Plantilla gratuita de RFP para diseño web que puedes copiar, qué incluir en cada sección, cómo puntuar respuestas de agencias y cómo redactar una propuesta ganadora.
Una RFP de diseño web (solicitud de propuestas) es un documento que una empresa envía a varias agencias o profesionales independientes. Describe el proyecto y pide a cada uno una propuesta de enfoque, plazo y precio. Permite comparar propuestas y elegir de forma justa y documentada.
Antecedentes de la empresa, objetivos del proyecto, públicos, problemas del sitio actual, alcance y lista de páginas, funciones e integraciones necesarias, responsabilidades sobre el contenido, requisitos técnicos, rango de presupuesto, calendario, requisitos de entrega, criterios de evaluación y contacto para preguntas.
Sí, al menos un rango. Si no lo incluyes, las agencias tienen que adivinar y recibes propuestas imposibles de comparar. Un rango permite que cada agencia proponga la mejor solución para tu presupuesto y ahorra tiempo a todos en propuestas que nunca habrían encajado.
Dos o tres semanas es habitual, con una fecha límite para preguntas aproximadamente una semana después. Comparte todas las respuestas con cada candidato para mantener la equidad. Los plazos muy cortos suelen desanimar a las agencias con más trabajo, que a menudo son las mejores.
Usa una tabla ponderada definida antes de recibir propuestas: comprensión de tus objetivos, experiencia pertinente, enfoque y proceso, equipo, calendario, costo total a dos o tres años y referencias. Preselecciona dos o tres agencias para una llamada antes de decidir.
Responde a cada requisito en el orden solicitado, expresa con tus propias palabras los objetivos del cliente, presenta dos o tres casos de estudio pertinentes, explica tu proceso y equipo, detalla el precio por partidas y el costo recurrente, y señala riesgos o supuestos. Adapta la respuesta a ese cliente.
Una RFP de diseño web (solicitud de propuestas) es un documento breve que describe el proyecto y pide a varias agencias que propongan un enfoque, calendario y precio, para compararlas con justicia. En septiembre de 2026, una buena RFP cabe en unas pocas páginas e incluye objetivos, alcance, contenido, necesidades técnicas, rango de presupuesto, calendario y método de selección. Copia la plantilla gratuita de abajo.
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La segunda mitad de esta guía está dirigida a las agencias: cómo responder una RFP para ganar el proyecto.
Usa una RFP si el proyecto es lo bastante grande como para que una mala elección salga cara, si varias personas deben aprobarlo o si tu organización exige un proceso formal. Para un sitio de pequeña empresa, un encargo de una página enviado a tres proveedores suele cumplir la misma función con menos esfuerzo. Nuestra guía sobre cómo elegir una agencia de diseño web explica el método sencillo.
Copia esta estructura en un documento y completa cada sección.
1. Sobre nosotros. Quiénes son, qué hacen, su tamaño y quiénes son sus clientes, en un párrafo.
2. Descripción del proyecto. ¿Es un sitio nuevo o un rediseño? ¿Por qué ahora? ¿Qué no funciona hoy?
3. Objetivos y medidas de éxito. Dos o tres objetivos, cada uno con una medida. Por ejemplo: más solicitudes de presupuesto, menos llamadas de asistencia y actualizaciones más fáciles para el equipo de marketing.
4. Públicos. Quién usa el sitio y qué necesita hacer cada grupo.
5. Alcance. Lista de páginas o mapa del sitio, idiomas y secciones que se migrarán del sitio actual.
6. Funciones e integraciones. Formularios, reservas, búsqueda, comercio electrónico, CRM, marketing por correo, analítica e inicios de sesión.
7. Contenido. Quién escribe los textos, aporta las fotos y migra el contenido existente.
8. Requisitos técnicos. Plataformas preferidas o excluidas, alojamiento, estándar de accesibilidad y necesidades de seguridad, privacidad y rendimiento.
9. Edición después del lanzamiento. Quién actualizará el sitio y qué conocimientos técnicos tiene.
10. Presupuesto. Un rango para la creación y otro para los costos recurrentes.
11. Calendario. Fechas importantes: publicación de la RFP, preguntas, envío de respuestas, entrega de propuestas, decisión, inicio y lanzamiento del proyecto.
12. Requisitos de la propuesta. Qué debe incluir cada respuesta y en qué formato.
13. Criterios de evaluación. Cómo puntuarás las propuestas y cuánto pesará cada criterio.
14. Contacto. Una persona y una dirección de correo para todas las preguntas.
| Sección | Error común | Mejor enfoque |
|---|---|---|
| Objetivos | «Un sitio web moderno y fresco» | Resultados concretos con una medida |
| Alcance | No incluir lista de páginas | Un mapa del sitio, aunque sea preliminar |
| Contenido | No decir quién redacta | Asignar responsables de textos, fotos y migración |
| Edición | No mencionarla | Explicar quién edita y con qué frecuencia |
| Presupuesto | Omitirlo | Rango realista de creación y costos recurrentes |
| Calendario | Incluir solo fecha de lanzamiento | Cada hito, incluido tu tiempo de revisión |
| Evaluación | «La mejor relación calidad-precio» | Tabla ponderada compartida en la RFP |
Define la tabla antes de recibir las propuestas y compártela en la RFP. Una versión sencilla:
| Criterio | Ponderación |
|---|---|
| Comprensión de nuestros objetivos y públicos | 25% |
| Experiencia y casos pertinentes | 20% |
| Enfoque, proceso y equipo | 20% |
| Costo total durante dos o tres años | 20% |
| Calendario y capacidad para cumplirlo | 10% |
| Referencias | 5% |
Ajusta las ponderaciones a tus prioridades, pero decídelas de antemano. Después preselecciona dos o tres candidatos para una llamada, hazles las mismas preguntas complementarias y comprueba las referencias.
Registra por qué cada agencia preseleccionada obtuvo su puntuación. Si alguien pregunta por qué elegiste una sobre otra, tendrás una respuesta clara y documentada.
La respuesta a una RFP es un documento de venta con reglas. Las agencias que ganan las siguen al pie de la letra y hacen que la propuesta parezca escrita para ese cliente en particular.
El último punto suele decidir los empates. Muchos clientes han tenido problemas con sitios que solo la agencia podía cambiar.
Una buena respuesta es entregar el sitio en una plataforma que tu agencia controla y presenta con su marca. El equipo del cliente edita desde un editor sencillo con tu nombre, y tú ofreces un plan mensual de asistencia y mejoras. También así las agencias pueden atender de forma rentable a clientes más pequeños con presupuestos modestos.
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Clientes: objetivos medibles, lista de páginas, responsable del contenido, rango de presupuesto, calendario completo, tabla de evaluación y un contacto.
Agencias: responder cada requisito en orden, repetir los objetivos con tus palabras, incluir dos o tres casos pertinentes, nombrar al equipo, desglosar el precio de creación y el costo recurrente, enumerar supuestos y explicar claramente quién edita el sitio después del lanzamiento.
Una RFP clara consigue mejores propuestas y una propuesta clara gana más RFP. Ambas dependen de lo mismo: objetivos específicos, alcance honesto y ninguna sorpresa después del lanzamiento.
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