Hoe evenementenplanners meer klanten halen uit Google en ChatGPT

Zo winnen zakelijke en particuliere evenementenplanners klanten uit zoekmachines: pagina's per soort evenement, cases met logistiek, budgetten en werkwijze, vermeldingen bij MPI, ILEA en Cvent, en schema.

Kopers van evenementenplanning variëren van een officemanager die een kerstborrel organiseert tot een marketingdirecteur met een driedaags congres. Ze zoeken anders en beoordelen anders, maar willen allebei al vroeg één ding weten: heeft deze planner al eens een evenement als het mijne georganiseerd? Je site moet dat binnen enkele seconden beantwoorden.

1. Scheid soorten evenementen duidelijk

Congressen, productlanceringen, incentivereizen, teamuitjes, galadiners, verjaardagen met een kroonjaar, benefietevenementen. Geef elk een eigen pagina die beschrijft wat jij regelt (locatie zoeken, registratie, AV, catering, vervoer, sprekers) en wat meestal bij de klant blijft.

2. Cases met logistiek, niet alleen foto's

Aantal deelnemers, de locatie, de tijdlijn van briefing tot evenementdag en het lastigste probleem dat je oploste.
Leveranciers bij naam genoemd, met links.
Een quote van de klant, gebruikt met toestemming.

Zakelijke kopers sturen deze door naar collega's als bewijs, dus zorg dat ze op zichzelf staan.

3. Praat over budgetten en tarieven

Planners rekenen een vast bedrag, een percentage van het evenementbudget, een uurtarief of commissie van locaties. Zeg welke methode je gebruikt en of commissies van locaties worden gemeld. Geef op basis van je eigen evenementen een richtlijn voor realistische budgetten per persoon voor veelvoorkomende evenementen in jouw stad.

4. Laat je werkwijze zien

Een eenvoudige tijdlijn: kennismakingsgesprek, voorstel, shortlist van locaties, contracten, draaiboek, de dag zelf, evaluatie. Inkoopteams hebben die nodig, en particuliere klanten vinden het geruststellend.

5. Gidsen en verenigingen

Ledengidsen van MPI en ILEA, het Cvent Supplier Network waar planners locaties zoeken, organisatorprofielen op Eventbrite als je evenementen met kaartverkoop organiseert, en Peerspace of Tagvenue voor aanvragen die via locaties binnenkomen. Partnerlijsten van locaties leveren vaak de beste leads op.

6. Schema

Gebruik ProfessionalService met je werkgebied. Geef openbare evenementen met kaartverkoop die je organiseert elk een eigen pagina met gestructureerde data van het type Event, zodat ze in de evenementenresultaten van Google kunnen verschijnen; besloten evenementen van klanten moeten geen markering krijgen.

Fouten die evenementenplanners online maken

Eén pagina "evenementen" voor bruiloften, congressen en kinderfeestjes samen.
Galerijen met stockfoto's van anderen.
Geen indicatie van de omvang van evenementen die je aankunt.

Behandel risico's en noodplannen

Zakelijke klanten vragen steeds vaker hoe een planner met het onverwachte omgaat. Beschrijf je aanpak voor slechtweerplannen bij buitenevenementen, afzeggingen van sprekers, toegankelijkheidsbehoeften, verzekering en gezondheid en veiligheid op locatie. Zeg of je een aansprakelijkheidsverzekering hebt en hoe je het personeel van de locatie instrueert. Een praktische pagina over noodplanning stelt inkoopteams gerust en laat de diepgang achter een strak evenement zien. Voeg een echt voorbeeld toe van een plan dat je moest gebruiken, zoals een receptie op een terras binnen een uur naar binnen verplaatsen, als de klant het goedvindt dat je het deelt.

Wat AI-assistenten nodig hebben

"Een evenementenplanner in Lissabon die salesbijeenkomsten voor 200 personen organiseert" kan alleen worden aanbevolen als je pagina's de stad, het soort evenement en de omvang noemen die je aankunt.

Evenementenbureaus op We.Inc kunnen SEO God Mode gebruiken om elke week een planningsvraag te laten opstellen, zoals hoe ver van tevoren je een congreslocatie boekt, op basis van de soorten evenementen op hun eigen site, en die vanuit de inbox goedkeuren.

Veelgestelde vragen

Welke gidsen helpen evenementenplanners?

Ledengidsen van MPI en ILEA, het Cvent Supplier Network en partnerlijsten van locaties, plus Google Business Profile.

Moeten evenementenplanners Event-schema gebruiken?

Alleen voor openbare evenementen met een eigen pagina, zoals evenementen met kaartverkoop die je organiseert. Markeer geen besloten evenementen van klanten.

Hoe leggen evenementenplanners hun tarieven uit?

Zeg of je een vast bedrag, een percentage van het budget, een uurtarief of commissie van locaties rekent, en of commissies worden gemeld.