Kiedy wysyłać faktury, co na nich umieścić, jakich warunków płatności użyć i jak dokładnie przypominać, aby freelancerzy i małe firmy przestali czekać 60 dni na pieniądze zarobione w 10.
Wyślij ją w dniu, w którym rozliczalny etap został dostarczony i zaakceptowany, lub w stały dzień każdego miesiąca dla retainerów. Opóźnienie między zakończeniem pracy a fakturowaniem to czysto stracony czas, bo zegar płatności klienta rusza dopiero, gdy faktura dotrze.
Krótszych, niż myślisz. Netto 7 lub Netto 14 jest rozsądne dla większości pracy freelancerskiej, a „płatne przy otrzymaniu” działa dla małych zleceń. Netto 30 lub dłużej ma sens tylko wtedy, gdy proces rozrachunków z dostawcami większego klienta naprawdę tego wymaga, i wtedy powinieneś uzgodnić to w umowie przed rozpoczęciem pracy.
Przy pracy projektowej tak. Zaliczka w stałej części projektu (wielu freelancerów używa czegoś między jedną czwartą a połową) odsiewa klientów, którzy nigdy nie mieli zapłacić, i finansuje Twój czas przed dostawą. Wystaw ją przy podpisaniu i nie zaczynaj, dopóki nie wpłynie.
Użyj zaplanowanej, neutralnej sekwencji: przyjazne przypomnienie kilka dni przed terminem, krótka notatka w dniu terminu, potem stanowczsze wiadomości po jednym i dwóch tygodniach zwłoki, powtarzające kwotę, numer faktury i link płatności. Zachowaj rzeczowość i wstrzymaj dalszą pracę, jeśli umowa na to pozwala.
Zwykle tak, jeśli jest to zapisane w umowie i podane na fakturze, ale zasady dotyczące wysokości różnią się w zależności od kraju i stanu. Sprawdź lokalne przepisy (Wielka Brytania, na przykład, ma ustawowe odsetki za opóźnienie w płatnościach dla długów między firmami), zanim ustalisz kwotę.
Krótka odpowiedź: freelancerzy dostają pieniądze szybciej, fakturując w dniu akceptacji pracy, używając krótkich warunków jak Netto 7 lub Netto 14, biorąc zaliczkę z góry, umieszczając link płatności jednym kliknięciem na każdej fakturze i za każdym razem prowadząc tę samą uprzejmą sekwencję przypomnień. Większość spóźnionych płatności to problemy procesu, a nie złych klientów, więc najpierw napraw proces.
Pomyśl o otrzymywaniu zapłaty jak o łańcuchu opóźnień. Każde ogniwo to miejsce, w którym pieniądze utykają:
| Etap | Typowa przyczyna opóźnienia | Co kontrolujesz |
|---|---|---|
| Od skończonej pracy do wysłanej faktury | Odkładasz fakturowanie „na później” | Fakturuj tego samego dnia |
| Od wysłanej faktury do zobaczonej | Zły odbiorca, folder spamu, brak numeru zamówienia | Potwierdź kontakt do rozliczeń na starcie |
| Od zobaczonej do zatwierdzonej | Klient potrzebuje zamówienia, kodu kosztów lub akceptacji | Zbierz to przed rozpoczęciem pracy |
| Od zatwierdzonej do zapłaconej | Terminy są długie, płatność jest niewygodna | Krótkie terminy, link do karty lub przelewu |
Większość freelancerów myśli tylko o ostatnim wierszu. W pierwszych trzech znikają tygodnie.
Dopasuj termin faktury do rodzaju pracy:
Zasada łącząca to wszystko: faktura wychodzi w chwili, gdy klient dostaje to, za co zapłacił. Jeśli dostarczasz w piątek po południu, wyślij fakturę w piątek po południu.
Faktura z brakującymi informacjami jest odsyłana przez rozrachunki z dostawcami, a nikt nie mówi Ci o tym przez dwa tygodnie. Uwzględnij:
Poproś o kontakt do rozliczeń, proces zamówień i nazwę podmiotu podczas wdrożenia. To dwuminutowe pytanie, które później oszczędza tygodnie.
