Khi nào nên gửi hóa đơn, cần ghi gì, nên dùng điều khoản thanh toán nào và cách nhắc thanh toán cụ thể để freelancer cùng doanh nghiệp nhỏ không phải chờ 60 ngày cho khoản tiền kiếm được trong 10 ngày.
Gửi ngay trong ngày khách hàng nghiệm thu phần việc có tính phí, hoặc vào một ngày cố định hằng tháng với hợp đồng duy trì. Thời gian từ lúc hoàn tất công việc đến khi gửi hóa đơn là thời gian bị mất, vì khách hàng chỉ bắt đầu tính hạn thanh toán khi nhận được hóa đơn.
Ngắn hơn bạn nghĩ. Net 7 hoặc Net 14 phù hợp với phần lớn công việc tự do, còn “thanh toán ngay khi nhận” phù hợp với việc nhỏ. Chỉ dùng Net 30 hoặc lâu hơn khi quy trình thanh toán của khách hàng lớn thực sự yêu cầu; trong trường hợp đó, hãy thỏa thuận trong hợp đồng trước khi bắt đầu công việc.
Có, với công việc theo dự án. Khoản đặt cọc bằng một tỷ lệ cố định của dự án (nhiều freelancer chọn từ một phần tư đến một nửa) giúp sàng lọc khách hàng vốn không định trả tiền và bù cho thời gian bạn bỏ ra trước khi bàn giao. Gửi hóa đơn khi ký hợp đồng và đừng bắt đầu cho đến khi tiền vào tài khoản.
Dùng chuỗi nhắc lịch trung tính đã lên lịch: lời nhắc thân thiện vài ngày trước hạn, tin nhắn ngắn vào ngày đến hạn, rồi tin nhắn rõ ràng hơn khi quá hạn một và hai tuần, nhắc lại số tiền, mã hóa đơn và liên kết thanh toán. Giữ nội dung khách quan và tạm dừng công việc tiếp theo nếu hợp đồng cho phép.
Thường là có nếu điều khoản được ghi trong hợp đồng và nêu trên hóa đơn, nhưng quy định về mức phí khác nhau tùy quốc gia và tiểu bang. Hãy kiểm tra quy định tại địa phương (ví dụ, Vương quốc Anh có lãi suất trả chậm theo luật định đối với khoản nợ giữa doanh nghiệp) trước khi ấn định mức phí.
Trả lời ngắn: Freelancer nhận tiền nhanh hơn bằng cách gửi hóa đơn ngay trong ngày công việc được nghiệm thu, dùng thời hạn ngắn như Net 7 hoặc Net 14, yêu cầu đặt cọc trước, thêm liên kết thanh toán một lần nhấp vào mỗi hóa đơn và luôn dùng cùng một chuỗi nhắc lịch sự. Phần lớn khoản thanh toán trễ là vấn đề quy trình chứ không phải khách hàng xấu, vì vậy hãy sửa quy trình trước.
Hãy xem việc nhận tiền như một chuỗi các khoảng trì hoãn. Ở mỗi mắt xích, tiền có thể bị mắc lại:
| Giai đoạn | Nguyên nhân trì hoãn thường gặp | Việc bạn kiểm soát được |
|---|---|---|
| Hoàn tất việc đến lúc gửi hóa đơn | Bạn dồn hóa đơn để “xử lý sau” | Gửi hóa đơn trong ngày |
| Gửi hóa đơn đến lúc người nhận xem | Gửi sai người, vào thư rác, thiếu số đơn đặt hàng | Xác nhận đầu mối thanh toán khi bắt đầu |
| Đã xem đến lúc được duyệt | Khách cần đơn đặt hàng, mã chi phí hoặc phê duyệt | Thu thập thông tin trước khi bắt đầu |
| Được duyệt đến lúc thanh toán | Thời hạn dài, cách thanh toán bất tiện | Thời hạn ngắn, liên kết thẻ hoặc ngân hàng |
Phần lớn freelancer chỉ nghĩ đến hàng cuối cùng. Ba hàng đầu tiên mới là nơi nhiều tuần bị thất thoát.
Điều chỉnh thời điểm gửi hóa đơn theo loại công việc:
Nguyên tắc chung: gửi hóa đơn ngay khi khách hàng nhận được thứ họ đã trả tiền để có. Nếu bàn giao vào chiều thứ Sáu, hãy gửi hóa đơn ngay chiều thứ Sáu.
Hóa đơn thiếu thông tin sẽ bị bộ phận công nợ trả lại, và có khi hai tuần sau bạn mới được báo. Hãy ghi đủ:
Hãy hỏi về đầu mối thanh toán, quy trình đơn đặt hàng và tên pháp nhân trong lúc bắt đầu hợp tác. Câu hỏi chỉ mất hai phút nhưng tiết kiệm nhiều tuần về sau.
