollten und der Starttermin in einer Ratssitzung verkündet wurde, bevor jemand die PDFs gezählt hatte. Dieser Plan ist um die Arbeit herum aufgebaut, die tatsächlich Zeit kostet, und die Entscheidungen, die Sie von der Leitung brauchen, stehen genau an der Stelle, an der Sie sie brauchen.

Die Phasen im Überblick

Phase	Hauptergebnis	Typische Dauer
0. Mandat	Unterzeichneter Projektauftrag, Budget, Sponsor	2 bis 4 Wochen
1. Analyse	Content-Inventar, Top-Aufgaben, Analytics-Ausgangswerte, Nutzerforschung	6 bis 8 Wochen
2. Plattform und Beschaffung	Plattform gewählt, Vertrag unterzeichnet	6 Wochen bis 6 Monate (die variabelste Phase)
3. Struktur und Design	Navigation, Templates, Designsystem, getestete Prototypen	6 bis 10 Wochen
4. Inhalte	Jede beibehaltene Seite umgeschrieben oder migriert, Dokumente umgewandelt	10 bis 16 Wochen, überschneidend mit Phase 3 und 5
5. Umsetzung und Test	Funktionierende Website, Barrierefreiheit und Performance getestet, Weiterleitungen geplant	8 bis 12 Wochen
6. Start und Stabilisierung	Live-Website, Monitoring, Korrekturen, alte Plattform abgeschaltet	4 bis 8 Wochen

Insgesamt dauert es für eine mittelgroße Stadt oder Behörde üblicherweise 9 bis 15 Monate. Hat jemand sechs versprochen, finden Sie heraus, welche Phase übersprungen wurde.

Phase 0: Mandat

Lassen Sie vor jedem Gespräch mit Anbietern einen einseitigen Projektauftrag von einem Sponsor aus der Führungsebene unterzeichnen. Er sollte festhalten:

Warum jetzt. Lebensende der Plattform, Barrierefreiheitspflichten, Beschwerden von Bürgerinnen und Bürgern, ein Sicherheitsbefund. Seien Sie konkret; „die Website wirkt veraltet“ übersteht die erste Budgetkürzung nicht.
Was Erfolg bedeutet, messbar formuliert: Erledigungsquote der fünf wichtigsten Aufgaben, Reduzierung der Seiten und Dokumente, null Barrierefreiheitsblocker zum Start, Anrufe in der Zentrale zu Themen, die auf der Website stehen.
Umfang. Welche Websites gehören dazu (Hauptwebsite, Abteilungswebsites, die Bibliothek, die Polizei?) und welche Systeme nicht (Genehmigungen, Zahlungen, Sitzungsunterlagen).
Wer entscheidet. Ein Sponsor, ein Product Owner mit der Befugnis, Abteilungen Nein zu sagen, ein Lenkungskreis, der monatlich tagt.
Budget für Aufbau, Content-Arbeit und die laufenden Kosten der ersten drei Jahre. Unser Leitfaden zu den Gesamtkosten listet auf, was dazugehört.

Phase 1: Analyse

Vier Arbeitspakete, parallel durchgeführt.

Content-Inventar. Jede Seite, jedes Dokument und jede separate Website, mit Verantwortlichen und Entscheidung. Diese Zahl bestimmt den Umfang von Phase 4. Unsere Methode für das Content-Inventar dauert etwa vier Wochen.
Top-Aufgaben. Listen Sie anhand von Suchprotokollen, Analytics, Callcenter-Daten und einer kurzen Umfrage die Aufgaben auf, für die Menschen kommen. Meist macht eine kleine Zahl von Aufgaben den Großteil der Besuche aus.
Analytics-Ausgangswerte. Halten Sie die aktuellen Zahlen jetzt fest; Sie brauchen sie, um den Erfolg des Relaunches zu belegen. Siehe Website-Analytics für den öffentlichen Sektor.
Nutzerforschung. Beobachten Sie zehn bis fünfzehn Bürgerinnen und Bürger dabei, wie sie die Top-Aufgaben auf der aktuellen Website erledigen, darunter Menschen, die assistive Technologien nutzen, und Menschen am Smartphone.

