ควรส่งใบแจ้งหนี้เมื่อไร ต้องใส่อะไร ใช้เงื่อนไขชำระเงินแบบไหน และติดตามอย่างไรให้ชัด เพื่อให้ฟรีแลนซ์และธุรกิจขนาดเล็กไม่ต้องรอ 60 วันกว่าจะได้เงินที่หาได้ใน 10 วัน
ส่งในวันที่ส่งมอบและลูกค้ายอมรับงานที่คิดเงินได้ หรือส่งในวันกำหนดเดียวกันทุกเดือนสำหรับงานรีเทนเนอร์ ช่วงเวลาระหว่างทำงานเสร็จกับออกใบแจ้งหนี้คือเวลาที่เสียไปเปล่า ๆ เพราะรอบชำระเงินของลูกค้าเริ่มเมื่อได้รับใบแจ้งหนี้เท่านั้น
กำหนดให้สั้นกว่าที่คิด Net 7 หรือ Net 14 เหมาะกับงานฟรีแลนซ์ส่วนใหญ่ และ "ชำระเมื่อได้รับ" ใช้ได้กับงานเล็ก ๆ ส่วน Net 30 หรือมากกว่านั้นสมเหตุสมผลเมื่อกระบวนการเจ้าหนี้ของลูกค้ารายใหญ่กำหนดไว้จริง ๆ ซึ่งควรตกลงในสัญญาก่อนเริ่มงาน
ควรขอสำหรับงานโครงการ เงินมัดจำเป็นสัดส่วนคงที่ของมูลค่าโครงการ (ฟรีแลนซ์จำนวนมากคิดประมาณหนึ่งในสี่ถึงครึ่งหนึ่ง) ช่วยคัดลูกค้าที่ไม่ได้ตั้งใจจ่าย และทำให้มีเงินรองรับเวลาทำงานก่อนส่งมอบ ออกใบแจ้งหนี้เมื่อเซ็นสัญญา และอย่าเริ่มจนกว่าเงินจะเข้าบัญชี
ใช้ลำดับข้อความที่กำหนดไว้ เป็นกลาง และส่งตามเวลา: เตือนอย่างเป็นมิตรก่อนครบกำหนดสองสามวัน ส่งข้อความสั้นในวันครบกำหนด แล้วส่งข้อความหนักแน่นขึ้นเมื่อเกินกำหนด 1 และ 2 สัปดาห์ โดยระบุยอดเงิน หมายเลขใบแจ้งหนี้ และลิงก์ชำระเงิน ใช้ข้อเท็จจริงและพักงานเพิ่มเติมหากสัญญาอนุญาต
โดยทั่วไปทำได้หากเขียนไว้ในสัญญาและระบุในใบแจ้งหนี้ แต่กฎเรื่องจำนวนเงินที่เรียกเก็บได้แตกต่างกันไปตามประเทศและรัฐ ตรวจสอบกฎท้องถิ่นก่อนตั้งจำนวน เช่น สหราชอาณาจักรมีกฎหมายกำหนดดอกเบี้ยกรณีชำระหนี้ระหว่างธุรกิจล่าช้า
คำตอบสั้น ๆ: ฟรีแลนซ์รับเงินเร็วขึ้นได้ด้วยการออกใบแจ้งหนี้ในวันที่ลูกค้ายอมรับงาน ใช้เงื่อนไขสั้นอย่าง Net 7 หรือ Net 14 ขอเงินมัดจำล่วงหน้า ใส่ลิงก์ชำระเงินแบบคลิกเดียวในทุกใบแจ้งหนี้ และใช้ลำดับติดตามที่สุภาพแบบเดิมทุกครั้ง การจ่ายล่าช้าส่วนใหญ่เกิดจากกระบวนการ ไม่ใช่ลูกค้าไม่ดี จึงควรแก้กระบวนการก่อน
มองการรับเงินเป็นห่วงโซ่ของความล่าช้า แต่ละขั้นคือจุดที่เงินอาจติดค้าง:
