ความหมายที่แท้จริงของการเพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการทางธุรกิจ และวิธีการหกขั้นตอนในการแมปกระบวนการ ค้นหาของเสีย แก้ไข และพิสูจน์ว่าการแก้ไขได้ผล พร้อมตัวอย่างผลงานจากธุรกิจบริการขนาดเล็ก
เป็นแนวทางปฏิบัติในการเปลี่ยนแปลงวิธีการทำงานซ้ำของชิ้นงานเพื่อให้ใช้เวลาน้อยลง ต้นทุนน้อยลง หรือทำให้เกิดข้อผิดพลาดน้อยลง โดยไม่ทำให้ผลลัพธ์ที่ลูกค้าได้รับลดลง คุณแมปขั้นตอนปัจจุบัน วัดผล ลบหรือเปลี่ยนแปลงขั้นตอนที่ไม่เพิ่มมูลค่า จากนั้นตรวจสอบว่าตัวเลขเคลื่อนไหว
ระบบอัตโนมัติเป็นเครื่องมือหนึ่งในการเพิ่มประสิทธิภาพ การเพิ่มประสิทธิภาพจะถามก่อนว่าควรมีขั้นตอนใดหรือไม่ จากนั้นจะทำให้ง่ายขึ้นหรือไม่ และถามต่อว่าซอฟต์แวร์ควรทำหรือไม่ การดำเนินการขั้นตอนที่ควรถูกลบโดยอัตโนมัติจะทำให้การสิ้นเปลืองเร็วขึ้น
เลือกอันที่ทำงานบ่อย เข้าถึงลูกค้าหรือเงินสด และมีคนบ่นอยู่แล้ว การออกใบแจ้งหนี้ การเสนอราคา การเริ่มต้นใช้งานลูกค้า และการปฏิบัติตามคำสั่งซื้อเป็นตัวเลือกแรกๆ ที่พบบ่อย เนื่องจากกำไรเล็กน้อยเกิดขึ้นซ้ำหลายครั้งต่อเดือน
หมายถึงการพิจารณากระบวนการตั้งแต่คำขอแรกของลูกค้าไปจนถึงผลลัพธ์สุดท้ายจากทุกทีมที่เกี่ยวข้อง แทนที่จะปรับปรุงส่วนของแผนกใดแผนกหนึ่ง ความล่าช้าส่วนใหญ่อยู่ที่การส่งต่อระหว่างทีม ซึ่งมุมมองแผนกเดียวไม่เคยเห็นมาก่อน
บันทึกข้อมูลพื้นฐานก่อนที่คุณจะเปลี่ยนแปลงสิ่งใดๆ เช่น รอบเวลา ข้อผิดพลาดหรืออัตราการทำงานซ้ำ และต้นทุนหรือชั่วโมงต่อหน่วย ใช้งานเวอร์ชันใหม่สักสองสามสัปดาห์และเปรียบเทียบมาตรการเดียวกัน หากคุณไม่เคยวัดผลมาก่อน คุณจะไม่สามารถพิสูจน์อะไรในภายหลังได้
การเพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการทางธุรกิจหมายถึงการทำงานชิ้นหนึ่งที่บริษัทของคุณทำซ้ำ เช่น การส่งใบเสนอราคา การปฐมนิเทศลูกค้า หรือการจัดส่งคำสั่งซื้อ และการออกแบบใหม่เพื่อให้เร็วขึ้น ถูกลง หรือเกิดข้อผิดพลาดน้อยลง ในขณะที่ลูกค้าได้รับผลลัพธ์ที่เท่าเดิมหรือดีกว่า วิธีการนั้นง่ายมาก: วาดแผนที่สิ่งที่เกิดขึ้นจริง วัดผล ตัดหรือเปลี่ยนขั้นตอนที่ไม่บวกอะไรเลย และตรวจสอบตัวเลขอีกครั้ง ส่วนที่ยากคือวินัย ไม่ใช่เครื่องมือ
คู่มือนี้ให้วิธีการหกขั้นตอนที่คุณสามารถรันบนกระบวนการเดียวได้ภายในสองสามสัปดาห์ ตัวอย่างที่ได้ผล และกับดักที่ทำให้โครงการเพิ่มประสิทธิภาพส่วนใหญ่มอดลง
กระบวนการคือลำดับขั้นตอนใดๆ ที่มีตัวกระตุ้นที่ชัดเจนและจุดสิ้นสุดที่ชัดเจน "ลูกค้าขอใบเสนอราคา" เป็นตัวกระตุ้น "ลูกค้าได้รับใบเสนอราคาที่พวกเขาสามารถยอมรับได้" ถือเป็นจุดสิ้นสุด ทุกสิ่งระหว่างนั้นคือกระบวนการ