Entscheidung der Leitung am Ende der Analyse: Bestätigen Sie den Umfang anhand der Inventarzahlen. Jetzt ist der Moment, eine Website aus dem Umfang zu nehmen oder Budget aufzustocken, nicht im siebten Monat.

Phase 2: Plattform und Beschaffung

Leiten Sie die Anforderungen aus der Analyse ab, nicht aus der Funktionsliste der alten Website. Trennen Sie Pflichtanforderungen (Unterstützung für Barrierefreiheit, Rollen und Berechtigungen, Prüfung vor der Veröffentlichung, Protokollierung und Audit-Trail, ein sauberer Ausstiegsweg für Ihre Inhalte und Ihren Code) von Wünschenswertem. Unsere Ausschreibungsvorlage für Behördenwebsites und die Beschaffungs-Checkliste decken die Fragen ab; der Ausstiegsplan behandelt die Klausel, die am häufigsten fehlt.

Rechnen Sie damit, dass sich diese Phase verzögert. Führen Sie die Navigationsarbeit aus Phase 3 und das Umschreiben der Inhalte aus Phase 4 parallel durch, denn beides hängt nicht von der gewählten Plattform ab.

Phase 3: Struktur und Design

Navigation nach Aufgaben und Themen geordnet, nicht nach Abteilungen. Bürgerinnen und Bürger wissen nicht, welche Abteilung für Sperrmüll zuständig ist.
Testen Sie die Struktur, bevor Sie sie gestalten. Ein Tree-Test (Personen suchen Einträge in einem reinen Textmenü) deckt die meisten Navigationsprobleme mit sehr geringem Aufwand auf.
Templates: Halten Sie die Liste kurz. Eine typische öffentliche Website braucht etwa zehn: Startseite, Thema, Leistung/Aufgabe, Artikel, Nachricht, Veranstaltung, Standort, Person oder Verzeichnis, Suche, Formular.
Barrierefreiheit ab der ersten Skizze: Kontrast, Fokuszustände, Überschriftenstruktur und Zielgrößen werden im Design entschieden. Der Standard, den die meisten US-Bundesstaaten und Kommunen nach der Regel zu ADA Title II erfüllen müssen, ist WCAG 2.1 Level AA, mit Fristen am April 26, 2027 (50,000 oder mehr Einwohner) und April 26, 2028 (kleinere Körperschaften und Zweckverbände) gemäß der vorläufigen Regel vom April 2026.

Phase 4: Inhalte (der kritische Pfad)

Bei den Inhalten laufen öffentliche Relaunches aus dem Ruder. Planen Sie sie wie eine Fertigungsstraße.

Schritt	Wer	Tipp
Content-Standards und Seitentypen vereinbaren	Content-Leitung	Eine Seite mit Regeln zu verständlicher Sprache, Überschriften, Links und Dokumenten
Autorinnen und Autoren der Abteilungen schulen	Content-Leitung	Zwei Stunden, mit ihren eigenen Seiten als Beispiel
In Abteilungs-Chargen schreiben	Abteilungen	Fristen staffeln; nie alle Abteilungen in denselben zwei Wochen
Redigieren und freigeben	Content-Leitung, dann Abteilungsleitung	Maximal zwei Runden; schriftlich vereinbaren
Dokumente in Seiten oder Formulare umwandeln	Webteam	Mit den meistgenutzten Antragsformularen beginnen
In die neue Plattform einpflegen	Webteam oder Abteilungen	Erst wenn die Templates stabil sind

Budgetieren Sie grob durch Zählen: Wenn laut Inventar 600 Seiten bleiben und jede zwei Stunden für Umschreiben, Redigieren und Freigabe braucht, sind das 1,200 Stunden Abteilungszeit. Zeigen Sie diese Zahl der Leitung in Phase 1, nicht in Phase 4.

