Trag Name, Position, Kontakt und Logo ein, wähl ein Design, kopier die Signatur und füg sie in Outlook, Gmail oder Apple Mail ein. Für GmbH und UG gibt es Felder für die gesetzlichen Angaben.
Kostenlos und ohne Anmeldung. Die Hinweise zu Pflichtangaben sind keine Rechtsberatung.
Aktualisiert am 28. September 2026
Name, Funktion, Telefon, Website und bei Bedarf das Logo. Wenn du eine GmbH oder UG hast, füll die Felder für die Pflichtangaben aus.
Wähl ein schlichtes Layout. Es sollte auch im Dunkelmodus und auf dem Handy gut lesbar sein.
Kopier die Signatur und füg sie in den Signatur-Einstellungen deines E-Mail-Programms ein.
Geschäftliche E-Mails gelten als Geschäftsbriefe. Eingetragene Kaufleute und Gesellschaften müssen deshalb bestimmte Angaben machen, am einfachsten in der Signatur. Für eine GmbH, auch als UG (haftungsbeschränkt), sind das nach § 35a GmbHG:
Fehlen die Angaben, können Zwangsgelder oder Abmahnungen drohen. Klär Einzelfälle mit deiner Kammer oder einer Beratung.
| Rechtsform | Typische Angaben |
|---|---|
| Einzelunternehmen ohne Registereintrag | Vor- und Nachname, Anschrift empfohlen |
| Eingetragener Kaufmann (e. K.), § 37a HGB | Firma mit Zusatz e. K., Ort der Handelsniederlassung, Registergericht, HRA-Nummer |
| GmbH / UG (haftungsbeschränkt), § 35a GmbHG | Firma, Rechtsform, Sitz, Registergericht, HRB, alle Geschäftsführer |
| AG, § 80 AktG | Firma, Rechtsform, Sitz, Registergericht, HRB, alle Vorstandsmitglieder, Aufsichtsratsvorsitz |
Eine gute Signatur passt in fünf bis sieben Zeilen: Name, Funktion, Telefon, Website, dazu die Pflichtangaben klein darunter. Große Bilder und Werbebanner landen oft als Anhang beim Empfänger oder im Spamfilter.
Verlinke in der Signatur deine Website. Wenn du noch keine hast: Mit We.Inc erstellst du bis zu 3 Vorlagen-Websites kostenlos auf einer we.inc-Adresse. KI-Erstellung und eigene Domain gibt es ab $20 im Monat (Abrechnung in US-Dollar, deine Bank rechnet in Euro um, ggf. zzgl. Umsatzsteuer).
Firma mit Rechtsform, Sitz, Registergericht, Handelsregisternummer und alle Geschäftsführer mit Vor- und Nachnamen, ggf. der Aufsichtsratsvorsitz. So steht es in § 35a GmbHG für Geschäftsbriefe. Für die UG gilt das genauso.
Kopier die Signatur im Generator, öffne in Outlook die Einstellungen für Signaturen, leg eine neue an und füg sie ein. In Gmail und Apple Mail funktioniert es genauso über die Einstellungen.
Ohne Handelsregistereintrag sind die Anforderungen geringer, Name und Anschrift sind aber empfehlenswert. Eingetragene Kaufleute (e. K.) haben eigene Pflichtangaben nach § 37a HGB.
Ja, ohne Anmeldung und ohne Werbung in deiner Signatur.