หากคุณไม่สามารถตั้งชื่อทริกเกอร์และจุดสิ้นสุดได้ แสดงว่าคุณกำลังมองหาพื้นที่ที่คลุมเครือของธุรกิจ ไม่ใช่กระบวนการ และคุณจะไม่สามารถเพิ่มประสิทธิภาพได้ ให้กระชับคำจำกัดความก่อน
เลือกกระบวนการที่:
เขียนหนึ่งบรรทัด: "จาก [ทริกเกอร์] ถึง [สิ้นสุด] เป็นของ [บุคคล]" เจ้าของคนหนึ่งมีความสำคัญ กระบวนการที่ไม่มีการเลื่อนลอยของเจ้าของ เนื่องจากทุกๆ แฮนด์ออฟไม่ใช่ของใครเลย
นั่งกับคนที่ทำงานและเดินผ่านเหตุการณ์จริงสามเหตุการณ์สุดท้าย ขอดูอีเมล สเปรดชีต และข้อความจริง เขียนทุกขั้นตอนบนกระดาษโน้ตหรือแถวในตาราง: ใครเป็นคนทำ เครื่องมืออะไรที่ใช้ และใช้เวลานานเท่าใด
โดยปกติคุณจะพบขั้นตอนต่างๆ ที่ไม่ได้กล่าวถึงในเวอร์ชัน "อย่างเป็นทางการ" ได้แก่ การพิมพ์ข้อมูลจากระบบหนึ่งไปยังอีกระบบหนึ่ง รอให้ผู้จัดการตอบกลับ ตรวจสอบกล่องจดหมายที่ใช้ร่วมกันวันละสองครั้ง ขั้นตอนที่ซ่อนเร้นเหล่านั้นเป็นที่ที่ขยะส่วนใหญ่ตั้งอยู่
เค้าโครง swimlane ที่เรียบง่ายทำงานได้ดี: หนึ่งแถวต่อบทบาท ขั้นจากซ้ายไปขวา ลูกศรสำหรับแฮนด์ออฟ ลูกศรทุกลูกที่ข้ามระหว่างแถวถือเป็นแฮนด์ออฟ และแฮนด์ออฟคือจุดที่งานรออยู่
ก่อนที่จะเปลี่ยนแปลงสิ่งใด ให้บันทึกข้อมูลพื้นฐาน:
| วัด | มันบอกอะไรคุณ | วิธีรับ |
|---|---|---|
| รอบเวลา | ระยะเวลาตั้งแต่ทริกเกอร์จนถึงสิ้นสุด ตามเวลาปฏิทิน | การประทับเวลาในอีเมล ตั๋ว หรือคำสั่งซื้อ |
| เวลาสัมผัส | นานแค่ไหนที่ผู้คนทำงานกับมัน | ถามหรือกำหนดเวลาในการรันสองสามครั้งถัดไป |
| อัตราการทำงานซ้ำ | ความถี่ในการส่งคืนหรือแก้ไขบางสิ่ง | นับการแก้ไข ส่งคืน อีเมล "ขออภัย เวอร์ชันอัปเดต" |
ช่องว่างระหว่างเวลารอบและเวลาสัมผัสกำลังรออยู่ ในกระบวนการในสำนักงานหลายแห่ง งานที่ต้องใช้เวลาหนึ่งชั่วโมงในการทำงานจริงจะใช้เวลาหลายวันจึงจะเสร็จ เนื่องจากต้องรอคิว การลดการรอมักจะง่ายกว่าการทำให้ผู้คนทำงานเร็วขึ้น
ดูแผนที่และติดป้ายกำกับแต่ละขั้นตอน:
ผู้ปฏิบัติงานแบบลีนจัดกลุ่มของเสียเป็นหมวดหมู่ เช่น การรอ การประมวลผลมากเกินไป การทำงานซ้ำ การเคลื่อนไหวที่ไม่จำเป็น และการส่งมอบส่วนเกิน คุณไม่จำเป็นต้องมีศัพท์แสง แค่ถามแต่ละขั้นตอนว่า "ถ้าเราลบสิ่งนี้ อะไรจะเสียหาย" หากคำตอบที่ตรงไปตรงมาคือ "ไม่มีอะไร" ให้ลบออก
คำสั่งซื้อมีความสำคัญ
ทีมที่กระโดดตรงไปยังขั้นตอนที่ 4 จะต้องจ่ายค่าซอฟต์แวร์ที่สร้างกระบวนการที่ไม่ดีขึ้นมาใหม่อย่างซื่อสัตย์
