Wann Sie Rechnungen versenden, welche Angaben hineingehören, welche Zahlungsbedingungen passen und wie Sie genau nachfassen – damit Freelancer und Kleinunternehmen nicht 60 Tage auf Geld warten, das sie in 10 Tagen verdient haben.
Versenden Sie sie am selben Tag, an dem ein abrechenbarer Meilenstein geliefert und abgenommen wurde, oder bei Retainern an einem festen Tag im Monat. Die Verzögerung zwischen Arbeitsabschluss und Rechnung ist reine verlorene Zeit, denn die Zahlungsfrist des Kunden beginnt erst mit Eingang der Rechnung.
Kürzer, als Sie vielleicht denken. Net 7 oder Net 14 sind für die meisten Freelancer-Aufträge angemessen; bei kleinen Arbeiten eignet sich „zahlbar bei Erhalt“. Net 30 oder länger ist nur dann sinnvoll, wenn der Kreditorenprozess eines größeren Kunden es tatsächlich erfordert. Vereinbaren Sie das vor Arbeitsbeginn im Vertrag.
Bei Projektarbeit: ja. Eine feste Anzahlung (viele Freelancer verlangen zwischen einem Viertel und der Hälfte) schreckt Kunden ab, die ohnehin nicht zahlen wollten, und finanziert Ihre Arbeit vor der Lieferung. Stellen Sie sie bei Vertragsabschluss in Rechnung und beginnen Sie erst, wenn das Geld eingegangen ist.
Nutzen Sie eine geplante, sachliche Abfolge: eine freundliche Erinnerung einige Tage vor dem Fälligkeitstag, eine kurze Nachricht am Fälligkeitstag und anschließend bestimmtere Mitteilungen nach einer und zwei Wochen Verzug. Nennen Sie jeweils erneut Betrag, Rechnungsnummer und Zahlungslink. Bleiben Sie sachlich und pausieren Sie weitere Arbeit, sofern der Vertrag das zulässt.
Meistens ja, wenn sie im Vertrag vereinbart und auf der Rechnung genannt ist. Die Regeln zur zulässigen Höhe unterscheiden sich jedoch je nach Land und Bundesstaat. Prüfen Sie die lokalen Vorschriften (im Vereinigten Königreich gibt es beispielsweise gesetzliche Verzugszinsen für B2B-Forderungen), bevor Sie einen Betrag festlegen.
Kurzantwort: Freelancer werden schneller bezahlt, wenn sie die Rechnung am Tag der Abnahme versenden, kurze Zahlungsfristen wie Net 7 oder Net 14 nutzen, eine Anzahlung verlangen, jede Rechnung mit einem Ein-Klick-Zahlungslink versehen und jedes Mal dieselbe höfliche Erinnerungsabfolge nutzen. Die meisten verspäteten Zahlungen sind Prozessprobleme und keine schlechten Kunden. Verbessern Sie zuerst den Prozess.
Betrachten Sie den Zahlungseingang als eine Kette von Verzögerungen. An jedem Abschnitt kann das Geld stecken bleiben:
| Abschnitt | Typischer Verzögerungsgrund | Was Sie beeinflussen können |
|---|---|---|
| Arbeitsabschluss bis Rechnungsversand | Sie verschieben Rechnungen auf „später“ | Noch am selben Tag abrechnen |
| Rechnungsversand bis zur Kenntnisnahme | Falscher Empfänger, Spam-Ordner, fehlende Bestellnummer | Rechnungskontakt beim Start bestätigen |
| Kenntnisnahme bis Freigabe | Kunde braucht Bestellnummer, Kostenstelle oder Genehmigung | Diese Angaben vor Arbeitsbeginn einholen |
| Freigabe bis Zahlung | Lange Frist oder umständlicher Zahlungsweg | Kurze Frist und Karten- oder Banklink |
Die meisten Freelancer denken nur an die letzte Zeile. Die Wochen gehen jedoch in den ersten drei Abschnitten verloren.
Passen Sie den Zeitpunkt an die Art der Arbeit an:
Die gemeinsame Regel lautet: Sobald der Kunde erhalten hat, wofür er bezahlt, versenden Sie die Rechnung. Liefern Sie am Freitagnachmittag, schicken Sie die Rechnung am Freitagnachmittag.
