Kapan harus mengirim faktur, informasi yang dicantumkan, syarat pembayaran yang digunakan, dan cara menindaklanjuti agar freelancer serta usaha kecil tak lagi menunggu 60 hari untuk uang yang diperoleh dalam 10 hari.
Kirim pada hari yang sama ketika tahap pekerjaan yang dapat ditagih diserahkan dan diterima, atau pada hari tetap setiap bulan untuk kontrak retainer. Waktu antara pekerjaan selesai dan faktur dikirim adalah waktu yang hilang, karena hitungan pembayaran klien baru dimulai ketika faktur diterima.
Lebih singkat daripada yang Anda kira. Net 7 atau Net 14 wajar untuk sebagian besar pekerjaan lepas, sedangkan “jatuh tempo saat diterima” cocok untuk pekerjaan kecil. Net 30 atau lebih hanya masuk akal jika proses utang usaha klien besar memang mensyaratkannya; sepakati dalam kontrak sebelum pekerjaan dimulai.
Untuk pekerjaan proyek, ya. Uang muka berupa persentase tetap dari nilai proyek (banyak freelancer memilih sekitar seperempat hingga setengah) menyaring klien yang tidak berniat membayar dan membiayai waktu kerja sebelum hasil diserahkan. Tagih saat kontrak ditandatangani dan jangan mulai sebelum pembayaran diterima.
Gunakan urutan pesan netral yang sudah dijadwalkan: pengingat ramah beberapa hari sebelum jatuh tempo, pesan singkat pada hari jatuh tempo, lalu pesan yang lebih tegas pada satu dan dua minggu setelahnya. Sebutkan kembali jumlah, nomor faktur, dan tautan pembayaran. Sampaikan faktanya dan hentikan pekerjaan berikutnya jika kontrak mengizinkan.
Biasanya bisa jika dicantumkan dalam kontrak dan faktur, tetapi aturan tentang besarnya berbeda menurut negara dan negara bagian. Periksa aturan setempat (misalnya, Inggris menetapkan bunga keterlambatan berdasarkan undang-undang untuk utang antarbisnis) sebelum menentukan jumlah.
Jawaban singkat: Freelancer dibayar lebih cepat dengan mengirim faktur pada hari pekerjaan disetujui, memakai syarat singkat seperti Net 7 atau Net 14, meminta uang muka, mencantumkan tautan pembayaran satu klik pada setiap faktur, dan selalu menggunakan urutan tindak lanjut yang sopan. Kebanyakan keterlambatan pembayaran disebabkan proses, bukan klien yang buruk, jadi perbaiki prosesnya terlebih dahulu.
Anggap pembayaran sebagai rangkaian jeda. Setiap tahap adalah tempat uang bisa tersendat:
| Tahap | Penyebab umum keterlambatan | Hal yang dapat Anda kendalikan |
|---|---|---|
| Pekerjaan selesai hingga faktur dikirim | Anda menunda dan menumpuk faktur | Kirim pada hari yang sama |
| Faktur dikirim hingga dilihat | Penerima salah, masuk spam, atau nomor PO tidak ada | Pastikan kontak penagihan sejak awal |
| Dilihat hingga disetujui | Klien memerlukan PO, kode biaya, atau persetujuan | Kumpulkan sebelum pekerjaan dimulai |
| Disetujui hingga dibayar | Jangka waktu panjang atau pembayaran rumit | Syarat singkat, tautan kartu atau bank |
Kebanyakan freelancer hanya memikirkan tahap terakhir. Minggu-minggu justru hilang di tiga tahap pertama.
Sesuaikan waktu faktur dengan jenis pekerjaan:
Aturan yang merangkum semuanya: faktur dikirim segera setelah klien menerima hal yang mereka bayar. Jika pekerjaan selesai Jumat sore, kirim faktur Jumat sore.
Faktur yang informasinya tidak lengkap akan dikembalikan oleh bagian utang usaha, dan Anda bisa tidak mendapat kabar selama dua minggu. Cantumkan:
Saat orientasi klien, tanyakan kontak penagihan, proses PO, dan nama badan hukum. Pertanyaan dua menit ini dapat menghemat waktu berminggu-minggu kemudian.