| ขั้นตอน | สาเหตุที่มักล่าช้า | สิ่งที่คุณควบคุมได้ |
|---|---|---|
| ทำงานเสร็จจนส่งใบแจ้งหนี้ | รวมใบแจ้งหนี้ไว้ทำทีหลัง | ส่งในวันเดียวกัน |
| ส่งใบแจ้งหนี้จนมีคนเห็น | ส่งผิดคน เข้าสแปม หรือไม่มีเลข PO | ยืนยันผู้ติดต่อเรื่องการวางบิลตอนเริ่มงาน |
| เห็นแล้วจนอนุมัติ | ลูกค้าต้องใช้ PO รหัสค่าใช้จ่าย หรือผู้อนุมัติ | เก็บข้อมูลเหล่านี้ก่อนเริ่มงาน |
| อนุมัติแล้วจนจ่ายเงิน | เงื่อนไขยาวหรือวิธีจ่ายยุ่งยาก | กำหนดระยะสั้นและใช้ลิงก์บัตรหรือธนาคาร |
ฟรีแลนซ์ส่วนใหญ่นึกถึงแค่แถวสุดท้าย แต่เวลาหลายสัปดาห์หายไปในสามขั้นแรก
กำหนดเวลาออกใบแจ้งหนี้ให้ตรงกับประเภทงาน:
กฎที่เชื่อมทุกกรณีเข้าด้วยกันคือ ส่งใบแจ้งหนี้ทันทีที่ลูกค้าได้รับสิ่งที่จ่ายเงินซื้อไป หากส่งงานบ่ายวันศุกร์ ก็ส่งใบแจ้งหนี้บ่ายวันศุกร์
ใบแจ้งหนี้ที่ข้อมูลไม่ครบจะถูกฝ่ายเจ้าหนี้ส่งกลับ และอาจไม่มีใครบอกคุณเป็นเวลา 2 สัปดาห์ ควรใส่:
ถามข้อมูลผู้วางบิล ขั้นตอน PO และชื่อนิติบุคคลตอนเริ่มงาน คำถามแค่ 2 นาทีช่วยประหยัดเวลาได้หลายสัปดาห์
Net 30 กลายเป็นค่ามาตรฐานเพราะบริษัทใหญ่ใช้ ไม่ใช่เพราะเหมาะกับฟรีแลนซ์ งานฟรีแลนซ์และธุรกิจขนาดเล็กส่วนใหญ่ใช้ได้กับ:
ใส่เงื่อนไขในสัญญาหรือข้อเสนอ แล้วระบุซ้ำในทุกใบแจ้งหนี้ ลูกค้าที่เซ็นยอมรับว่า "ชำระภายใน 14 วัน" มีเหตุผลน้อยลงที่จะจัดใบแจ้งหนี้ของคุณไว้ลำดับท้าย
เงินมัดจำทำหน้าที่ 2 อย่าง: พิสูจน์ว่าลูกค้าจ่ายได้และตั้งใจจ่าย และทำให้คุณไม่ต้องเสี่ยงทำงานเกินหนึ่งช่วงก่อนรับเงิน โครงสร้างทั่วไปสำหรับโครงการเว็บไซต์:
ผูกขั้นตอนสุดท้ายเข้ากับสิ่งที่ลูกค้าต้องการ "ส่งไฟล์สุดท้ายและสิทธิ์ผู้ดูแลระบบหลังชำระเงิน" เป็นเงื่อนไขที่ยุติธรรมและแจ้งชัด
ทุกขั้นตอนที่ลูกค้าต้องทำเพิ่มเป็นโอกาสให้เลื่อนการจ่าย ตัดขั้นตอนที่ไม่จำเป็นออก:
เขียนครั้งเดียว ตั้งเวลาในเครื่องมือออกใบแจ้งหนี้ แล้วไม่ต้องรู้สึกเกรงใจ นี่คือระบบ ไม่ใช่การขอร้องส่วนตัว
| เมื่อไร | ข้อความ |
|---|---|
| 3 วันก่อนครบกำหนด | "ขอเตือนสั้น ๆ ว่าใบแจ้งหนี้ #1042 จำนวน $2,400 ครบกำหนดวันศุกร์นี้ ลิงก์ชำระเงิน: ..." |
