Quando inviare le fatture, cosa metterci, quali termini di pagamento usare e come fare il follow-up, così i freelancer e le piccole imprese smettono di aspettare 60 giorni per soldi guadagnati in 10.
Inviala lo stesso giorno in cui la milestone fatturabile viene consegnata e accettata, o in un giorno fisso ogni mese per i retainer. Il ritardo tra il completamento del lavoro e la fatturazione è puro tempo perso, perché il conto alla rovescia del pagamento del cliente inizia solo quando arriva la fattura.
Più brevi di quanto pensi. Net 7 o Net 14 è ragionevole per la maggior parte del lavoro freelance, e "dovuto alla ricezione" funziona per i piccoli lavori. Net 30 o più lungo ha senso solo quando il processo dei conti fornitori di un cliente più grande lo richiede genuinamente, e in quel caso dovresti concordarlo nel contratto prima di iniziare il lavoro.
Per i lavori a progetto, sì. Un acconto di una quota fissa del progetto (molti freelancer usano tra un quarto e la metà) filtra i clienti che non avrebbero mai pagato e finanzia il tuo tempo prima della consegna. Fatturalo alla firma e non iniziare finché non è incassato.
Usa una sequenza programmata e neutrale: un promemoria amichevole qualche giorno prima della scadenza, una breve nota alla scadenza, poi messaggi più decisi a una e due settimane di ritardo che ridichiarano l'importo, il numero della fattura e il link di pagamento. Mantienilo fattuale e metti in pausa ulteriori lavori se il contratto lo consente.
Di solito sì, se è scritto nel tuo contratto e indicato sulla fattura, ma le regole su quanto puoi addebitare variano per paese e stato. Controlla le regole locali prima di fissare una cifra.
Risposta breve: i freelancer ricevono pagamenti più velocemente fatturando il giorno in cui il lavoro è accettato, usando termini brevi come Net 7 o Net 14, prendendo un acconto in anticipo, mettendo un link di pagamento con un clic su ogni fattura, e seguendo ogni volta la stessa cortese sequenza di follow-up. La maggior parte dei pagamenti in ritardo sono problemi di processo, non clienti difficili, quindi correggi prima il processo.
Pensa all'essere pagato come a una catena di ritardi. Ogni anello è un posto dove i soldi si bloccano:
| Fase | Causa tipica del ritardo | Cosa controlli |
|---|---|---|
| Lavoro finito a fattura inviata | Accumuli la fatturazione per "dopo" | Fattura lo stesso giorno |
| Fattura inviata a fattura vista | Destinatario sbagliato, cartella spam, nessun numero OA | Conferma il contatto di fatturazione al kickoff |
| Vista ad approvata | Il cliente ha bisogno di OA, codice costo o firma | Raccogli questi prima di iniziare il lavoro |
| Approvata a pagata | I termini sono lunghi, il pagamento è scomodo | Termini brevi, carta o link bancario |
La maggior parte dei freelancer pensa solo all'ultima riga. Le prime tre sono dove le settimane scompaiono.
Abbina la tempistica delle fatture al tipo di lavoro:
La regola che li unisce: la fattura va inviata nel momento in cui il cliente ha ciò per cui ha pagato. Se consegni il venerdì pomeriggio, invia la fattura il venerdì pomeriggio.
Una fattura a cui mancano informazioni viene rispedita indietro dai conti fornitori, e nessuno te lo dice per due settimane. Includi:
Chiedi il contatto di fatturazione, il processo OA e il nome dell'entità durante l'onboarding. È una domanda di due minuti che risparmia settimane dopo.
Net 30 è diventato il default perché le grandi aziende lo usano, non perché si adatti ai freelancer. Per la maggior parte del lavoro freelance e delle piccole imprese:
Metti i termini nel contratto o nella proposta, e ripetili su ogni fattura. Un cliente che ha firmato "pagamento dovuto entro 14 giorni" ha molto meno spazio per trattare la tua fattura come bassa priorità.
Un acconto fa due lavori. Dimostra che il cliente può e pagherà, e significa che non sei mai esposto per più di una milestone di lavoro. Una struttura comune per un progetto web:
Collega l'ultimo passo a qualcosa che il cliente vuole. "I file finali e l'accesso admin vengono rilasciati al pagamento" è un termine equo e chiaramente dichiarato.
Ogni passo che un cliente deve compiere è una possibilità di rinviare. Rimuovili:
Scrivi questa una volta, programmala nel tuo strumento di fatturazione, e smetti di sentirti a disagio al riguardo. È un sistema, non una richiesta personale.
| Quando | Messaggio |
|---|---|
| 3 giorni prima della scadenza | "Promemoria rapido che la fattura #1042 per $2,400 scade venerdì. Link di pagamento: ..." |
| Data di scadenza | "La fattura #1042 scade oggi. Fammi sapere se hai bisogno di qualcosa per elaborarla." |
| 7 giorni di ritardo | "La fattura #1042 è in ritardo di una settimana. Puoi confermare quando è programmato il pagamento?" |
| 14 giorni di ritardo | "La fattura #1042 è ancora non pagata. Come da accordo, il lavoro è sospeso fino a quando il saldo non è saldato, e si applicano gli interessi di mora dal [data]." |
| 30 giorni di ritardo | Telefonata, poi lettera formale o ricorso al giudice di pace se necessario |
Due dettagli contano. Riproponi sempre il numero della fattura, l'importo e il link, perché l'email potrebbe essere inoltrata a qualcuno che non ha mai sentito parlare di te. E al segno dei 7 giorni, fai una domanda ("quando è programmato?") invece di fare una richiesta; di solito fa emergere il vero ostacolo, come un OA mancante.
Gli interessi di mora funzionano principalmente come segnale che prendi sul serio i termini. Devono essere concordati nel contratto, e ciò che puoi addebitare dipende da dove sei tu e il tuo cliente. Nel Regno Unito, le aziende possono richiedere interessi legali e compensi fissi per i pagamenti in ritardo nei rapporti commerciali; altri paesi e stati USA hanno le proprie regole. Controlla localmente, scrivi il termine nel contratto, poi applicalo costantemente o per niente.
Se sei l'azienda che paga i freelancer, gli stessi principi valgono al contrario:
Metti 20 minuti nel tuo calendario ogni venerdì:
La coerenza batte le tattiche intelligenti. Un cliente che sa che fatturi puntualmente e fai follow-up puntualmente tende a pagare puntualmente.
I clienti pagano più velocemente quando sembri consolidato. Un sito semplice che illustra i tuoi servizi, il processo e i termini di pagamento imposta le aspettative prima della prima chiamata, e una pagina che spiega come lavori (acconto, milestone, termini) significa che nessuno è sorpreso dalla prima fattura. Se non ne hai ancora uno, We.Inc costruisce un sito di servizi professionale da una breve descrizione in chat, con hosting e SSL inclusi; vedi i prezzi per i piani. Per ulteriori informazioni su cosa metterci, leggi cosa rende buono un sito web.
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