İş süreci optimizasyonunun gerçekte ne anlama geldiği ve küçük bir hizmet işletmesinden çalışılmış bir örnekle, bir süreci haritalamak, israfı bulmak, düzeltmek ve düzeltmenin işe yaradığını kanıtlamak için altı adımlı bir yöntem.
Tekrarlanan bir işin nasıl yapıldığını, müşterinin aldığı sonucu düşürmeden daha az zaman alacak, daha az maliyetli olacak veya daha az hata üretecek şekilde değiştirme uygulamasıdır. Mevcut adımları haritalar, ölçer, değer katmayan adımları kaldırır veya değiştirir ve sonra rakamların oynadığını kontrol edersiniz.
Otomasyon, optimizasyonun içindeki bir araçtır. Optimizasyon önce bir adımın hiç var olması gerekip gerekmediğini, sonra basitleştirilip basitleştirilemeyeceğini ve ancak ondan sonra yazılımın bunu yapıp yapmaması gerektiğini sorar. Silinmesi gereken bir adımı otomatikleştirmek, israfı yalnızca hızlandırır.
Sık çalışan, müşterilere veya paraya dokunan ve insanların zaten şikâyet ettiği birini seçin. Faturalama, teklif verme, müşteri katılımı ve sipariş karşılama yaygın ilk seçimlerdir, çünkü küçük kazançlar ayda birçok kez tekrarlanır.
Bir sürece müşterinin ilk talebinden nihai sonuca kadar, ilgili her ekibi kapsayarak bakmak demektir; tek bir departmanın dilimini iyileştirmek yerine. Gecikmelerin çoğu ekipler arasındaki devirlerde yaşar ve tek departmanlı bir bakış bunları hiç görmez.
Hiçbir şeyi değiştirmeden önce bir başlangıç değeri kaydedin: çevrim süresi, hata veya yeniden iş oranı ve birim başına maliyet veya saat. Yeni sürümü birkaç hafta çalıştırın ve aynı ölçüleri karşılaştırın. Öncesinde ölçmediyseniz, sonrasında hiçbir şeyi kanıtlayamazsınız.
İş süreci optimizasyonu, şirketinizin tekrarladığı bir işi, örneğin teklif göndermek, bir müşteriyi karşılamak veya bir siparişi sevk etmek, alıp müşteri aynı veya daha iyi bir sonuç alırken daha hızlı, daha ucuz veya daha az hataya açık olacak şekilde yeniden tasarlamak demektir. Yöntem basit: gerçekte olanı haritalayın, ölçün, hiçbir şey katmayan adımları kesin veya değiştirin ve rakamlara yeniden bakın. Zor olan araçlar değil, disiplindir.
Bu rehber size bir süreçte birkaç haftada uygulayabileceğiniz altı adımlı bir yöntem, çalışılmış bir örnek ve çoğu optimizasyon projesini boşa çıkaran tuzakları verir.
Süreç, net bir tetikleyicisi ve net bir sonu olan herhangi bir adım dizisidir. "Müşteri teklif ister" bir tetikleyicidir. "Müşteri kabul edebileceği bir teklif alır" bir sondur. Arasındaki her şey süreçtir.
Tetikleyiciyi ve sonu adlandıramıyorsanız, bir süreç değil, işin belirsiz bir alanına bakıyorsunuz ve onu optimize edemezsiniz. Önce tanımı sıkılaştırın.
Şu özelliklere sahip bir süreç seçin:
Tek satır yazın: "[tetikleyici]'den [son]'a, sahibi [kişi]." Tek bir sahip önemlidir. Sahibi olmayan süreçler sürüklenir, çünkü her devir kimseye ait değildir.
İşi yapan insanlarla oturun ve son üç gerçek örneği birlikte gözden geçirin. Gerçek e-postaları, tabloları ve mesajları görmek isteyin. Her adımı bir yapışkan nota veya bir tabloda satıra yazın: kim yapıyor, hangi aracı kullanıyor ve ne kadar sürüyor.
"Resmi" sürümde kimsenin bahsetmediği adımlar genellikle bulursunuz: verileri bir sistemden diğerine yeniden yazmak, bir yöneticinin yanıtını beklemek, ortak gelen kutusunu günde iki kez kontrol etmek. İsrafın çoğu bu gizli adımlarda yatar.
Basit bir yüzme şeridi düzeni iyi çalışır: rol başına bir satır, adımlar soldan sağa, devirler için oklar. Satırlar arasında geçen her ok bir devirdir ve işler devirlerde bekler.