Net 30 trở thành thông lệ vì các công ty lớn dùng, chứ không phải vì phù hợp với freelancer. Với phần lớn công việc tự do và doanh nghiệp nhỏ:
Ghi điều khoản vào hợp đồng hoặc đề xuất và nhắc lại trên mỗi hóa đơn. Khách hàng đã ký thỏa thuận “thanh toán trong vòng 14 ngày” sẽ khó xem hóa đơn của bạn là việc ưu tiên thấp hơn.
Khoản đặt cọc có hai tác dụng. Nó chứng minh khách hàng có khả năng và ý định thanh toán, đồng thời bảo đảm bạn không phải làm quá một mốc công việc mà chưa được trả tiền. Cấu trúc phổ biến cho dự án website:
Gắn bước cuối với điều khách hàng muốn nhận. “Bàn giao tệp cuối cùng và quyền quản trị sau khi thanh toán” là điều khoản hợp lý và được nêu rõ.
Mỗi bước khách hàng phải làm là một cơ hội để trì hoãn. Hãy loại bỏ những bước không cần thiết:
Viết chuỗi này một lần, lên lịch trong công cụ lập hóa đơn và đừng cảm thấy ngại khi dùng. Đây là một hệ thống, không phải lời nhờ vả cá nhân.
| Thời điểm | Tin nhắn |
|---|---|
| 3 ngày trước hạn | “Xin nhắc nhanh rằng hóa đơn #1042 trị giá $2,400 đến hạn vào thứ Sáu. Liên kết thanh toán: ...” |
| Ngày đến hạn | “Hóa đơn #1042 đến hạn hôm nay. Hãy cho tôi biết nếu phía bạn cần thêm thông tin để xử lý.” |
| Trễ 7 ngày | “Hóa đơn #1042 hiện đã trễ một tuần. Bạn có thể xác nhận lịch thanh toán không?” |
| Trễ 14 ngày | “Hóa đơn #1042 vẫn chưa được thanh toán. Theo thỏa thuận, công việc sẽ tạm dừng cho đến khi số dư được thanh toán, và phí trả chậm bắt đầu áp dụng từ [ngày].” |
| Trễ 30 ngày | Gọi điện, sau đó gửi thư chính thức hoặc làm thủ tục tại tòa án xử lý khiếu nại nhỏ nếu cần |
Hai chi tiết rất quan trọng. Luôn nhắc lại số hóa đơn, số tiền và liên kết, vì email có thể được chuyển tiếp cho người chưa từng biết đến bạn. Đến mốc 7 ngày, hãy đặt câu hỏi (“lịch thanh toán dự kiến là khi nào?”) thay vì đưa ra yêu cầu; cách này thường giúp phát hiện trở ngại thực sự như thiếu số đơn đặt hàng.
Phí trả chậm chủ yếu phát đi tín hiệu rằng bạn nghiêm túc về điều khoản thanh toán. Phí này phải được thỏa thuận trong hợp đồng, và mức bạn được thu phụ thuộc vào nơi bạn và khách hàng hoạt động. Tại Vương quốc Anh, doanh nghiệp có thể yêu cầu lãi suất theo luật định và khoản bồi thường cố định cho thanh toán trễ giữa doanh nghiệp; quốc gia khác và các tiểu bang Hoa Kỳ có quy định riêng. Hãy kiểm tra quy định tại địa phương, ghi điều khoản vào hợp đồng rồi áp dụng nhất quán hoặc không áp dụng.
Nếu doanh nghiệp của bạn là bên thanh toán cho freelancer, các nguyên tắc tương tự áp dụng theo chiều ngược lại:
Dành 20 phút trong lịch vào mỗi thứ Sáu:
Sự nhất quán hiệu quả hơn những mánh khóe khéo léo. Khách hàng biết bạn lập hóa đơn nhanh và nhắc đúng lịch thường cũng thanh toán nhanh.
Khách hàng thanh toán nhanh hơn khi bạn trông chuyên nghiệp. Một website đơn giản nêu dịch vụ, quy trình và điều khoản thanh toán sẽ đặt kỳ vọng trước cuộc gọi đầu tiên; trang giải thích cách bạn làm việc (đặt cọc, các mốc, điều khoản) giúp hóa đơn đầu tiên không gây bất ngờ. Nếu chưa có website, We.Inc tạo trang dịch vụ chuyên nghiệp từ mô tả ngắn qua trò chuyện, bao gồm lưu trữ và SSL; xem các gói tại bảng giá. Để biết nên đăng nội dung gì, hãy đọc điều gì tạo nên một website tốt.
Bắt đầu miễn phí · Không cần thẻ tín dụng