Phase 5: Umsetzung und Test

Weiterleitungsplan: Jede alte URL mit Traffic oder eingehenden Links wird ihrem neuen Ziel zugeordnet. Erst in einer Tabelle, dann umgesetzt und getestet.
Barrierefreiheitstests: manuell und automatisiert, für jedes Template und die Top-Aufgaben. Siehe unseren Prozess für Barrierefreiheitstests.
Usability-Prüfung: Wiederholen Sie die Aufgaben aus Phase 1 mit Bürgerinnen und Bürgern auf der neuen Website und vergleichen Sie.
Performance und Mobilgeräte: Testen Sie auf einem Mittelklasse-Smartphone über eine langsame Verbindung.
Sicherheitsprüfung durch Ihr IT-Team, einschließlich Einrichtung von Konten und Rollen.
Schulung der Redakteure auf der echten Plattform und ein schriftlicher Veröffentlichungsprozess.

Phase 6: Start und Stabilisierung

Starten Sie an einem Dienstag- oder Mittwochmorgen, nie vor einem Feiertag oder einer Ratssitzung.
Frieren Sie die Inhalte auf der alten Website eine Woche vorher ein; vereinbaren Sie, wie dringende Änderungen während dieser Zeit behandelt werden.
Beobachten Sie in den ersten zwei Wochen täglich 404-Fehler und Suchanfragen und korrigieren Sie Weiterleitungen, sobald sie auffallen.
Halten Sie die alte Plattform für einen festen Zeitraum schreibgeschützt verfügbar, schalten Sie sie dann ab und beenden Sie die Zahlungen.
Berichten Sie nach 90 Tagen über die Erfolgskriterien aus Phase 0.

RACI für die Kernrollen

Aktivität	Sponsor	Product Owner	Webteam	Abteilungen	IT	Anbieter
Projektauftrag und Budget	A	R	C	I	C	-
Analyse	I	A	R	C	C	C
Plattformauswahl	A	R	C	I	C	-
Navigation und Design	I	A	R	C	I	R
Inhalte umschreiben	I	A	C	R	-	-
Umsetzung und Weiterleitungen	I	A	R	I	C	R
Barrierefreiheitstests	I	A	R	C	I	C
Go/No-Go für den Start	A	R	C	I	C	C

R = durchführend (responsible), A = verantwortlich (accountable), C = konsultiert (consulted), I = informiert (informed).

Risikoregister: die üblichen Verdächtigen

Risiko	Frühes Anzeichen	Reaktion
Inhalte nicht fertig	Weniger als die Hälfte der Seiten der ersten Charge bis zur Frist freigegeben	Umfang reduzieren: mit den Top-Aufgaben starten, den Rest danach migrieren
Verzögerung der Beschaffung	Kein Vertrag zum geplanten Termin	Phasen 3 und 4 mit plattformunabhängiger Arbeit weiterführen
Widerstand der Abteilungen	Wünsche nach „unserer eigenen Website“ oder eigenen Templates	Microsite-Test anwenden; der Product Owner entscheidet
Ausweitung auf Transaktionssysteme	„Können wir dabei gleich das Genehmigungssystem ersetzen?“	Separates Projekt; vorerst verlinken
Start zu früh angekündigt	Ein Datum in einer Pressemitteilung vor Phase 5	Eine Jahreszeit ankündigen, kein Datum
Lock-in	Anbieter kann nicht erklären, wie Sie Inhalte und Code herausbekommen	Export zur vertraglichen Anforderung machen