Fehlende Angaben führen dazu, dass die Kreditorenbuchhaltung eine Rechnung zurückweist – und oft erfahren Sie zwei Wochen lang nichts davon. Nehmen Sie Folgendes auf:
Fragen Sie beim Onboarding nach dem Rechnungskontakt, dem Bestellprozess und dem rechtlichen Firmennamen. Das dauert zwei Minuten und spart später Wochen.
Net 30 wurde zum Standard, weil große Unternehmen es nutzen – nicht, weil es zu Freelancern passt. Für die meisten Freelancer und kleinen Unternehmen gilt:
Nehmen Sie die Bedingungen in Vertrag oder Angebot auf und wiederholen Sie sie auf jeder Rechnung. Hat ein Kunde „Zahlung innerhalb von 14 Tagen“ unterschrieben, kann er die Rechnung viel schwerer als nebensächlich behandeln.
Eine Anzahlung erfüllt zwei Zwecke. Sie zeigt, dass der Kunde zahlen kann und will, und sorgt dafür, dass Sie nie mehr als einen Arbeitsmeilenstein unbezahlt geleistet haben. Eine gängige Aufteilung für ein Website-Projekt:
Koppeln Sie den letzten Schritt an etwas, das der Kunde haben möchte. „Die finalen Dateien und der Admin-Zugang werden nach Zahlungseingang freigegeben“ ist eine faire und klare Bedingung.
Jeder Schritt, den Kunden erledigen müssen, bietet einen Grund zum Aufschieben. Entfernen Sie diese Hürden:
Schreiben Sie sie einmal, planen Sie sie in Ihrem Rechnungstool ein und fühlen Sie sich nicht mehr unwohl dabei. Es ist ein System, keine persönliche Bitte.
| Zeitpunkt | Nachricht |
|---|---|
| 3 Tage vor Fälligkeit | „Kurze Erinnerung: Rechnung Nr. 1042 über 2.400 USD ist am Freitag fällig. Zahlungslink: …“ |
| Fälligkeitstag | „Rechnung Nr. 1042 ist heute fällig. Geben Sie mir Bescheid, falls Sie für die Bearbeitung noch etwas benötigen.“ |
| 7 Tage überfällig | „Rechnung Nr. 1042 ist inzwischen eine Woche überfällig. Können Sie bestätigen, wann die Zahlung eingeplant ist?“ |
| 14 Tage überfällig | „Rechnung Nr. 1042 ist weiterhin offen. Wie vereinbart pausieren wir die Arbeit bis zum Ausgleich des Betrags. Ab dem [Datum] fallen Verzugsgebühren an.“ |
| 30 Tage überfällig | Telefonanruf, anschließend bei Bedarf formelles Schreiben oder Verfahren vor einem Gericht für geringfügige Forderungen |
Zwei Details sind wichtig. Nennen Sie stets erneut Rechnungsnummer, Betrag und Link, denn die E-Mail kann an jemanden weitergeleitet werden, der Sie nicht kennt. Fragen Sie am 7. Tag („Wann ist die Zahlung eingeplant?“), statt eine Forderung zu stellen. So wird der tatsächliche Hinderungsgrund oft sichtbar – zum Beispiel eine fehlende Bestellnummer.
Verzugsgebühren signalisieren vor allem, dass Sie Zahlungsbedingungen ernst nehmen. Sie müssen vertraglich vereinbart werden; die zulässige Höhe hängt von Ihrem Standort und dem des Kunden ab. Im Vereinigten Königreich können Unternehmen auf verspätete B2B-Zahlungen gesetzliche Zinsen und eine feste Entschädigung verlangen. Andere Länder und US-Bundesstaaten haben eigene Regeln. Prüfen Sie die örtlichen Vorschriften, nehmen Sie die Bedingung in den Vertrag auf und wenden Sie sie dann konsequent oder gar nicht an.
Wenn Sie als Unternehmen Freelancer bezahlen, gelten dieselben Grundsätze auch in umgekehrter Richtung:
Blocken Sie jeden Freitag 20 Minuten im Kalender:
Konsequenz schlägt ausgeklügelte Tricks. Kunden, die wissen, dass Sie Rechnungen zügig stellen und planmäßig nachfassen, zahlen tendenziell auch zügig.
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