| วันครบกำหนด | "ใบแจ้งหนี้ #1042 ครบกำหนดวันนี้ แจ้งได้เลยหากต้องการข้อมูลอะไรเพื่อดำเนินการชำระ" |
| เกินกำหนด 7 วัน | "ใบแจ้งหนี้ #1042 เลยกำหนดมาหนึ่งสัปดาห์แล้ว ช่วยยืนยันได้ไหมว่ากำหนดจ่ายไว้เมื่อไร?" |
| เกินกำหนด 14 วัน | "ใบแจ้งหนี้ #1042 ยังไม่ได้ชำระ ตามข้อตกลงของเรา งานจะหยุดจนกว่าจะชำระยอดค้าง และเริ่มคิดค่าปรับล่าช้าตั้งแต่ [วันที่]" |
| เกินกำหนด 30 วัน | โทรศัพท์ แล้วส่งจดหมายทางการหรือดำเนินการในศาลเรียกร้องมูลค่าน้อยหากจำเป็น |
มีรายละเอียดสำคัญ 2 อย่าง: ระบุหมายเลขใบแจ้งหนี้ ยอดเงิน และลิงก์ซ้ำทุกครั้ง เพราะอีเมลอาจถูกส่งต่อให้คนที่ไม่รู้จักคุณ และเมื่อครบ 7 วัน ให้ถามคำถาม ("กำหนดจ่ายไว้เมื่อไร?") แทนการทวงตรง ๆ วิธีนี้มักทำให้พบอุปสรรคจริง เช่น ไม่มีเลข PO
ค่าปรับล่าช้าทำหน้าที่ส่งสัญญาณเป็นหลักว่าคุณจริงจังกับเงื่อนไข ต้องตกลงไว้ในสัญญา และจำนวนที่เรียกได้ขึ้นกับประเทศของคุณและลูกค้า ในสหราชอาณาจักร ธุรกิจสามารถเรียกดอกเบี้ยตามกฎหมายและค่าชดเชยคงที่จากการจ่ายเงินระหว่างธุรกิจล่าช้า ประเทศอื่นและรัฐต่าง ๆ ในสหรัฐฯ มีกฎของตัวเอง ตรวจสอบกฎในพื้นที่ เขียนเงื่อนไขในสัญญา แล้วบังคับใช้อย่างสม่ำเสมอหรือไม่ใช้เลย
หากคุณเป็นธุรกิจที่จ่ายค่าจ้างฟรีแลนซ์ ให้ใช้หลักการเดียวกันในอีกด้าน:
กันเวลา 20 นาทีทุกวันศุกร์ไว้ในปฏิทิน:
ความสม่ำเสมอได้ผลกว่ากลยุทธ์ซับซ้อน ลูกค้าที่รู้ว่าคุณออกใบแจ้งหนี้รวดเร็วและติดตามตามกำหนด มักจ่ายเงินเร็วเช่นกัน
ลูกค้าจ่ายเร็วขึ้นเมื่อธุรกิจของคุณดูเป็นมืออาชีพ เว็บไซต์เรียบง่ายที่บอกบริการ ขั้นตอนทำงาน และเงื่อนไขชำระเงินช่วยกำหนดความคาดหวังก่อนโทรครั้งแรก และหน้าที่อธิบายวิธีทำงาน (เงินมัดจำ การแบ่งจ่าย และเงื่อนไข) ช่วยไม่ให้ใครแปลกใจกับใบแจ้งหนี้ฉบับแรก หากยังไม่มีเว็บไซต์ We.Inc สร้างเว็บไซต์บริการแบบมืออาชีพจากคำอธิบายสั้น ๆ ในแชต พร้อมโฮสติ้งและ SSL ดูแผนได้ที่ราคา หากอยากรู้ว่าควรใส่อะไร อ่านเว็บไซต์ที่ดีควรเป็นอย่างไร
เริ่มต้นฟรี · ไม่ต้องใช้บัตรเครดิต