Netto 30 stało się domyślne, bo używają go duże firmy, a nie dlatego, że pasuje freelancerom. Dla większości pracy freelancerskiej i małych firm:
Umieść warunki w umowie lub ofercie i powtarzaj je na każdej fakturze. Klient, który podpisał „płatność w ciągu 14 dni”, ma znacznie mniej miejsca, by traktować Twoją fakturę jako niski priorytet.
Zaliczka robi dwie rzeczy. Dowodzi, że klient może i zapłaci, i oznacza, że nigdy nie jesteś narażony na więcej niż jeden etap pracy. Częsta struktura projektu strony:
Powiąż ostatni krok z czymś, czego chce klient. „Pliki końcowe i dostęp administracyjny są przekazywane po płatności” to uczciwy, jasno sformułowany warunek.
Każdy krok, który klient musi wykonać, to szansa na odłożenie. Usuń je:
Napisz to raz, zaplanuj w narzędziu do fakturowania i przestań czuć się niezręcznie. To system, a nie osobista prośba.
| Kiedy | Wiadomość |
|---|---|
| 3 dni przed terminem | „Szybkie przypomnienie, że faktura #1042 na $2,400 jest płatna w piątek. Link płatności: ...” |
| Termin | „Faktura #1042 jest płatna dziś. Daj znać, jeśli z Twojej strony potrzeba czegokolwiek do jej przetworzenia.” |
| 7 dni zwłoki | „Faktura #1042 jest już tydzień po terminie. Czy możesz potwierdzić, kiedy zaplanowano płatność?” |
| 14 dni zwłoki | „Faktura #1042 pozostaje niezapłacona. Zgodnie z naszą umową praca jest wstrzymana do uregulowania salda, a odsetki za zwłokę naliczane są od [data].” |
| 30 dni zwłoki | Telefon, potem formalne pismo lub postępowanie w sądzie drobnych roszczeń, jeśli trzeba |
Dwa szczegóły mają znaczenie. Zawsze powtarzaj numer faktury, kwotę i link, bo e-mail może być przekazany komuś, kto nigdy o Tobie nie słyszał. I przy 7 dniach zadaj pytanie („kiedy jest zaplanowana?”) zamiast stawiać żądanie; zwykle wydobywa to prawdziwą przeszkodę, jak brakujące zamówienie.
Odsetki za zwłokę działają głównie jako sygnał, że poważnie traktujesz warunki. Muszą być uzgodnione w umowie, a to, ile możesz pobrać, zależy od tego, gdzie jesteście Ty i klient. W Wielkiej Brytanii firmy mogą dochodzić ustawowych odsetek i stałej rekompensaty za opóźnione płatności między firmami; inne kraje i stany USA mają własne zasady. Sprawdź lokalnie, wpisz warunek do umowy, a potem stosuj go konsekwentnie albo wcale.
Jeśli to Ty płacisz freelancerom, te same zasady działają w drugą stronę:
Zarezerwuj 20 minut w kalendarzu w każdy piątek:
Konsekwencja bije sprytne taktyki. Klient, który wie, że fakturujesz szybko i przypominasz według harmonogramu, zwykle płaci szybko.
Klienci płacą szybciej, gdy wyglądasz na ugruntowanego. Prosta strona podająca usługi, proces i warunki płatności ustala oczekiwania przed pierwszą rozmową, a strona wyjaśniająca, jak pracujesz (zaliczka, etapy, warunki), oznacza, że nikt nie jest zaskoczony pierwszą fakturą. Jeśli jeszcze jej nie masz, We.Inc buduje profesjonalną stronę usług z krótkiego opisu na czacie, z hostingiem i SSL w cenie; zobacz cennik, by poznać plany. Więcej o tym, co na niej umieścić, przeczytasz w co czyni stronę dobrą.
Zacznij za darmo · Bez karty kredytowej