Net 30 menjadi standar karena dipakai perusahaan besar, bukan karena cocok untuk freelancer. Untuk kebanyakan pekerjaan lepas dan usaha kecil:
Cantumkan syarat dalam kontrak atau proposal dan ulangi pada setiap faktur. Klien yang menandatangani persetujuan “pembayaran jatuh tempo dalam 14 hari” lebih sulit menganggap faktur Anda sebagai prioritas rendah.
Uang muka punya dua fungsi: membuktikan klien mampu dan bersedia membayar, serta memastikan Anda tidak pernah menanggung risiko lebih dari satu tahap pekerjaan. Struktur umum untuk proyek situs web:
Hubungkan langkah terakhir dengan sesuatu yang diinginkan klien. “Berkas final dan akses admin diberikan setelah pembayaran” adalah ketentuan yang wajar jika dinyatakan dengan jelas.
Setiap langkah yang harus dilakukan klien memberi mereka kesempatan untuk menunda. Hilangkan langkah-langkah tersebut:
Tulis urutan ini sekali, jadwalkan di alat faktur, lalu jangan merasa sungkan. Ini sistem, bukan permintaan pribadi.
| Waktu | Pesan |
|---|---|
| 3 hari sebelum jatuh tempo | “Pengingat singkat bahwa faktur #1042 sebesar $2,400 jatuh tempo Jumat. Tautan pembayaran: ...” |
| Tanggal jatuh tempo | “Faktur #1042 jatuh tempo hari ini. Beri tahu saya jika Anda memerlukan sesuatu untuk memprosesnya.” |
| Terlambat 7 hari | “Faktur #1042 kini terlambat satu minggu. Bisakah Anda mengonfirmasi kapan pembayaran dijadwalkan?” |
| Terlambat 14 hari | “Faktur #1042 masih belum dibayar. Sesuai kesepakatan, pekerjaan dihentikan sampai saldo dilunasi dan biaya keterlambatan berlaku mulai [tanggal].” |
| Terlambat 30 hari | Telepon, lalu kirim surat resmi atau ajukan ke pengadilan gugatan kecil jika perlu. |
Dua hal penting: selalu ulangi nomor faktur, jumlah, dan tautan karena email mungkin diteruskan kepada orang yang belum pernah mendengar tentang Anda. Pada hari ketujuh, ajukan pertanyaan (“kapan pembayarannya dijadwalkan?”), bukan tuntutan; cara ini biasanya mengungkap hambatan sebenarnya, misalnya nomor PO yang belum ada.
Biaya keterlambatan terutama menunjukkan bahwa Anda menanggapi syarat pembayaran dengan serius. Biaya tersebut harus disepakati dalam kontrak, dan jumlah yang boleh dikenakan bergantung pada lokasi Anda dan klien. Di Inggris, bisnis dapat menagih bunga berdasarkan undang-undang dan kompensasi tetap untuk pembayaran antarbisnis yang terlambat; negara lain dan negara bagian AS memiliki aturannya sendiri. Periksa peraturan setempat, tuliskan ketentuan dalam kontrak, lalu terapkan secara konsisten atau jangan sama sekali.
Jika bisnis Anda yang membayar freelancer, prinsip yang sama berlaku dari sisi sebaliknya:
Sisihkan 20 menit di kalender setiap Jumat:
Konsistensi lebih baik daripada taktik cerdik. Klien yang tahu Anda mengirim faktur dengan cepat dan menindaklanjuti sesuai jadwal cenderung membayar dengan cepat.
Klien membayar lebih cepat jika bisnis Anda terlihat mapan. Situs sederhana yang menjelaskan layanan, proses, dan syarat pembayaran akan menetapkan ekspektasi sebelum panggilan pertama. Halaman yang menjelaskan cara kerja Anda (uang muka, tahap pembayaran, dan syarat) mencegah kejutan saat faktur pertama datang. Jika belum punya situs, We.Inc membuat situs layanan profesional dari deskripsi singkat melalui chat, termasuk hosting dan SSL; lihat paket di halaman harga. Untuk mengetahui konten yang perlu dicantumkan, baca apa yang membuat situs web bagus.
Mulai gratis · Tanpa kartu kredit