Wo ein Multi-Site-Builder passt

Wenn Ihr Umfang viele kleine Websites umfasst (Abteilungen, Einrichtungen, Programme) und das Haupt-CMS der Grund war, warum diese abgewandert sind, ziehen Sie eine Plattform in Betracht, bei der das zentrale Team Marke und Berechtigungen steuert und die Abteilungen innerhalb dieses Rahmens bauen. Bei We.Inc laufen Websites unter Ihrer eigenen Marke, eine Website kann so eingestellt werden, dass sie vor dem Livegang eine einstufige Freigabe braucht, und Code lässt sich herunterladen oder mit GitHub synchronisieren, was für die Ausstiegsklausel wichtig ist. Screenshots aus unserer Demo-Marke:

Der Website-Editor mit geladener Vorlage, links der Chat und rechts eine Live-Vorschau — Der Editor, den eine Abteilung nutzen würde, unter der Marke der Organisation.

Veröffentlichungsoptionen mit Nicht veröffentlicht, Veröffentlichen als Vorschau, eigene Domain verbinden und Export — Veröffentlichungsoptionen, einschließlich einer Vorschau, bevor etwas live geht.

Eine Warteschlange „Wartet auf Ihre Freigabe“ mit den Optionen Freigeben und veröffentlichen sowie Änderungen anfordern — Einstufige Freigabe, bevor eine Website live geht. Die gezeigte Anfrage wurde für den Screenshot angelegt.

Ein Dialog „Projekt exportieren“ mit den Reitern GitHub, ZIP, Vercel und Domain und einer Option für ein privates Repository — Export zu GitHub oder als ZIP-Datei, damit Inhalte und Code nicht gebunden sind.

Ein Domain-Bereich „Geben Sie Ihrer Website eine echte Adresse“ mit der Option, eine eigene Domain zu verbinden — Jede Website kann mit einer Adresse verbunden werden, die Ihnen gehört.

Ein Builder ersetzt weder Analyse noch Content-Arbeit oder Barrierefreiheitstests. Wenn er zu einem Teil Ihres Umfangs passen könnte, vereinbaren Sie eine Demo.

Quellen

Zuletzt geprüft am 2026-10-25.

ADA.gov, Fact Sheet: Title II web and mobile app rule (WCAG 2.1 AA; Fristen in der am April 20, 2026 geänderten Fassung).

Dieser Leitfaden dient der allgemeinen Information und ist keine Rechtsberatung.

Häufige Fragen

Wie lange dauert der Relaunch einer Behördenwebsite?

Für eine mittelgroße Stadt oder Behörde üblicherweise 9 bis 15 Monate über Mandat, Analyse, Beschaffung, Design, Inhalte, Umsetzung und Start. Beschaffung und Inhalte sind die Phasen, die am häufigsten länger dauern.

Was ist der kritische Pfad bei einem Relaunch im öffentlichen Sektor?

Die Inhalte. Hunderte Seiten über Abteilungen hinweg umzuschreiben und freizugeben und Dokumente in Webseiten umzuwandeln, dauert meist länger als Design oder Umsetzung. Bestimmen Sie den Umfang früh über ein Content-Inventar.

Sollte die Navigation dem Organigramm folgen?

Nein. Ordnen Sie nach Aufgaben und Themen, denn Bürgerinnen und Bürger wissen nicht, welche Abteilung wofür zuständig ist. Testen Sie die Struktur mit einem Tree-Test, bevor Sie sie gestalten.

Was sollte in den ersten Wochen nach dem Start passieren?

Beobachten Sie täglich 404-Fehler und die Website-Suche, korrigieren Sie Weiterleitungen, halten Sie die alte Plattform für einen festen Zeitraum schreibgeschützt, schalten Sie sie dann ab und berichten Sie nach 90 Tagen über die Erfolgskriterien.

Kann We.Inc Teil eines Relaunches im öffentlichen Sektor sein?

Es kann viele kleinere Abteilungs- oder Programmwebsites unter Ihrer Marke hosten, mit Berechtigungen pro Website, einer einstufigen Freigabe vor dem Livegang sowie Code-Download oder GitHub-Synchronisierung. Content-Arbeit und Barrierefreiheitstests ersetzt es nicht.