Hiçbir şeyi değiştirmeden önce bir başlangıç değeri kaydedin:
| Ölçü | Size ne söyler | Nasıl elde edilir |
|---|---|---|
| Çevrim süresi | Tetikleyiciden sona takvim zamanıyla ne kadar sürdüğü | E-postalardaki, biletlerdeki veya siparişlerdeki zaman damgaları |
| Dokunma süresi | İnsanların gerçekte üzerinde ne kadar çalıştığı | Sorun veya sonraki birkaç çalıştırmayı zamanlayın |
| Yeniden iş oranı | Bir şeyin ne sıklıkla geri gönderildiği veya düzeltildiği | Düzeltmeleri, iadeleri, "kusura bakmayın, güncel sürüm" e-postalarını sayın |
Çevrim süresi ile dokunma süresi arasındaki fark bekleme süresidir. Birçok ofis sürecinde bir saatlik gerçek iş gerektiren bir iş, kuyruklarda beklediği için bitmesi günler alır. Beklemeyi kısaltmak genellikle insanları daha hızlı çalıştırmaktan kolaydır.
Haritayı gözden geçirin ve her adımı etiketleyin:
Yalın uygulayıcılar israfı bekleme, aşırı işleme, yeniden iş, gereksiz hareket ve fazla devir gibi kategorilere ayırır. Jargona ihtiyacınız yok. Her adım için şunu sorun: "Bunu silsek ne bozulur?" Dürüst yanıt "hiçbir şey" ise, silin.
Sıra önemlidir.
Doğrudan 4. adıma atlayan ekipler, kötü bir süreci sadakatle yeniden üreten yazılıma para öder.
Yeni sürümü gerçek işte iki ila dört hafta çalıştırın. Aynı üç rakamı ölçün. Çevrim süresi ve yeniden iş düştüyse, yeni kontrol listesini yazın, eski şablonları emekliye ayırın ve birkaç ay içinde yeniden gözden geçirmek için bir tarih belirleyin. Rakamlar oynamadıysa, haritaya dönün: muhtemelen darboğaz olmayan bir adımı düzelttiniz.
Yöntemin gerçekçi, basitleştirilmiş bir örneği:
Sınırlar. "Müşteri iletişim formunu gönderir"den "müşteri yazılı bir teklif alır"a. Sahibi: ofis yöneticisi.
Mevcut harita.
Ölçümlerin gösterdiği. Gerçek iş bir saatin çok altında, ama teklifler rutin olarak iki veya üç gün sürer; nedenler günde iki kez yapılan gelen kutusu kontrolü, 3. adımdaki telefon kovalamacası ve 6. adımda sahibini beklemektir.
Yeniden tasarım.
Sonuç olarak çoğu teklif aynı gün gönderilebilir ve sahibi yalnızca gerçekten muhakemesi gereken işler için rahatsız edilir. En büyük değişikliğin yazılım almak değil, iki adımı silmek olduğuna dikkat edin.
Yaygın bir hata, tek bir ekibin dilimini optimize etmektir. Satış anlaşmaları ne kadar hızlı kapattığını artırır ama katılım hâlâ iki hafta sürer, bu yüzden müşterinin deneyimi neredeyse hiç değişmez. Uçtan uca optimizasyon müşterinin yolunu her ekip boyunca izler: pazarlama, satış, teslimat, faturalama, destek.
Bunu yapmanın pratik yolları:
"Elektronik" veya dijital süreç optimizasyonu genellikle kâğıt ve e-posta adımlarını, veriyi bir kez yakalayıp ileten sistemlere taşımak demektir. Yaygın, yararlı hamleler:
Araçlar belirsiz sahipliği, eksik standartları veya kimsenin üzerinde anlaşmadığı bir süreci düzeltmez. 1 ile 5. adımları önce kâğıt üzerinde yapın.
Birçok küçük işletme için en önemli sürecin (bir potansiyel müşteri, bir rezervasyon, bir sipariş) ilk adımı web sitesinde gerçekleşir. İletişim formunuz çok az şey soruyorsa, her talep bir takip aramasıyla başlar. Rezervasyonlar e-postayla geliyorsa, biri onları yeniden yazar. Ön kapıyı düzeltmek çoğu zaman mevcut en ucuz optimizasyondur. Bir örnek için rezervasyon web sitesi nasıl yapılır rehberimize bakın.
We.Inc, ihtiyacınız olan siteyi veya basit web uygulamasını, örneğin ekibinizin tam ihtiyaç duyduğu alanlara sahip bir teklif formunu, bir sohbette tarif etmenize ve sonra görsel olarak veya kodla ayarlamanıza izin verir; barındırma ve SSL dahildir. Bu, bir geliştiriciyi beklemeden yeni bir kabul adımını test etmeyi hızlı kılar.
Ücretsiz başlayın · Kredi kartı gerekmez