ใช้งานเวอร์ชันใหม่เป็นเวลาสองถึงสี่สัปดาห์ในการทำงานจริง วัดตัวเลขสามตัวที่เหมือนกัน หากรอบเวลาและการทำงานซ้ำลดลง ให้เขียนรายการตรวจสอบใหม่ เลิกใช้เทมเพลตเก่า และกำหนดวันที่ที่จะตรวจสอบอีกครั้งในอีกไม่กี่เดือน หากตัวเลขไม่เคลื่อนไหว ให้กลับไปที่แผนที่: คุณอาจแก้ไขขั้นตอนที่ไม่เป็นคอขวดแล้ว
นี่เป็นภาพประกอบที่เรียบง่ายและสมจริงของวิธีการนี้
ขอบเขต จาก "ลูกค้าส่งแบบฟอร์มติดต่อ" เป็น "ลูกค้าได้รับใบเสนอราคาเป็นลายลักษณ์อักษร" เจ้าของ: ผู้จัดการสำนักงาน
แผนที่ปัจจุบัน
สิ่งที่วัดได้แสดงให้เห็น งานจริงใช้เวลาไม่ถึงหนึ่งชั่วโมง แต่การเสนอราคาเป็นประจำจะใช้เวลาสองหรือสามวัน เนื่องจากการตรวจสอบกล่องจดหมายวันละสองครั้ง แท็กโทรศัพท์ในขั้นตอน 3 และการรอเจ้าของในขั้นตอน 6
ออกแบบใหม่
ผลลัพธ์ก็คือการเสนอราคาส่วนใหญ่สามารถออกได้ในวันเดียวกัน และเจ้าของจะถูกขัดจังหวะเฉพาะงานที่ต้องการการตัดสินใจอย่างแท้จริงเท่านั้น โปรดสังเกตว่าการเปลี่ยนแปลงที่ใหญ่ที่สุดคือการลบสองขั้นตอน ไม่ใช่การซื้อซอฟต์แวร์
ข้อผิดพลาดทั่วไปคือการเพิ่มประสิทธิภาพชิ้นส่วนของทีมหนึ่ง การขายช่วยเพิ่มความเร็วในการปิดการขาย แต่การเริ่มต้นใช้งานยังคงใช้เวลาสองสัปดาห์ ดังนั้นประสบการณ์ของลูกค้าจึงแทบไม่เปลี่ยนแปลง การเพิ่มประสิทธิภาพแบบครบวงจรเป็นไปตามเส้นทางของลูกค้าในทุกทีม: การตลาด การขาย การจัดส่ง การเรียกเก็บเงิน และการสนับสนุน
วิธีปฏิบัติจริง:
การเพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการแบบ "อิเล็กทรอนิกส์" หรือดิจิทัลมักหมายถึงการย้ายขั้นตอนกระดาษและอีเมลไปยังระบบที่รวบรวมข้อมูลเพียงครั้งเดียวและส่งต่อไป การเคลื่อนไหวทั่วไปและมีประโยชน์:
เครื่องมือจะไม่แก้ไขความเป็นเจ้าของที่ไม่ชัดเจน มาตรฐานที่ขาดหายไป หรือกระบวนการที่ไม่มีใครตกลงกัน ทำตามขั้นตอน 1 ถึง 5 บนกระดาษก่อน
สำหรับธุรกิจขนาดเล็กจำนวนมาก ขั้นตอนแรกของกระบวนการที่สำคัญที่สุด (โอกาสในการขาย การจอง คำสั่งซื้อ) จะเกิดขึ้นบนเว็บไซต์ หากแบบฟอร์มติดต่อของคุณขอข้อมูลน้อยเกินไป ทุกข้อซักถามจะเริ่มต้นด้วยการโทรติดตามผล หากมีการจองทางอีเมล แสดงว่ามีคนพิมพ์ซ้ำ การซ่อมแซมประตูหน้ามักเป็นการเพิ่มประสิทธิภาพที่ถูกที่สุด ดูคำแนะนำของเราใน วิธีสร้างเว็บไซต์จอง เป็นตัวอย่างหนึ่ง
We.Inc ช่วยให้คุณอธิบายไซต์หรือเว็บแอปง่ายๆ ที่คุณต้องการในการแชท เช่น แบบฟอร์มใบเสนอราคาพร้อมฟิลด์ที่ทีมของคุณต้องการ จากนั้นปรับแต่งด้วยภาพหรือเป็นโค้ด โดยรวมโฮสติ้งและ SSL ไว้ด้วย ทำให้ทดสอบขั้นตอนการดูดเข้าใหม่ได้อย่างรวดเร็วโดยไม่ต้องรอนักพัฒนา
เริ่มต้นฟรี · ไม่ต้องใช้บัตรเครดิต