Người tổ chức sự kiện có thêm khách hàng từ Google và ChatGPT như thế nào

Cách đơn vị tổ chức sự kiện doanh nghiệp và cá nhân có thêm khách từ tìm kiếm: trang theo loại sự kiện, case study có hậu cần, ngân sách và quy trình, danh bạ MPI, ILEA, Cvent và schema.

Khách thuê tổ chức sự kiện có thể là một quản lý văn phòng lo tiệc cuối năm, hay một giám đốc marketing điều hành hội nghị ba ngày. Họ tìm kiếm và đánh giá khác nhau, nhưng đều muốn biết sớm một điều: đơn vị này đã từng làm sự kiện giống của mình chưa? Website của bạn nên trả lời điều đó trong vài giây.

1. Tách rõ từng loại sự kiện

Hội nghị, ra mắt sản phẩm, du lịch khen thưởng, team building ngoài văn phòng, dạ tiệc, sinh nhật dấu mốc, gây quỹ từ thiện. Mỗi loại nên có trang riêng mô tả những gì bạn đảm nhận (tìm địa điểm, đăng ký khách, âm thanh ánh sáng, ăn uống, đưa đón, diễn giả) và phần nào khách thường tự lo.

2. Case study có hậu cần, không chỉ có ảnh

Số khách tham dự, địa điểm, thời gian từ lúc nhận brief đến ngày sự kiện, và vấn đề khó nhất bạn đã giải quyết.
Ghi tên và dẫn liên kết đến các nhà cung cấp.
Một câu trích từ khách hàng, có sự cho phép.

Khách doanh nghiệp thường chuyển các trang này cho đồng nghiệp làm bằng chứng, nên mỗi trang phải đứng được một mình.

3. Nói về ngân sách và phí

Đơn vị tổ chức có thể tính phí cố định, phần trăm ngân sách sự kiện, theo giờ hoặc hoa hồng từ địa điểm. Hãy nói rõ bạn dùng cách nào và có công khai hoa hồng địa điểm không. Đưa ra gợi ý về ngân sách thực tế mỗi khách cho các loại sự kiện phổ biến ở thành phố bạn, dựa trên sự kiện của chính bạn.

4. Cho thấy quy trình

Một lộ trình đơn giản: cuộc gọi tìm hiểu, đề xuất, danh sách địa điểm, hợp đồng, kịch bản chạy chương trình, ngày sự kiện, tổng kết. Bộ phận mua hàng cần nó, còn khách cá nhân thấy yên tâm hơn.

5. Danh bạ và hiệp hội

Danh bạ thành viên MPI và ILEA, Cvent Supplier Network nơi người tổ chức tìm địa điểm, hồ sơ nhà tổ chức trên Eventbrite nếu bạn làm sự kiện bán vé, và Peerspace hoặc Tagvenue cho yêu cầu bắt đầu từ địa điểm. Danh sách đối tác của địa điểm thường mang lại khách tiềm năng tốt nhất.

6. Schema

Dùng ProfessionalService kèm khu vực phục vụ. Với sự kiện công khai bán vé do bạn tổ chức, hãy cho mỗi sự kiện một trang riêng với dữ liệu có cấu trúc Event để có thể xuất hiện trong kết quả sự kiện của Google; sự kiện riêng của khách không nên đánh dấu.

Những lỗi người tổ chức sự kiện hay mắc trên mạng

Một trang "sự kiện" gộp chung đám cưới, hội nghị và tiệc trẻ em.
Thư viện ảnh toàn ảnh stock của người khác.
Không cho biết quy mô sự kiện bạn có thể đảm nhận.

Nói về rủi ro và phương án dự phòng

Khách doanh nghiệp ngày càng hỏi đơn vị tổ chức xử lý chuyện bất ngờ ra sao. Hãy mô tả cách bạn lên phương án thời tiết cho sự kiện ngoài trời, diễn giả hủy, nhu cầu tiếp cận cho người khuyết tật, bảo hiểm và an toàn tại chỗ. Cho biết bạn có bảo hiểm trách nhiệm công cộng không và cách bạn hướng dẫn nhân viên địa điểm. Một trang thực tế về kế hoạch dự phòng giúp bộ phận mua hàng yên tâm và cho thấy chiều sâu phía sau một sự kiện chỉn chu. Thêm một ví dụ thật về phương án bạn từng phải dùng, như chuyển tiệc ngoài sân thượng vào trong nhà trong một giờ, nếu khách đồng ý cho bạn chia sẻ.

Trợ lý AI cần gì

"Một đơn vị tổ chức sự kiện ở Lisbon chuyên các buổi kick-off bán hàng 200 người" chỉ được gợi ý nếu các trang của bạn ghi rõ thành phố, loại sự kiện và quy mô bạn đảm nhận.

Các công ty sự kiện dùng We.Inc có thể dùng SEO God Mode để mỗi tuần soạn một câu hỏi về lên kế hoạch, ví dụ nên đặt địa điểm hội nghị trước bao lâu, lấy từ các loại sự kiện trên chính website của họ và duyệt ngay từ hộp thư.

Câu hỏi thường gặp

Danh bạ nào giúp ích cho người tổ chức sự kiện?

Danh bạ thành viên MPI và ILEA, Cvent Supplier Network và danh sách đối tác của địa điểm, cùng với Google Business Profile.

Người tổ chức sự kiện có nên dùng schema Event không?

Chỉ cho sự kiện công khai có trang riêng, như sự kiện bán vé do bạn tổ chức. Không đánh dấu sự kiện riêng của khách.

Người tổ chức sự kiện nên giải thích phí thế nào?

Nói rõ bạn tính phí cố định, phần trăm ngân sách, theo giờ hay hoa hồng địa điểm, và có công khai hoa hồng hay không.